El objetivo de toda empresa es aumentar la rentabilidad. Para ello, las nuevas tecnologías ofrecen a las organizaciones una serie de herramientas que facilitan su trabajo. Una de esas herramientas es el software de gestión documental, que eleva la productividad de la empresa considerablemente. A la hora de implementar uno en tu empresa debes tener claro qué no debe faltar nunca en un buen software de gestión documental.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es una herramienta para las empresas que buscan optimizar la organización y manipulación de documentos de manera eficiente. Su función principal consiste en capturar, almacenar, y recuperar documentos con el objetivo de aumentar la productividad y eficiencia organizativa.
Este tipo de software proporciona un espacio centralizado accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, como móviles, ordenadores o tablets. La gestión documental se enfoca en mejorar la accesibilidad a la información. Además, facilita la realización de actividades relacionadas con los documentos de manera segura, reduciendo el riesgo de pérdida o extravío.
Al incorporar tecnologías avanzadas y seguir un conjunto de normas, el software de gestión documental permite a las organizaciones administrar sus documentos de manera eficiente, logrando niveles superiores de rendimiento y funcionalidad. En resumen, implementar esta herramienta es clave para la modernización y adaptabilidad de la organización.
En algunos casos, las empresas pueden implementar softwares más completos como Dayfice, que entre una gran variedad de funcionalidades se encuentra la gestión documental.
8 aspectos que no deben faltar en un software de gestión documental
Cada empresa tiene unas necesidades y unas condiciones específicas. Por lo que en cada caso es recomendable estudiar los puntos clave de su gestor documental. Sin embargo, sí que podemos nombrar 8 aspectos que no deben faltar en un software de gestión documental.
1. Captura de documentos
La función de captura en un software de gestión documental consiste en la importación de documentos, ya sea escaneando documentos en papel o importando archivos electrónicos. Esto facilita la recopilación automatizada de datos, utilizando reglas empresariales predefinidas para gestionar el flujo de documentos y datos.
La captura simplifica la digitalización de documentos. Adquirir un sistema que permita una captura efectiva y rápida se revela como una ventaja clave porque agiliza el proceso de archivado centralizado.
2. Control de versiones
El control de versiones no puede faltar en un software de gestión documental. Esta herramienta permite a los usuarios retroceder a versiones anteriores según sea necesario. Por lo tanto, permite solucionar la eliminación accidental de un archivo.
Al almacenar históricos de versiones, el control de versiones brinda seguridad y flexibilidad, posibilitando la recuperación de información perdida. Esta característica asegura la continuidad de la información, respaldando la colaboración eficiente y proporcionando una salvaguarda contra errores inadvertidos o cambios indeseados en los documentos empresariales.
3. Búsqueda sencilla
La capacidad de búsqueda en un software de gestión documental es fundamental. La mayoría de los sistemas integran potentes funciones de búsqueda para facilitar la rápida localización de documentos y datos.
También es muy beneficioso que permita diversas funciones de búsqueda, como autocompletar, búsqueda de texto completo o incluso la búsqueda de elementos con "apariencia similar". Estas características avanzadas optimizan la eficiencia al permitir a los usuarios encontrar información de manera ágil y precisa.
Además, debe proporcionar métodos flexibles y rápidos para acceder a la información necesaria en almacenamiento de documentos gestionados por el software.
4. Accesibilidad
La accesibilidad en un software de gestión documental permite a los usuarios acceder a la información de manera remota, ya sea desde dispositivos móviles, ordenadores o tablets. Al centralizar el acceso a los documentos en una plataforma accesible en cualquier momento, se mejora la eficiencia y la colaboración entre empleados.
La capacidad de acceder fácilmente a los documentos desde diferentes lugares facilita la toma de decisiones ágil y elimina las restricciones de ubicación física. En resumen, la accesibilidad en un software de gestión documental es esencial para adaptarse a la naturaleza móvil de los entornos empresariales modernos.
5. Registros de auditoría
Otro aspecto que no puede faltar en un software de gestión documental son los registros de auditoría. Representan un historial detallado de todas las actividades llevadas a cabo en un archivo dentro de la plataforma. Este seguimiento incluye acciones como la creación, modificación, copia, movimiento y eliminación de documentos.
Su función es registrar cada acción. Además, desempeña un papel esencial en la identificación de procesos redundantes, la prevención de violaciones de seguridad y el aseguramiento del cumplimiento normativo. Al proporcionar una visión transparente de las interacciones se fortalece la seguridad de la información.
6. Integración
Ningún software puede abordar todas las necesidades de una empresa por sí solo. Un sistema de gestión documental debe proporcionar una funcionalidad significativa y complementaria a otras aplicaciones en la infraestructura informática de la empresa. La integración es esencial para optimizar la eficiencia y la sinergia entre diferentes plataformas.
Para ello el software debe permitir la sincronización de bases de datos, la importación desde servidores de correo y la integración con la administración de usuarios externos. De esta forma, la empresa se puede beneficiar al mismo tiempo de la gestión documental y de otros sistemas como un CRM o un ERP. Esta capacidad de integración robusta facilita una operación más conectada en el entorno digital de la empresa.
7. Seguridad
La seguridad en un software de gestión documental es esencial. Toda la información organizativa puede residir en una localización central con acceso restringido al personal adecuado. En este sentido, las herramientas de gestión documental deben ofrecer opciones sólidas de encriptación y recuperación ante desastres.
El software debe asegurar la captura, procesamiento y almacenamiento seguro de documentos y datos mediante estructura de derechos que controle el acceso a documentos. Así se refuerza la confidencialidad y se garantiza que los archivos solo sean modificados por personal autorizado.
Otra buena solución es la redundancia, que, mediante la duplicación del sistema y el almacenamiento en centros de datos externos, previene la pérdida de datos debido a cortes del sistema o desastres naturales. Este enfoque garantiza la continuidad y la seguridad de los datos incluso en situaciones adversas.
8. Automatización
Un elemento clave para mejorar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual es la automatización.
Un buen software de gestión documental puede automatizar la clasificación de documentos, asignando automáticamente etiquetas y categorías basadas en el contenido. Además, puede establecer reglas para el archivo automático de documentos en ubicaciones específicas.
La capacidad de automatizar acciones repetitivas y secuencias de trabajo optimiza la productividad, permitiendo que el personal se enfoque en tareas más estratégicas en lugar de actividades rutinarias.
En conclusión, un software de gestión documental representa una herramienta fundamental para la modernización y eficiencia operativa de las empresas. Gracias a estos aspectos esenciales, las organizaciones pueden aprovechar al máximo las ventajas de la gestión documental, garantizando la continuidad operativa de la empresa.
Si quieres implementar un software de gestión documental en tu negocio, pero no sabes cómo hacerlo, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que te ayuden a resolver tus dudas.
