6 pasos para implementar una firma digital en contratos contractuales

Hoy en día se pueden realizar cada vez más trámites online, gracias a la digitalización de algunos de los procesos y la aparición de la firma digital. Con estos nuevos elementos digitales, el proceso de formalizar contratos contractuales digitalmente ha acelerado los trámites administrativos ya que todo se hace a través de un clic. 

La revolución ha llegado para el proceso de onboarding de empleados de tu empresa, si bien a lo mejor crees que su implementación es difícil a primera vista ¡es más fácil de lo que piensas! La clave que debes tener en cuenta es estructurar todo tu proyecto paso a paso, incluyendo los objetivos, las necesidades, los recursos disponibles y todo lo referente al producto que ofreces y quieres vender. 

En este artículo te contaremos los pasos esenciales para implementar una firma digital en contratos contractuales y tener éxito con ello. ¿Preparado?

Motivos para implementar la firma digital en los nuevos contratos

El proceso de firma de contratos es el paso final para la formalización de la relación entre empleador y empleado. Firmar un contrato implica una serie de papeleos y obligaciones que se estipulan y deben ser cumplidos por ambas partes, incluyendo en este los aspectos legales, la remuneración, la duración del contrato y todo aquello referente a la relación laboral que se estipula.  

Ahora con la llegada de la transformación digital y todas sus nuevas herramientas emergentes aparece la firma digital que, según la Real Casa de la Moneda, es un conjunto de datos asociados a un mensaje que permite asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje. 

En otras palabras, la firma digital es la firma electrónica más avanzada y segura que cumple toda la normativa vigente y ofrece altos niveles de seguridad, protegiendo de este modo la identidad de cada firmante.

Formalizar contratos contractuales con la firma digital sin duda ayuda a agilizar en gran medida el proceso de la captación, retención y el onboarding de empleados de tu negocio. Además, nos ofrece beneficios como:

• Un gran ahorro de tiempo a la hora de realizar el trámite de la firma de manera digital, ya que no necesitas imprimir el papel de firma, sino que ahora puedes hacerlo incluso desde tu móvil. De esta manera ahorras tiempo tanto de espera como de desplazamiento, pudiendo firmar tu contrato con la firma digital incluso desde casa. 
• El proceso ahora es mucho más transparente gracias a la seguridad que ofrece la firma digital.
• Agilidad y eficacia gracias al ahorro de tiempos, esto favorece a la relación con los clientes y proveedores.
• El uso de la firma digital colabora con el medio ambiente haciendo de esta formalización un hecho mucho más sostenible, ya que colabora claramente con el ahorro de papel y de la electricidad de manera considerable.
• Mayor control y un papeleo mucho más centralizado. El empleo de plataformas de gestión de documentos de la empresa ayuda a mantener es información segura y accesible por todas las áreas de la empresa que requieran de ello.
• Ofrece mayor flexibilidad, ya que permite trabajar y firmar desde cualquier lugar.

En definitiva, emplear la firma digital en los contratos contractuales agiliza y automatiza todo el papeleo relacionado con la integración del nuevo talento en la empresa (algo que antes requería de bastante tiempo) y así los equipos de Recursos Humanos pueden emplear ese tiempo en realizar tareas más efectivas y con más valor para la empresa.

¿Cómo implemento la firma digital en los contratos contractuales de mi empresa? 6 pasos

Una vez hemos visto los beneficios que tiene implementar la firma digital en el proceso de contratación ¿cómo lo implemento en el proyecto? Es muy sencillo, sigue los pasos expuestos a continuación y verás que fácil es automatizar el proceso de firma de contratos de tu negocio. 

1. Estudia las necesidades de tu empresa

Es el paso más importante de este proyecto, para ello debes tener en cuenta su escala, el flujo de firmas de documentos que va a haber, la legalidad y la seguridad. 

