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¿Qué es un Workflow o flujo de trabajo?

La traducción al español de Workflow es, literalmente, flujo de trabajo. Este concepto se refiere a la automatización de los procesos de trabajo que se llevan a cabo  dentro de una empresa en su día a día, es decir, que las tareas pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía y unas reglas preestablecidas.

En la actualidad la competencia en el mercado es muy alta, por lo que las empresas necesitan ser productivas para poder marcar la diferencia y hacerse un hueco. Para ello, se llevan a cabo diferentes técnicas y procesos que puedan llevar la productividad de tu negocio a su punto más elevado. Por ello, hoy te presentamos qué es el Workflow y qué puede aportar a tu marca.

Tipos de Workflow

Como te hemos mencionado, el workflow es la automatización de las tareas de tu empresa, siguiendo un orden y jerarquía establecidos previamente. Tiene como fin principal mejorar la comunicación entre todas las áreas de tu negocio, y al tener ese movimiento lógico de las tareas se garantiza el cumplimiento de estas, y además, con una mayor eficiencia y rapidez.

Existen tres tipos de workflow que dependerán de la actividad a la que te dediques y el tipo de tareas que quieras organizar. Aquí te compartimos las que existen:

  1. Workflow Ad Hoc. Aquí las reglas pueden ser creadas o modificadas durante el proceso de trabajo. Es decir, según las necesidades que vayan surgiendo dentro de tu empresa, se va modificando el sistema de normas. En este punto las reglas no son rígidas.
  2. Workflow de Producción. En este flujo de trabajo las normas tienen menor flexibilidad que la anterior, es un sistema más limitado. Aquí tu empresa sigue una dirección preestablecida, enfocándose en unas acciones fijas que ya son conocidas por todos los empleados. En este caso, no hay mucho margen para los cambios.
  3. Workflow Administrativo. Este sistema es el intermedio entre los otros dos. Este método se suele aplicar en las tareas que no tiene una estructura definida. Se centra en aquellas que son previsibles y repetitivas imponiendo reglas fáciles de comprender y aceptar.

¿Cómo crear un Workflow para tu empresa?

El método de creación de un Workflow o flujo de trabajo es sencillo. Te presentamos los pasos a seguir para que puedas implementar este sistema en tu empresa sin complicaciones:

  1. Definir los objetivos.

Lo primero que tienes que hacer, como en cualquier estrategia dentro del marketing digital, es definir y establecer bien el objetivo que quieres alcanzar. Una vez que lo tengas claro es hora de enfocar tus estrategias y herramientas para alcanzar tu meta.

Esta es la base para empezar con este sistema de automatización del flujo de trabajo, asique asegúrate de ser concreto con tu objetivo.

  1. Diseñar

Es momento en que pongas en marcha el cómo vas a implementar el workflow en tu negocio. Te recomendamos hacerlo a través de un esquema o dibujo donde queden reflejados los pasos que vas a seguir, la ruta y las posibles variaciones. Al tener este apoyo visual es más fácil tener la idea clara y además presentarla de manera fácil a tus trabajadores, de forma que el flujo de trabajo quede bien definido para todos.

Es importante que abordes todos los escenarios posibles, que tengas claro todas las áreas y procesos, para que no haya fisuras y pueda fallar el proceso.

  1. Implementar

En esta fase es hora de poner a prueba lo diseñado en los dos pasos anteriores. Te recomendamos que primero hagas pruebas antes de implementarlas, para posibles correcciones. Así evitarás errores que podrían dañar y ralentizar el proceso.

No te frustres, al principio es todo cuestión de prueba-error, por eso es bueno hacer pruebas antes.

  1. Medir los resultados.

Lo que no se mide no se puede mejorar. Esta frase se escucha mucho dentro del mundo del marketing digital y no es casualidad. Existen una gran cantidad de herramientas que permiten medir las acciones que estas realizando y comprobar si funcionan o no.

Esta etapa es puramente analítica. Ahora podrás evaluar el rendimiento usando las métricas más relevantes, siempre que hayas definido bien tus objetivos en la primera fase.

No te preocupes si los resultados no son los esperados, revisa la fase de diseño, piensa cuales son los posibles fallos y modifícalos. Después, impleméntalo y mide los resultados de nuevo. Revisa, cambia y prueba las veces que necesites hasta que encuentres la fórmula ideal para tu negocio.

Ventajas del workflow para tu empresa

A lo largo de este post te hemos contado qué es un workflow y qué tipos existen, ahora te mostramos los beneficios de automatizar los flujos de trabajo para tu marca.

  1. Mejor comunicación interna. Al tener todos tus trabajadores claros los objetivos e implementar unas reglas a seguir, la comunicación es más ágil, sencilla y segura.
  2. Trabajo más transparente. Dentro de tu empresa tus trabajadores tendrán claro cuáles son sus responsabilidades y la manera de proceder. De esta forma es más fácil verificar y seguir el estado de cada proceso.
  3. Mayor productividad. Al tener las etapas bien definidas, a tus trabajadores focalizados en sus responsabilidades, el proceso se vuelve ágil, lo que provoca una mayor productividad.
  4. Evitar errores. Seguir los pasos y tener los flujos de trabajo claros hace que la probabilidad de cometer errores graves sea menor.
  5. Reducción de costos. Eliminas pasos innecesarios, mejoras la comunicación y aumentas la productividad, por lo que creas ahorro en tiempo y recursos humanos.

Resumiendo los conceptos, un flujo de trabajo es un sistema que pretende automatizar los procesos de trabajo dentro del ámbito laboral. El workflow es una herramienta perfecta para hacer que tu empresa siga creciendo en un mercado tan competitivo como el actual.

Si quieres que tu empresa sea innovadora y este actualizada, lo puedes hacer posible aplicando este sistema de flujo de trabajo automatizado, que te permitirá mejorar la producción, reducir los errores, mejorar la comunicación y ahorrar tiempo.

¡Esperamos que hayas disfrutado de la lectura y te animamos a implementar este sistema en tu negocio para que sigas creciendo!

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