El área de gestión documental de una empresa es una de las más importantes ya que ahí queda alojada toda la información importante de la empresa, ya sean datos personales, información de seguimiento, los registros de los proyectos, etc. Actualmente, este departamento se está digitalizando gracias a las herramientas como los softwares de gestión documental.
Este tipo de softwares nos permiten almacenar toda esa información de manera segura en una nube, liberando así espacio físico de la oficina y obteniendo de este modo un mejor orden gracias a la centralización que otorgan estas aplicaciones.
En este artículo vamos a dar a conocer los aspectos claves de los softwares de gestión documental y la importancia de contar con este tipo de aplicaciones dentro de la empresa para mejorar la productividad y la imagen competitiva. ¡Comenzamos!
Los softwares de gestión documental: aspectos clave
La gestión documental es un proceso para organizar, almacenar y recuperar los archivos propios de una empresa concreta. Pero, es una realidad que almacenar estos archivos de manera física supone un trabajo bastante denso, en comparación con la posesión de una nube de documentos.
Aquí entra en escena la importancia de digitalizar, que consiste en transformar los documentos en papel a un formato digital. Gracias a esta transformación eliminas el espacio en la empresa dedicado al almacenamiento manual y el tiempo dedicado a esta tarea se da a otras que requieren de mayor tiempo, son todo ventajas.
En definitiva, digitalizar los documentos de una empresa es poner las cosas más fáciles, ofreciendo un espacio seguro para almacenar los documentos aplicando las barreras de acceso necesarias para así evitar invasiones ajenas.
La digitalización de documentos, de manera resumida, es la manera más fácil de acceder a tus datos con un solo clic.
Como se ha mencionado en anteriores artículos del blog, digitalizar más que una cuestión de modernidad es más bien un indicio de supervivencia. Hay que saber abrazar las nuevas tecnologías que suelen ofrecer grandes ventajas de cara a la competitividad y la productividad del negocio.
Beneficios para el futuro de la gestión documental con software
Un software de gestión documental es una herramienta que facilita la organización del archivo del negocio, de este modo se permite digitalizar todos aquellos documentos existentes y organizarlos en una nube de acceso libre para los miembros de la empresa (salvo algunas excepciones que pueden quedar capadas de acceso por algunos sectores).
Este tipo de herramientas ofrecen multitud de funciones, entre las que se encuentran:
- Buscar y recuperar información de manera más rápida
- Colaborar con las diferentes áreas o departamentos de la empresa
- Mantener segura esa información
- Escanear documentos
- Indexar datos
De manera simplificada hay que destacar que el futuro de la gestión documental reside en la automatización y la digitalización de todos y cada uno de los procesos. Esto se debe a que las nuevas TIC que van surgiendo como las inteligencias artificiales o el blockchain están transformando la forma de gestionar los documentos por parte de una empresa.
Esta herramienta, además de todo lo mencionado anteriormente, nos ofrece una serie de beneficios entre los que destacan:
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Mejora de la comunicación tanto interna como externa
Los sistemas de gestión documental permiten la colaboración en tiempo real. Gracias a este tipo de herramientas los usuarios pueden trabajar en un mismo documento simultáneamente a través de un buen reparto de roles y funciones que facilitan la colaboración entre equipos y reducen la duplicación de esfuerzos.
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Toda la información queda centralizada y no esparcida por las áreas
Con la centralización de la información se consigue un trabajo más armonioso evitando duplicados y agilizando algunas de las tareas del negocio, además se favorece enormemente tanto el trabajo en equipo como el teletrabajo ayudando así a la conciliación y la flexibilidad horaria dentro de las empresas.
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La organización y accesibilidad es mucho más estructurada
El software de gestión documental permite organizar y estructurar la información de manera más eficiente, facilitando la búsqueda y recuperación de documentos. Los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan, lo que mejora la productividad y reduce el tiempo empleado en la búsqueda manual.
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Ahorro de espacio físico en la empresa
Almacenar documentos físicos puede ocupar mucho espacio en oficinas, de este modo usar de un sistema de gestión documental digital reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel y facilita la transición hacia entornos de trabajo más compactos.
Al ahorrar espacio la empresa también reduce los costes relacionados con el mismo en cuanto a papel, tinta, entre otros.
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Mecanismos de seguridad avanzada
Estos sistemas ofrecen funciones avanzadas de seguridad, como el cifrado de datos, control de acceso basado en roles y registros de auditoría. Esto ayuda a proteger la información sensible y garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinados documentos.
Al utilizar un software de gestión documental, la información de la empresa además de ordenada se mantiene segura ya que evitamos, por ejemplo, las consecuencias de cualquier catástrofe medioambiental que puedan deteriorar esos papeles.
De este modo, toda la información queda alojada en una nube segura que realiza copias de manera periódica, asegurando así que los documentos críticos estén respaldados de manera regular y que puedan ser recuperados en caso de pérdida o daño.
6. Automatización de los flujos de trabajo de la empresa
La automatización de flujos de trabajo es una característica común en los sistemas de gestión documental que ayuda a agilizar procesos internos al eliminar tareas manuales, como la aprobación de documentos, la firma electrónica y la notificación de cambios.
7. Mejora de la eficiencia operativa
Como último beneficio a destacar encontramos la eficiencia operativa de la empresa gracias al empleo de herramientas como el software de gestión documental.
De este modo, al eliminar la gestión del papeleo alojando todo en una nube segura, se evita la necesidad de buscar documentos físicos, reducir el tiempo de procesamiento manual y facilitar la colaboración, así el software de gestión documental contribuye a mejorar la eficiencia operativa de la empresa.
El software de gestión documental es el futuro de cualquier organización
Hemos podido observar a lo largo del artículo todos esos beneficios que nos ofrece la apuesta por la digitalización de los documentos de tu empresa, desde los registros de entrada y salida hasta la información más sensible que pueda tener la empresa.
La automatización y centralización de documentos, con las evidencias expuestas a lo largo del escrito, nos ha dejado más que claro que una gestión documental efectiva brinda de multitud de beneficios a la empresa, tales como el aumento de la productividad.
Este incremento de la productividad se debe en gran medida a esa automatización, ya que al realizar este software la realización de las tareas rutinarias de la empresa de manera automática, el tiempo empleado en esta tarea se dedica a otras de mayor importancia y peso respecto a los proyectos internos.
En definitiva, implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora con el acceso remoto a los recursos por todos desde cualquier lugar.
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