El avance de las tecnologías ofrece una gran cantidad de recursos beneficiosos para la actividad empresarial. Una de esas herramientas es la firma digital, que cada vez es más común en el día a día de la sociedad actual. Sin embargo, hay ocasiones en las que no queda claro cuándo usarla y cuándo no. Continúa leyendo para saber si usar una firma tradicional o una firma digital para los contratos.
¿Qué es la firma digital?
Una firma digital es un recurso tecnológico basado en mecanismos criptográficos para validar la autenticidad e integridad de mensajes, software o documentos digitales. Consiste en diferentes claves separadas que buscan demostrar al receptor que el emisor es real. Además, ese receptor no puede negar que la firma se haya enviado o que el documento haya sido alterado.
Utiliza un ID digital respaldado por un certificado emitido por una autoridad de certificación. Al firmar digitalmente, la identidad se vincula exclusivamente a la persona. El documento se asocia mediante cifrado y la verificación se realiza con la infraestructura de clave pública.
En el sector público, juega un papel crucial al regular y garantizar métodos de identificación y estandarización. Las firmas digitales, respaldadas por certificados digitales, cumplen normativas globales, proporcionando el máximo nivel de seguridad.
10 beneficios de la firma digital sobre la tradicional
La decisión de usar firma tradicional o una firma digital para los contratos dependerá en gran medida de los recursos de la empresa y del contexto del contrato. Sin embargo, debido a la creciente importancia y a las ventajas de la firma digital, cada vez es más recomendable usarla en empresas. Estos son 10 beneficios de la firma digital sobre la tradicional.
1. Seguridad
Una de las principales ventajas de la firma digital es que brinda niveles superiores de seguridad en comparación con los documentos en papel. La firma digital es legalmente vinculante y el proceso se caracteriza por su extrema seguridad, empleando métodos avanzados de autenticación, como la biometría o verificación por correo electrónico.
Estos mecanismos ofrecen una mayor certeza, y permite no depender de que la persona que firma el documento de forma manual es la correcta. Además, las firmas electrónicas suelen contar con encriptación y registros de auditoría, haciendo que la falsificación sea más difícil y proporcionando un entorno seguro para las transacciones.
2. Rapidez
La firma digital facilita la firma instantánea de documentos, eliminando la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear. En comparación con el proceso tradicional en papel, el uso de firmas digitales permite ahorrar mucho tiempo.
De esta forma se posibilita la rápida aprobación de transacciones y la conclusión de contratos sin la tediosa tarea de manipular documentos físicos. La agilidad en la gestión documental impulsada por las firmas digitales contribuye a una mayor eficiencia operativa.
3. Integración
Otro aspecto por el que destaca la firma digital es por su capacidad para integrarse fácilmente con otros sistemas digitales, como pueden ser softwares especializados de gestión como Dayfice. Esta integración sin complicaciones simplifica los flujos de trabajo empresariales, permitiendo una transición sin inconvenientes entre la firma de documentos y la gestión posterior.
Al conectarse con otros sistemas digitales, las firmas digitales optimizan la colaboración y la comunicación dentro de la empresa. En otras palabras, facilita una experiencia fluida y coherente en el manejo de documentos.
4. Ahorro de desplazamiento
Eliminar la necesidad de desplazarse físicamente para llevar a cabo la firma tradicional es otra ventaja que ofrece la firma digital. Esto es beneficioso en términos de tiempo y de recursos, ya que se evita la necesidad de desplazarse a otro lugar específicamente para realizar la firma.
En definitiva, al optar por la firma digital, se logra una mayor eficiencia en la ejecución de procesos, especialmente en situaciones donde la distancia geográfica podría ser un obstáculo.
5. Accesibilidad
La firma digital posibilita que las personas firmen documentos desde cualquier ubicación y en cualquier momento, siempre que cuenten con acceso a internet. Este beneficio de accesibilidad es fundamental para la agilidad y la flexibilidad en los procesos comerciales. Se elimina la restricción geográfica y temporal asociada con la firma tradicional.
En resumen, el nivel de accesibilidad que ofrece la firma digital mejora la eficacia operativa y la respuesta rápida en entornos empresariales dinámicos.
6. Automatización
La mayoría de las plataformas de firma digital realizan automáticamente la verificación de autenticidad y validez de la firma, garantizando la integridad del documento. Este beneficio agiliza el proceso de validación al eliminar la necesidad de procedimientos manuales, asegurando que la firma sea válida y auténtica de manera instantánea.
La automatización mejora la eficiencia en la gestión documental y fortalece la integridad y la confiabilidad de las transacciones digitales.
7. Seguimiento
Otro beneficio que ofrece la firma digital sobre la tradicional es que posibilita un seguimiento preciso del proceso. De esta forma simplifica la gestión y control de los documentos. Poder realizar una supervisión continua y transparente de cada etapa del proceso de firma digital es esencial en el mundo empresarial.
La capacidad de seguir de cerca el progreso de las transacciones digitales contribuye a una administración más efectiva de los contratos.
8. Reducción de errores
Al automatizar el proceso, la firma digital reduce significativamente la probabilidad de cometer errores, como omitir una firma o hacerlo en el lugar equivocado. Este beneficio se deriva de la precisión de las plataformas de firma digital, que guían a los usuarios a través del proceso.
Al minimizar los posibles errores humanos asociados con la firma tradicional, la adopción de firmas digitales garantiza la integridad y validez de los documentos.
9. Almacenamiento
Gracias a sistemas como la gestión en la nube el almacenamiento deja de ser un problema con la firma digital. La firma digital proporciona una mayor capacidad de almacenamiento al permitir que los documentos firmados electrónicamente se guarden en formato digital.
Se ocupa menos espacio físico en comparación con la firma tradicional en papel, posibilitando una gestión de archivos más eficiente. Además, simplifica la recuperación y compartición de documentos.
10. Impacto ambiental
Otro de los beneficios de la firma digital para firmar contratos es que, al disminuir el uso de papel y la necesidad de transporte físico de documentos, contribuye significativamente a la conservación del medio ambiente.
Este beneficio se deriva de la digitalización, que en su conjunto elimina la demanda de papel y reduce la huella ecológica. Al adoptar la firma digital, las empresas participan en prácticas sostenibles. La firma digital se posiciona como una alternativa respetuosa con el medio ambiente en comparación con los métodos de firma tradicionales.
En conclusión, la elección entre una firma tradicional y una firma digital para contratos se centra en evaluar las necesidades y recursos específicos de una empresa. Sin embargo, la firma digital emerge como una opción cada vez más recomendable, respaldada por una serie de beneficios significativos.
Si quieres comenzar a usar la firma digital en tu empresa, pero no tienes claro cómo hacerlo, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que puedan ayudarte en el proceso.
