Con la transformación digital actual, el empleo de herramientas que ayuden a facilitar las tareas diarias es cada vez más necesario. Las altas cargas de documentos y datos que administra el equipo hacen necesario implementar en tu negocio este tipo de sistema de gestión documental que permite almacenar y organizar archivos en la nube de manera mucho más eficiente de cara a mejorar la productividad y la competitividad de la empresa.
Comenzar a digitalizar el área de gestión documental de la empresa permite mejorar la imagen de tu negocio, potenciando la productividad de todos los equipos de tu empresa, incrementando la centralización de datos y ofreciendo una comunicación mucho más fluida y efectiva.
Por ello, la automatización de procesos y flujos de trabajo ayuda en parte a mejorar el ambiente laboral y a centrar a los equipos en tareas de mayor importancia o carga creativa. ¿Quieres conocer cómo automatizar los flujos de trabajo con este tipo de herramientas? ¡Sigue leyendo para saber más!
La gestión documental con software
La gestión documental en una empresa se refiere al conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar, compartir y mantener la información y documentos de la organización de manera eficiente y segura. Este proceso abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su eventual archivo o eliminación.
Para entendimiento de todos, esta área de la empresa referente a la gestión documental es conocida por ser uno de los pilares fundamentales de la empresa. Sin orden no hay efectividad.
Por ello, la implementación de softwares de gestión documental ayuda a centralizar todos los datos, alojando estos en una nube 100% segura que permite a todos los miembros de la empresa acceder a la misma información, evitando duplicados y mejorando la comunicación interdepartamental.
Pero ¿qué es un software de gestión documental? Es una herramienta que facilita la organización del archivo del negocio, de este modo se permite digitalizar todos aquellos documentos existentes y organizarlos en una nube de acceso libre para los miembros de la empresa (salvo algunas excepciones que pueden quedar capadas de acceso por algunos sectores).
Además, este tipo de herramientas ofrecen multitud de funciones, entre las que se encuentran:
- Escanear documentos
- Indexar datos
- Buscar y recuperar información de manera más rápida
- Colaborar con las diferentes áreas o departamentos de la empresa
- Mantener segura esa información
Es tan importante su implementación que la manera en la que se organizan los documentos e información de una empresa determina normalmente la calidad, la efectividad de su aplicación y la entrega en los plazos asignados de determinadas tareas. Esto se debe a que las tareas rutinarias requieren de una ejecución efectiva y una buena comunicación entre equipos para evitar solapamientos de documentos y así obtener una información fácilmente localizable.
Además, la estrecha relación que mantiene con los flujos de trabajo se debe a que estos son los movimientos y estados que tiene un documento a lo largo de su ciclo de vida y todas las acciones correlacionadas dentro de un proceso empresarial. En resumen, al automatizar procesos el software ayuda a conocer el estado de un documento sea el momento que sea de su ciclo de vida y permite al administrador tener un control sobre el proceso.
¿Cómo automatizar el flujo de trabajo de mi empresa con un software de gestión documental?
Como hemos mencionado anteriormente, el empleo de un software de gestión documental ayuda al departamento de Recursos Humanos de la empresa a organizar todo el constructo jerárquico de la empresa, a automatizar y centralizar datos y a crear un ambiente comunicativo mucho más fluido y efectivo.
De este modo, emplear un software de gestión documental nos permite:
- Automatizar los procesos rutinarios de la empresa dejando que el equipo humano se centre en tareas más sustanciales para incrementar la productividad, el valor empresarial y la imagen de la empresa.
- Centralizar los datos de la empresa para que sean de libre acceso por todas las áreas o departamentos, lo que incrementa el trabajo en equipo, evita duplicados de información y mejora la comunicación entre departamentos, obteniendo resultados más eficientes y efectivos en la realización de tareas para un determinado proyecto.
Automatizar procesos y centralizar datos son el eje central de este tipo de herramientas. Por ello, a continuación, te mostramos los pasos o puntos clave que debes tener en cuenta para automatizar flujos de trabajo y procesos en el día a día de tu empresa en pro de implementar y maximizar la automatización del flujo de trabajo con un software de gestión documental.
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Ten muy en cuenta las necesidades de tu empresa y sus objetivos
Antes de elegir un software de gestión documental, es esencial comprender las necesidades específicas de tu empresa y establecer los objetivos que deseas alcanzar con la automatización. Identifica los procesos que consumen más tiempo, los cuellos de botella y las áreas donde la eficiencia puede mejorarse.
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Selecciona el software de gestión documental que mejor se adecue a tus necesidades
Existen numerosas opciones de software de gestión documental en el mercado, cada uno con características específicas.
Por ello debes elegir un software que se adapte a las necesidades particulares de tu empresa y que ofrezca capacidades de automatización robustas. Considera factores como la integración con otros sistemas, la facilidad de uso y la capacidad de escalabilidad.
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Prepara los datos de tu empresa para digitalizarlos
Para aprovechar al máximo la automatización, es necesario digitalizar todos los documentos relevantes. A continuación, comienza a escanear los documentos en papel y asegúrate de que estén en un formato digital compatible con el software de gestión documental, así permitirás un acceso rápido y eficiente a la información.
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Define bien los flujos de trabajo que quieres automatizar
Identifica los procesos clave que deseas automatizar y define los flujos de trabajo correspondientes para así determinar correctamente qué tareas quieres que sean ejecutadas por el software de gestión documental. Tanto que un empleo eficiente permitirá la configuración de flujos de trabajo personalizados según las necesidades de tu empresa.
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Combina esta herramienta con las ya existentes en tu negocio
Asegúrate de que el software de gestión documental pueda integrarse sin problemas con otros sistemas utilizados en tu empresa, ya que la integración eficiente facilita el intercambio de datos y la sincronización de información, mejorando la coherencia en toda la organización.
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Informa, forma y educa al personal
La implementación exitosa de la automatización del flujo de trabajo requiere que el personal esté capacitado en el uso del nuevo software. Para ello debes proporcionar sesiones de formación detalladas para garantizar que todos comprendan cómo utilizar las nuevas herramientas y cómo interactuar con los flujos de trabajo automatizados.
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Controla, monitorea y analiza resultados
Después de la implementación, monitorea el rendimiento del sistema y recopila datos sobre la eficiencia de los flujos de trabajo automatizados. Realiza ajustes según sea necesario para optimizar los procesos continuamente y asegurarte de que el software esté alineado con las cambiantes necesidades empresariales.
Conclusión
La automatización del flujo de trabajo mediante software de gestión documental no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también impulsa la agilidad empresarial. Al seguir estos pasos, las empresas pueden transformar sus operaciones, aumentar la productividad y mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico.
Pero lo más importante a tener en cuenta, es que no todas las empresas necesitan las mismas funcionalidades de un software de gestión documental. Es muy recomendable que las empresas conozcan las necesidades reales y lo que verdaderamente necesitan para mejorar el rendimiento de la empresa.
En definitiva, implementar un software de gestión documental no solo optimiza la forma en que una empresa maneja la información, sino que también tiene un impacto positivo en la productividad, la seguridad y la eficiencia, contribuyendo así al éxito general del negocio.
Gracias al empleo de la automatización y centralización de datos con este tipo de herramientas se garantiza en parte la consecución de objetivos y un crecimiento de la motivación de todos los miembros del negocio al tener en parte menos carga de trabajo diaria, lo que ayuda a desarrollar la creatividad del equipo.
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