El futuro de la documentación: Software de gestión documental

En diversos artículos hemos hablado de los retos que supone para algunas empresas el paso hacia la transformación digital. El miedo a lo nuevo, a lo desconocido, es lo que impide a muchos negocios dar la oportunidad a estas herramientas de gestión. 

Un paso muy sencillo para comenzar a digitalizar tu negocio es implementar en tu empresa un sistema de gestión documental que permite almacenar y organizar archivos en la nube de manera mucho más eficiente de cara a mejorar la productividad y la competitividad de la empresa. 

En este artículo te contamos todo lo que debes saber para instalar un software de gestión documental y darle un aire novedoso a tu negocio. ¿Estás preparado para digitalizar tu empresa?

La gestión documental como primer paso para transformar tu negocio

La gestión documental en una empresa se refiere al conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar, compartir y mantener la información y documentos de la organización de manera eficiente y segura. Este proceso abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su eventual archivo o eliminación.

La gestión documental era y es un pilar fundamental en el mundo empresarial, que con el paso del tiempo se ha ido adaptando a los cambios tecnológicos y modificaciones de las empresas. 

El acceso a la información desde una nube, que nos permite gestionar documentos e información desde donde y cuando quieras, es sin duda una de las novedades más importantes que ayudan a la centralización y a la colaboración interdepartamental, ya que todos acceden a la misma información y no hay traspapelo. 

En definitiva, el proceso de la gestión documental en las empresas ha evolucionado a lo largo de estos años ofreciendo numerosas ventajas que ayudan a mejorar la productividad y el rendimiento efectivo del negocio.

El software de gestión documental y las ventajas que da a mi empresa

Como hemos observado, la gestión documental es una parte de la empresa que debe ser muy cuidada, ya que de ella dependen muchos factores de la empresa como la productividad. Pero ¿cómo hago que mi gestión documental sea más efectiva? Es fácil si utilizas las técnicas adecuadas como un software de gestión documental. 

Un software de gestión documental es una herramienta que facilita la organización del archivo del negocio, de este modo se permite digitalizar todos aquellos documentos existentes y organizarlos en una nube de acceso libre para los miembros de la empresa (salvo algunas excepciones que pueden quedar capadas de acceso por algunos sectores).

Este tipo de herramientas ofrecen multitud de funciones, entre las que se encuentran:

• Escanear documentos
• Indexar datos
• Buscar y recuperar información de manera más rápida
• Colaborar con las diferentes áreas o departamentos de la empresa
• Mantener segura esa información

Implementar un software de gestión documental es el futuro. Beneficios

De manera simplificada hay que destacar que el futuro de la gestión documental reside en la automatización y la digitalización de todos y cada uno de los procesos. Esto se debe a que las nuevas TIC que van surgiendo como las inteligencias artificiales o el blockchain están transformando la forma de gestionar los documentos por parte de una empresa. 

La implementación de un software de gestión documental puede ofrecer diversas ventajas a tu empresa al mejorar la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de la información. Entre las que destacan: 

• Organización y accesibilidad 

El software de gestión documental permite organizar y estructurar la información de manera más eficiente, facilitando la búsqueda y recuperación de documentos. Los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan, lo que mejora la productividad y reduce el tiempo empleado en la búsqueda manual.

• Ahorro de espacio 

Almacenar documentos físicos puede ocupar mucho espacio en oficinas, de este modo usar de un sistema de gestión documental digital reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel y facilita la transición hacia entornos de trabajo más compactos.

Al ahorrar espacio la empresa también reduce los costes relacionados con el mismo en cuanto a papel, tinta, entre otros.

• Mejora de la comunicación 

Los sistemas de gestión documental permiten la colaboración en tiempo real. Gracias a este tipo de herramientas los usuarios pueden trabajar en un mismo documento simultáneamente, facilitando la colaboración entre equipos y reduciendo la duplicación de esfuerzos.

Con la centralización de la información se consigue un trabajo más armonioso evitando duplicados y agilizando algunas de las tareas del negocio, además se favorece enormemente tanto el trabajo en equipo como el teletrabajo ayudando así a la conciliación y la flexibilidad horaria dentro de las empresas.

• La documentación se mantiene segura 

Estos sistemas ofrecen funciones avanzadas de seguridad, como el cifrado de datos, control de acceso basado en roles y registros de auditoría. Esto ayuda a proteger la información sensible y garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinados documentos.

Al utilizar un software de gestión documental, la información de la empresa además de ordenada se mantiene segura ya que evitamos, por ejemplo, las consecuencias de cualquier catástrofe medioambiental (goteras, por ejemplo) que puedan deteriorar esos papeles. 

De este modo, toda la información queda alojada en una nube segura que realiza copias de manera periódica, asegurando así que los documentos críticos estén respaldados de manera regular y que puedan ser recuperados en caso de pérdida o daño.

• Automatización de los flujos de trabajo de la empresa

La automatización de flujos de trabajo es una característica común en los sistemas de gestión documental que ayuda a agilizar procesos internos al eliminar tareas manuales, como la aprobación de documentos, la firma electrónica y la notificación de cambios.

• Mejora de la eficiencia operativa 

Como último beneficio a destacar encontramos la eficiencia operativa de la empresa gracias al empleo de herramientas como el software de gestión documental. De este modo al eliminar la gestión del papeleo alijando todo en una nube segura se evita la necesidad de buscar documentos físicos, reducir el tiempo de procesamiento manual y facilitar la colaboración, así el software de gestión documental contribuye a mejorar la eficiencia operativa de la empresa.

El futuro de la documentación

Con las evidencias que se han presentado en este artículo, podemos llegar a la conclusión de que la gestión documental avanza rápidamente para adaptarse a las nuevas tecnologías y modelos de empresa existentes. De este modo, implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora con el acceso remoto a los recursos por todos desde cualquier lugar. 

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