En este blog, a lo largo de los diferentes artículos que se han ido publicando se ha hecho mucho hincapié en la importancia de una buena gestión documental de cara al éxito y productividad de los proyectos de tu negocio.
Es igual de importante implementar un buen software de gestión de documentos que saber controlarlo para exprimir su mayor rendimiento y conseguir que la automatización y la centralización de datos nos ayuden a conseguir nuestros objetivos clave.
La digitalización ahora es más que nunca nuestro aliado para escalar entre las múltiples empresas tanto nuevas como ya existentes para que la planificación empresarial y la gestión sea lo más precisa posible.
Sigue leyendo si quieres conocer las claves para controlar tu software de gestión de documentos. ¿A qué esperas? ¡Desliza para abajo!
Tu software de gestión documental como primer paso para la digitalización
En numerosas ocasiones hemos recurrido a la premisa de que digitalizar algunos de los departamentos de la empresa y más concretamente el de la gestión documentales poner las cosas más fáciles y seguras, aplicando herramientas que facilitan el orden y la gestión y previenen a la empresa de posibles accidentes tales como invasiones ajenas o catástrofes medio ambientales.
La mayoría de las empresas que optan por digitalizar sus documentos normalmente externalizan esta tarea, es decir, dejan que un servicio externo se encargue de crear la nube de archivos. Normalmente se opta por externalizar ya que resulta ser la manera más eficaz y deja así a la empresa libre para centrarse en otras prioridades.
Un software de gestión documental te ayuda a agilizar todo el proceso de transformación digital de tu empresa, ya que este permite alojar en un mismo lugar todos los documentos y datos de los proyectos ordenados y de fácil acceso desde donde y cuando quieras. Es tanta su importancia que ya no se concibe una empresa sin una buena herramienta de gestión documental.
Con esto podemos definir al software de gestión documental como una herramienta que permite clasificar, organizar, registrar y gestionar datos de una empresa desde su creación hasta su recuperación siempre que sea necesario. Esto nos permite ahorrar tiempo y dinero, además de proporcionar seguridad, control, registros de auditoría, búsqueda y recuperación de todos los documentos de manera eficiente y efectiva.
Todo esto crea una fórmula perfecta para gestionar todos los proyectos y por supuesto ayuda a entablar una mejor comunicación con los clientes y la consecuente tramitación de documentos con ellos.
Digitalizar tu departamento de gestión documental proporciona muchos beneficios, entre los que podemos destacar:
- La optimización de procesos internos gracias a la automatización de flujos y la centralización
- El ahorro de espacio físico y costes de papel en la empresa
- La mejora de la seguridad de tus datos
- Toma de decisiones más precisa gracias al análisis de datos alojados en la nube
- La centralización de datos que ayuda a la colaboración y comunicación tanto interna como externa
6 pasos clave para controlar tu software de gestión de documentos
Controlar los procesos que engloban la digitalización de la gestión documental de tu empresa residen en la premisa de hacer crecer de manera productiva la empresa para estar mejor preparados tanto para los clientes como para los propios compañeros.
De este modo, se forman para para enfrentarse a la competitividad del mercado actual con el empleo de herramientas que nos ayudan a optimizar y asegurar nuestra información contra posibles pérdidas. Emplear este tipo de herramientas te beneficiará automatizando tareas rutinarias que permiten centrar nuestro foco en labores más sustanciales.
En resumen, ayudarás a garantizar que tus datos siempre estén actualizados en un orden relevante y pertinente.
A continuación, te mostraremos los pasos clave que debes considerar para controlar tu software de gestión documental:
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Designación de responsables
Lo más fundamental y el primer paso que debes tener en cuenta es elegir quién o quienes van a ser los responsables del software de gestión documental y determinar sus roles y funciones. Lo importante de esto es que trabajen en equipo y se coordinen de manera efectiva teniendo siempre presente al principal responsable, quien será el que de autorización de acceso a los datos y de pie a las decisiones que se tomen.
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Los datos no se pueden mantener para siempre, establece tiempos
Algunos datos de especial importancia como información personal, datos y contratos o memorias de proyectos sí es importante conservarlos en la nube del software. Sin embargo, otros datos de menor relevancia solo deben mantenerse durante un tiempo determinado por ley, después pueden ser destruidos o mantenidos por decisión de la empresa.
Cualquier decisión referente al mantenimiento de los datos debe ser deliberadamente consensuada teniendo en cuenta el tipo de documento que sea y la finalidad de este.
Para tomar cualquier decisión es importante tener en cuenta el flujo de trabajo de cada departamento y de manera interdepartamental para poder informar a los “afectados” y que estos participen de la decisión.
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Crea una estructura coherente, el orden es la clave
Otro de los puntos clave que hay que tener en cuenta a la hora de controlar este tipo de software de gestión documental es que los documentos dentro de la herramienta se organizan siguiendo una estructura de carpetas y archivos. Este sistema debe ser claro, sencillo y debe mantener una coherencia, para que a la hora de ingresar nuevos archivos como de recuperar antiguos sea de la manera más ágil posible.
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Determina qué se puede automatizar
Partiendo de la premisa de que no todas las tareas requieren la necesidad de ser manuales. Las que sí se dejan en manos del software de gestión documental y ayudan a marcar la diferencia en cuanto a la eficiencia y eficacia de la gestión documental.
En cualquier caso, lo más importante de este paso es definir bien qué tareas son automatizables y cuales no para establecer un sistema de revisión y supervisión contante para confirmar que las tareas se realizan de manera correcta.
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Protege los archivos más vulnerables
La información sensible necesita un sistema de protección fuerte, tanto que algunas de las técnicas que se emplean para crear barreras de acceso son la autenticación, las contraseñas o el empleo de las firmas digitales para controlar la fiabilidad del acceso a esta información. Esta situación además de ser algo fundamental para la empresa es algo impuesto por la ley.
Esta información vulnerable debe tener un trato mucho más cuidado por parte de la empresa como, por ejemplo, adjudicar accesos con permisos adicionales para controlar quiénes acceden a esos datos.
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Apuesta por una interfaz sencilla
Para la correcta adaptación de todos al software apuesta por una interfaz de usuario sencilla e intuitiva para su veloz aprendizaje.
No todo el mundo tiene por qué acceder a la misma información por lo que la asignación del responsable que hemos mencionado anteriormente también puede funcionar como administrador para que en la interfaz de cada uno solo se muestre lo necesario para la realización de las tareas individuales o de departamento.
En definitiva, implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora conociendo todos los mecanismos o claves para controlar esta herramienta.
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