La gestión documental es un proceso para organizar, almacenar y recuperar los archivos propios de una empresa concreta. Pero, es una realidad que almacenar estos archivos de manera física supone un trabajo bastante denso, en comparación con la posesión de una nube de documentos. Por ello, en este artículo, vamos a exponer la importancia de la digitalización de documentos para nuestra empresa.
¿Qué es la digitalización de documentos?
Digitalizar consiste en transformar los documentos en papel a un formato digital, con esto eliminas el espacio en la empresa dedicado al almacenamiento manual y el tiempo dedicado a esta tarea se da a otras que requieren de mayor tiempo, son todo ventajas.
Digitalizar los documentos de una empresa es poner las cosas más fácil, por lo que alojar nuestros archivos en una nube Esto daría lugar a una forma más segura de almacenar los documentos aplicando las barreras de acceso necesarias para así evitar invasiones ajenas. La digitalización de documentos, de manera resumida, es la manera más fácil de acceder a tus datos con un solo clic.
Además, no es solo tener un sistema de almacenamiento cualquiera sino que el propio proceso de gestión de los documentos digitalizados sea eficiente, porque al contrario supone un desembolso de dinero. Ya que, según un artículo de FinancesOnline, las empresas que carecen de un sistema de gestión documental eficaz malgastan unos 20.000 dólares aproximadamente por su mal uso.
La mayoría de las empresas que optan por digitalizar sus documentos normalmente externalizan esta tarea, es decir, dejan que un servicio externo se encargue de crear la nube de archivos. Normalmente se opta por externalizar ya que resulta ser la manera más eficaz y deja así a la empresa libre para centrarse en otras prioridades.
Aparte de digitalizar los datos, el pilar de carga de esta ecuación es transformar tu empresa al 100%, es decir pasarla al mundo digital. Es por esto que desde Occam Agencia Digital te exponemos la importancia de la digitalización de las empresas, para que así el empresario conozca cuales son los beneficios de dar este paso.
Indicios de que tu empresa necesita digitalizar datos y optimizar procesos
Toda empresa tiene que dar el paso para actualizarse y digitalizar esos datos para obtener así un sistema más cómodo y positivo para el trabajo. Por tanto, como emprendedor debes tener en cuenta esta serie de aspectos e indicaciones que muestran el momento clave para apostar por la digitalización:
- Retrasos en entregas y falta de comunicación
- Errores frecuentes
- Falta de visibilidad en los motores de búsqueda y un seguimiento bajo
- Costes elevados en el proceso de almacenaje y distribución
- Clientes insatisfechos
- Necesidad de crecimiento
Si detectas estas señales, es el momento para apostar por la tecnología y la comodidad. Ya que a largo plazo son muchas ventajas y tu empresa conseguirá escalar posiciones a pasos agigantados.
Ventajas de la digitalización de documentos
En general la digitalización de los documentos son todo ventajas. Aparte de las ya mencionadas como la mejora de la productividad y accesibilidad tenemos:
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La optimización de procesos internos
La digitalización de documentos permite la automatización de procesos comerciales, lo que reduce la carga de trabajo manual y minimiza los errores. Esta optimización además aporta grandes ventajas como:
- Considerable aumento de la productividad: al automatizar los procesos por medio de la digitalización, esto deja tiempo para aquellas tareas que requieren de una mayor productividad por parte de los miembros de la empresa. Ya que esas tareas que ahora se han digitalizado requerían de mucho tiempo y no dejaban demasiado para la correcta evolución de la empresa.
- Mayor satisfacción del cliente: el comprador recibe una respuesta más rápida, lo que se traduce en una creciente mejora en la experiencia de usuario. El cliente queda más contento ya que los productos se entregan a mayor velocidad y hay una comunicación empresa-cliente más clara y efectiva.
- Mejora de la calidad: al reducir costes esa parte del presupuesto se puede dirigir a establecer rangos de calidad más elevados y mantenerlos en el tiempo.
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Ahorro de espacio y costes
Al digitalizar los datos, se elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos físicos, lo que reduce los costes asociados con el almacenamiento, como el espacio físico y los suministros de oficina, como el papel o la tinta.
Está claro que al optimizar estos procesos por medio de la digitalización de datos se eliminan los costes de almacenamiento, materiales y otros recursos que quedan alojados en una nube. Por tanto esa parte del presupuesto pasa a otras tareas que requieren de un coste más elevado, así podrán tener mayor oportunidad de innovar y crear productos nuevos
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Mayor seguridad de los datos con sistemas encriptados y barreras de acceso a los documentos digitalizados
La digitalización de datos puede mejorar significativamente la seguridad y la protección de la información empresarial. Se pueden implementar medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación y las copias de seguridad automáticas, para garantizar que los datos estén protegidos contra pérdidas, daños o accesos no autorizados. Esto es especialmente crucial en un mundo donde las amenazas cibernéticas son una preocupación constante.
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Análisis y toma de decisiones basada en datos
Al tener todo en la nube, la digitalización de datos prepara el terreno para el análisis avanzado y la toma de decisiones basada en datos. Los datos digitales son más fáciles de procesar, analizar y visualizar, lo que permite a las empresas extraer información valiosa para identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora. Esto ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas que impulsen el crecimiento y la competitividad.
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Facilita la colaboración y comunicación
Facilita la colaboración entre Facilita la colaboración entre los equipos y departamentos, incluso si están dispersos geográficamente. Al permitir que los empleados accedan y trabajen en los mismos documentos de forma simultánea, se mejora la comunicación interna y la eficiencia en la ejecución de datos y tareas.
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Cumplimiento normativo y auditoría
La digitalización de documentos facilita el cumplimiento de regulaciones y normativas, ya que es más fácil mantener y acceder a registros digitales para auditorías y otros fines legales. Al almacenar la información de manera estructurada y controlada, las empresas pueden asegurarse de cumplir con los requisitos legales y evitar posibles sanciones por incumplimiento.
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Protección de datos ante desastres naturales
Al tener alojados tus datos en una nube, estos están protegidos si en la infraestructura de la empresa sucediera alguna adversidad meteorológica. Los datos digitalizados están seguros a través de copias de seguridad, barreras de entrada encriptadas, entre otras muchas posibilidades.
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Adaptación a la transformación digital
En un mundo cada vez más digital, las empresas deben adaptarse para mantenerse competitivas. La digitalización es un paso esencial para aprovechar al máximo las tecnologías emergentes y las tendencias digitales.
Por ello, adaptarse a este nuevo proceso conlleva una digitalización de los datos que facilita la adaptación a nuevas condiciones y oportunidades, siendo así nuestra implantación más ágil y flexible.
En resumen, la digitalización de documentos en una empresa es esencial para mejorar la eficiencia, la seguridad, la toma de decisiones y la competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Invertir en la digitalización de datos es una inversión inteligente que posiciona a las empresas en una trayectoria de crecimiento y mejora continua en un mundo empresarial en constante evolución. Conoce más acerca de la digitalización empresarial desde esta guía.
Para saber más sobre la digitalización de documentos y sobre los beneficios de digitalizar tu empresa, desde Occam Agencia Digital podemos ayudarte e informarte. Pincha aquí para saber más.