A lo que nos referimos con esto es que la empresa debe tener muy claro su proyecto, es decir el proyecto bien definido estructura todo lo que va después y sus necesidades, además del presupuesto, los objetivos y demás. Por ejemplo, podemos encontrar esta serie de contratos susceptibles a ser formalizados con la firma digital:

• Contrato de trabajo
• Promesa unilateral
• Contrato de trabajo (CDI, CDD, etc.)
• Acuerdo de confidencialidad
• Documentos para la prevención de riesgos laborales
• Protección de datos personales
• Certificado de entrega de material
• Contrato de automóvil de la empresa

Contar con plataformas que aseguren los datos de los involucrados y que esté todo conforme la normativa vigente de momento hará de este proceso de onboarding de empleados uno mucho más ágil y eficaz. 

2. Selecciona el tipo de firma digital que se va a usar

En este punto hay que tener en cuenta que existen varios tipos de firma digital, entre las que encontramos la firma digital simple, la avanzada y la calificada. 

Se recomienda en primera instancia emplear la firma electrónica avanzada ya que identifica al firmante de forma inequívoca, al contrario de la simple que si puede suscitar un error. También se evita la calificada ya que es menos recomendable por todas las barreras restrictivas que emborronan la bienvenida del nuevo recluta, de este modo la firma calificada se emplea en las ocasiones que sea obligada por ley.

3. Elige el software para la firma electrónica

Si tienes el proyecto bien definido y has elegido el tipo de firma digital para tu negocio (recomendable escoger la firma digital avanzada) ahora debes elegir el programa para implementar el sistema de firmas digitales. 

Para ello debes tener en cuenta que tenga evidencias documentales como que sea aprobado por expertos independientes o por el propio Ministerio del país. De este modo, la mejor elección es implementar en tu negocio un Software SAS que es un sistema o software diseñado para gestionar y automatizar diversas funciones y procesos relacionados con la gestión de empleados y recursos humanos en una organización.

Es decir, emplear un SAS es sinónimo de centralizar todos los procesos referentes a los RRHH y automatizarlos como el proceso de contratación de nuevos talentos para la empresa y todo el papeleo referente al mismo. 

Con este tipo de software o herramientas apoyas la digitalización de tu empresa, dando un paso más en el nuevo mercado competitivo y agilizando la bienvenida de los nuevos talentos para comenzar cuanto antes su formación inicial. Digitalizar son todo ventajas ¿a qué esperas? 

4. Implementar tu software de gestión de Recursos Humanos dentro de la empresa

Vale, ya hemos seleccionado nuestro programa ideal y que se adecúa a los objetivos de la empresa. Ha llegado el momento de ponerlo en funcionamiento y ver si cumple con las expectativas en lo referente al sistema de firmas digitales y a la capacitación de todos los equipos conforme las instrucciones de la herramienta. 

5. Capacitación del equipo humano

Dentro del software de gestión hemos establecido el organigrama de la empresa, los flujos de comunicación, los roles y tareas asignadas y hemos volcado toda la información necesaria para el desempeño correcto de las tareas. 

Implementar la solución de la firma electrónica a través de estas herramientas no es solo una solución tecnológica, hay que pensar en el equipo e involucrarse en el proceso para que la asimilación de los usos de las nuevas tecnologías no sean un obstáculo, sino que se apoyen en ellas y las empleen como un aliado más. 

Se debe llevar a cabo un proceso de capacitación correcta de estas herramientas organizando si es necesario reuniones para ello, garantizando de este modo el uso óptimo de estas herramientas. 

6. Evaluar los resultados

Ya con todo asentado en la empresa es la hora de ver si realmente ha surtido efecto o algún cambio en la productividad de la empresa. Para ello, debemos medir el éxito del proyecto y comunicar los resultados dentro de la empresa, además es importante detectar aquellas áreas donde es más efectivo implementar el sistema de firma digital.

Y ¡listo! Ya tenemos la firma digital en nuestra empresa.

Conclusión

Ya conoces los pasos para implementar la firma digital en el proceso de la formalización de contratos contractuales en tu empresa, además de las posibilidades y beneficios de incluirla en otras áreas. Comienza a disfrutar de los beneficios de esta solución apostando por la adopción de un software de gestión ERP como el que tenemos en Occam Agencia Digital. 

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Si quieres implementar el sistema de firmas digitales en la formalización de contratos contractuales en tu empresa y dar un aire fresco a todas las áreas de tu negocio no dudes en contactar con nuestro equipo para más información.