La importancia de la comunicación en todos los aspectos de la vida gana mucha más importancia conforme crecemos en un mundo cada vez más interconectado, donde los mensajes fluctúan por una red y son tan efímeros que en ocasiones ni siquiera los recibimos.
La transformación digital ha aterrizado en nuestras vidas y tenemos que adaptarnos a ella, ya no es cuestión “de estar más actualizado”, sino de supervivencia. Por ello, si nos centramos en el ámbito empresarial hay que poner en el centro a la comunicación interna que mantendrá al día a todo el equipo de las novedades.
La comunicación interna potenciada con un ERP
Comencemos por una definición. La comunicación interna es considerada una herramienta que ayuda a cohesionar a los equipos de una misma empresa, además de que es una fórmula muy popularizada para retener el talento del negocio.
Desde tareas tan simples como publicar noticias, informar sobre fechas claves o días festivos, hasta la comunicación de las tareas diarias, dejan en evidencia la necesidad de mantener unos canales de comunicación interna efectivos.
Además, tener un buen sistema de comunicación interna nos ayudará como empresa a conocer el estado de nuestra compañía, realizar valoraciones de desempeño y así saber qué rumbo debe tomar el negocio para mantener esa productividad y armonía.
La comunicación interna es un factor que diferencia a unas empresas de otras, a través de estos canales se informan de multitud de novedades en cuanto a los proyectos en vigor en el momento, actualizaciones sobre nuevas incorporaciones y un largo etcétera, tanto que la formalidad o informalidad de estos mensajes dependerá en gran medida de la cultura y personalidad que tenga la empresa.
¿Para qué sirve la comunicación interna?
De manera resumida, la comunicación interna sirve para encauzar ideas y que la empresa reme en una misma dirección. Es decir, que los diferentes departamentos que componen un negocio tengan en la mira el mismo objetivo que, gracias a la comunicación interdepartamental, estará bien dividido, garantizado el equilibrio y evitando posibles disputas.
Para la gestión de los RRHH es, sin duda, una herramienta indispensable ya que proporciona información vital para conocer el estado general de la organización. Pero, la verdadera función y la más importante de la comunicación interna es resolver inconvenientes y problemas, tales como:
- Control horario
- Ausencias, vacaciones y bajas laborales
- Onboarding de empleados
- Retención de talentos
- Cuestiones sobre seguridad, higiene, etc.
En resumen, todo lo que ocurre en el espacio tangible o intangible de la empresa debe pasar por algún canal de comunicación interna. La comunicación es imprescindible para que un negocio cumpla sus objetivos, mejore su aura competitiva y sea un agente motivador para los empleados que forman los equipos.
¿Cómo puede mejorar un ERP la comunicación interna?
Perder horas de trabajo enviando correos y esperando una respuesta por parte del destinatario tiene los días contados. Esas tareas del día a día pueden ser agilizadas gracias a un ERP, que ayuda a centrar la información para una buena coordinación entre departamentos.
De este modo, todas las personas implicadas tienen acceso a la información en tiempo real, ya sean actualizaciones, novedades, cambios en el proyecto, sugerencias o nuevas incorporaciones.
Los softwares de gestión son aliados de la nueva generación de empresas de estos últimos años, ya que el ahorro de tiempo considerable que nos brindan estas herramientas ayuda a que la empresa crezca y se centre en las actividades más sustanciales de la empresa. Dicho esto, te mostramos los motivos por los que debes de implementar en tu empresa un ERP:
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Automatizar tareas
Todos esos procesos que la empresa debía realizar diariamente quedan programados a través del software de gestión, que permite eliminar tareas repetitivas, reduce el tiempo de la toma de decisiones al tener toda la información centralizada, evita errores humanos y monitoriza lo que ocurre en la empresa en tiempo real para llevar un control.
Al eliminar tareas duplicadas y repetitivas, dejamos de lado el intercambio de ese papeleo ya que el ERP lo realiza automáticamente, lo que nos ahorra tiempo de cara a obtener esos resultados con los que tomar decisiones de manera conjunta.
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Mejora en la toma de decisiones
Como ya se ha mencionado en el apartado anterior, el ERP permite a la empresa automatizar tareas rutinarias que nos dan resultados con los que hay que tomar decisiones diariamente. Como toda la empresa tiene acceso a esa información centralizada este proceso se convierte en algo muy sencillo y rápido, que fomenta aún más la colaboración interdepartamental.
Al tener esa base de datos compartida se pueden extraer comunicados para mejorar este proceso de toma de decisiones, ya que además de resolver cuestiones sobre el negocio de manera más ajustada se pueden prever escenarios futuros y algunas vías para adaptarse lo mejor posible a esas situaciones. Es decir, gracias al ERP el trabajo entre áreas es mucho más ágil y la empresa está mejor preparada para enfrentarse a situaciones futuras.
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Acceso a la información en tiempo real con una base de datos centralizada
Gracias al uso de un ERP en la empresa se puede acceder a la información en tiempo real donde y cuando quieras. Ya que en la actualidad y con el crecimiento del teletrabajo es muy importante que esos trabajadores se sientan siempre conectados y al día de todas las actualizaciones.
De este modo, el trabajador accede a la herramienta y ve el flujo de trabajo, cómo se han organizado las tareas y quiénes están disponibles ese día para colaborar.
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Comunicación interna mejorada en todos los sentidos
La centralización de la información es el pilar de carga del ERP, ya que, gracias a esto, se mejora encarecidamente el rendimiento y productividad de la empresa. Es por esto por lo que, gracias a la centralización, la comunicación entre diferentes áreas se ve mejorada, ya que todos acceden a la misma información que es actualizada en el momento todos los implicados.
Dicho esto, las reuniones interdepartamentales se vuelven mucho más productivas y requieren de menos tiempo para analizar el estado de las cosas y se pueden centrar en crear nuevas estrategias o resolver problemas puntuales.
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La comunicación interna potenciada con un ERP te ayuda a crecer de forma ordenada
Gracias a la automatización de procesos que ofrece el ERP se han observado los múltiples beneficios que brinda este software de gestión. De este modo, al centralizar toda la información y la toma de decisiones, el flujo del trabajo se homogeneiza en toda la empresa, ya que se asignan tareas diferentes para cada departamento convergiendo en un producto final con la unificación de esos trabajos.
De esta manera, el trabajo se reparte de forma equitativa y se busca siempre la sinergia entre departamentos para ver su rendimiento, ya que con este tipo de iniciativas se puede evidenciar qué áreas necesitan refuerzo o no para realizar el trabajo de manera ordenada y eficiente.
En definitiva, el ERP se adapta a tu empresa, es decir se crea a medida que sea adaptable para ser empleado en todas las áreas de tu negocio. Por ello, es importante también la colaboración con la empresa desarrolladora a la que mostrarle las necesidades de tu empresa para poder adaptarse lo mejor posible a ella. Además, como un ERP se forma por módulos o secciones tú eliges qué implementar en la empresa y dejar otras herramientas para más adelante.
Los softwares de gestión como los ERP son herramientas muy útiles para eliminar esas barreras de información que existen entre las diversas áreas de una empresa, integrando esa información en un sistema de fácil acceso que mejora la comunicación interna del negocio, pilar fundamental para el crecimiento de todo el equipo.
Si estás interesado en integrar en tu empresa este tipo de herramientas, en Occam Agencia Digital te ofrecemos contacto profesional para que resuelvas tus dudas. Contacta con nuestro equipo y conoce más acerca de nuestro ERP Dayfice.
