En los últimos tiempos, debido al avance de las tecnologías, se han implementado numerosos cambios significativos a la hora de gestionar las empresas. Uno de esos cambios tiene que ver con las firmas. Y es que, desde hace ya algunos años, la firma tradicional se está sustituyendo por firmas digitales. Continúa leyendo para conocer 8 errores comunes al implementar la firma digital de contratos.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es una herramienta digital empleada para validar la autenticidad e integridad de mensajes, software o documentos digitales. A diferencia de una firma tradicional, no consiste en un nombre, sino en dos claves o secuencias de caracteres distintas.
Utiliza mecanismos criptográficos para asegurar al receptor que el emisor es el correcto. Su finalidad es la de identificar de manera inequívoca al firmante, asegurar la integridad del documento y validar que la acción de firma fue realizada por la persona correspondiente. En resumen, la firma digital consiste en la aplicación de técnicas criptográficas para garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes.
8 errores comunes al implementar la firma digital de contratos
Firmar contratos con firma digital es más sencillo de lo que parece. Se trata de un proceso muy automatizado y guiado por la propia herramienta. Aun así, se pueden cometer ciertos errores que hacen que la firma digital no sea válida. Estos son 8 errores comunes al implementar la firma digital de contratos.
1. Ceder un certificado personal
Entregar el certificado digital a otra persona para que lo utilice en nuestro nombre es un error muy grave. En algunas ocasiones, autónomos y empresas ceden sus certificados digitales a despachos profesionales para gestionar trámites ante la Administración. Esta práctica, conlleva riesgos considerables ya que al instalar el Certificado en el equipo del gestor se pierde el control.
Para evitar este riesgo, se recomienda establecer contratos de prestación de servicios que detallen claramente el alcance y uso permitido del certificado digital por parte del proveedor. Estos contratos regulan la cesión, limitando las gestiones que el tercero puede realizar.
2. No vigilar la caducidad del certificado
Otro error común al implementar la firma digital en contratos es olvidar la caducidad del certificado. Recordar siempre la fecha de expiración es esencial, ya que la omisión de este detalle puede resultar en la incapacidad de realizar trámites importantes de manera oportuna.
Es fundamental tener presente la fecha de caducidad para planificar la renovación con anticipación, evitando complicaciones innecesarias. La renovación es un proceso sencillo que garantiza la continuidad de la validez de la firma. De esta forma se puede disfrutar su uso sin interrupciones y asegurando que las transacciones digitales sean válidas.
3. Guardar el certificado en un lugar inseguro
Es clave dar la debida importancia al lugar de almacenamiento de la firma. Dada la frecuente falta de conciencia sobre la trascendencia del certificado, es común no prestar atención a su ubicación. Guardarlo en cualquier cajón o en un pendrive sin un lugar específico puede llevar a situaciones no deseadas, comprometiendo la seguridad de la identidad digital.
Además, es crucial evitar utilizar este sistema en computadoras de uso compartido, donde otras personas puedan acceder. Establecer un almacenamiento seguro y prácticas de uso responsable es esencial para preservar su integridad. En resumen, se debe asegurar su disponibilidad cuando sea necesario y mitigar los riesgos de accesos no autorizados.
4. No conocer la normativa
La falta de conocimiento sobre la normativa legal vigente en cuanto a la firma electrónica es un error común al implementar la firma digital. Es esencial que la empresa esté plenamente informada sobre las leyes y regulaciones que rigen la firma electrónica en el país donde opera. Así se aseguran los requisitos legales y previene posibles problemas derivados de prácticas no adecuadas.
La adhesión a las normas es fundamental para garantizar la validez legal de las firmas digitales. La comprensión y aplicación adecuada de la normativa legal fortalecen la seguridad jurídica de las transacciones electrónicas.
5. Escoger un tipo de firma incorrecto
Seleccionar el tipo de firma incorrecto es otro error significativo en la implementación de la firma digital en contratos. El reglamento eIDAS establece tres tipos de firmas, diferenciados por sus garantías jurídicas y niveles de seguridad. Escoger la más adecuada para cada caso es esencial.
La firma electrónica avanzada ocupa un nivel intermedio de seguridad, siendo apropiada en casos que requieran un valor jurídico y probatorio considerable, aunque no sea necesario el máximo nivel.
En contraste, la firma simple, ubicada en el nivel más bajo de seguridad, brinda las garantías jurídicas más limitadas. Este tipo de firma, básico y sin la capacidad de vincularse estrechamente con el firmante, es adecuado en situaciones donde la seguridad no es de máxima relevancia. Seleccionar el tipo de firma apropiado para cada caso es esencial para asegurar la adecuación legal.
6. No usar un software adecuado
El software utilizado es un factor clave a la hora de implementar la firma digital. La elección de la herramienta adecuada es fundamental para garantizar la seguridad y eficacia del proceso. Un software confiable proporciona capas de seguridad adicionales, como el cifrado y la autenticación.
En cambio, un software inadecuado puede poner en riesgo la integridad de las firmas digitales, exponiendo la información sensible a posibles vulnerabilidades. Además, un programa no optimizado podría no cumplir con los estándares de seguridad y normativas legales, comprometiendo la validez jurídica de las transacciones.
Al elegir el software correcto, se asegura una implementación eficiente de la firma digital, cumpliendo con los requisitos legales y ofreciendo un entorno seguro. En este punto es muy recomendable integrar softwares de gestión como Dayfice que permitan agilizar cualquier proceso empresarial.
7. No establecer políticas claras
Un error que se debe evitar es descuidar la comunicación con clientes y proveedores. La empresa debe informar de manera proactiva a las partes involucradas sobre la adopción de esta tecnología, brindándoles orientación sobre su uso seguro y adecuado
La falta de comunicación, además de afectar al bienestar laboral, puede generar confusiones a los clientes y proveedores. Esto afecta a la eficacia de la implementación.
Al educar a las partes interesadas sobre los beneficios y mejores prácticas de la firma digital, se fortalece la aceptación y comprensión de este proceso, contribuyendo a su correcta implementación y uso en el ámbito empresarial.
8. Obtener la firma digital en un sitio fraudulento
Adquirir la firma digital desde una página fraudulenta es otro error crítico que compromete la validez de esta. Para adquirirla, se debe acudir únicamente a prestadores de servicios de confianza. La obtención de certificados desde fuentes no verificadas aumenta el riesgo de manipulación, uso indebido o incluso robo de información sensible.
En definitiva, mantener la diligencia al seleccionar el proveedor es fundamental para preservar la integridad del proceso de firma digital y mitigar posibles riesgos asociados a páginas fraudulentas.
En conclusión, en la era digital la implementación de firmas electrónicas ha transformado la manera en que las empresas gestionan contratos, agilizando procesos, pero también introduciendo nuevos desafíos. Este proceso requiere una cuidadosa consideración para evitar errores comunes que podrían comprometer su eficacia y seguridad.
Adoptar la firma digital implica más que simplemente automatizar un proceso, y si no tienes claro cómo hacerlo, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que te ayuden a resolver tus dudas.
