La elección de un software de gestión de proyectos para la organización efectiva de una empresa es crucial para su evolución. Con los cambios y actualizaciones de la nueva era digital que estamos viviendo, tener una herramienta que homogeneiza todos los procesos recurrentes y rutinarios de la oficina ayuda a mejorar la productividad de la plantilla.
Hoy en día, automatizar procesos es uno de los apartados más fundamentales del quehacer rutinario de la empresa con el objetivo de mantener la productividad, operatividad y competitividad de tu empresa.
Sigue leyendo si quieres conocer cómo automatizar estas tareas mediante el uso de un software de gestión. ¡Comenzamos!
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos se refiere a la utilización de tecnología para realizar tareas o procesos específicos sin la intervención directa de seres humanos. El objetivo principal es mejorar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo humano para actividades más estratégicas y creativas. Este concepto se aplica en diversos ámbitos, como la industria, los negocios, la administración, la tecnología y, por supuesto, en el entorno empresarial.
Según el tipo de empresa que se esté gestionando la automatización de los procesos rutinarios con un software de gestión de proyectos se ejecuta de manera diferente, es un nuevo sistema de trabajo que ayuda a agilizar a una empresa cuando ya obtiene una reconocida magnitud.
Así sería definida la automatización hasta ahora, pero, en la actualidad, con la digitalización de empresas en boca de todos hasta las pymes y pequeñas empresas están apostando por integrar en su organización este tipo de software de gestión que optimizan el flujo de trabajo de manera muy efectiva.
Beneficios de automatizar procesos con un software de gestión de proyectos
Emplear un software de gestión de proyectos para automatizar los procesos más rutinarios de la empresa, además de aumentar considerablemente la eficiencia, la productividad, el rendimiento y la eficacia, automatizar procesos nos ofrece una serie de ventajas con las que obtener unos pilares bastante sólidos dentro sistema organizacional.
A la hora de implementar la automatización de procesos en un determinado modelo de negocio se obtienen los siguientes beneficios:
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Aumento considerable de la productividad
Al automatizar las tareas rutinarias, los equipos tienen más tiempo para desarrollar su creatividad y obtener resultados mucho más competitivos en la nueva era tecnológica y llena de proyectos que compiten cara a cara con el de tu negocio.
Además, el hecho de que estas tareas se automaticen en un software de gestión de proyectos elimina posibles errores humanos que agilizan aún más el rendimiento de la nueva producción.
Emplear la automatización en tu software de gestión es una manera de poder controlar inteligentemente el reparto de los costes y presupuesto correspondiente al proyecto. Gracias a la automatización se ahorran costes de manera sistemática mejorando así muchos aspectos de la gestión efectiva de la empresa.
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Disponibilidad y confiabilidad
Al automatizar los procesos rutinarios de la empresa gracias a un software de gestión, la disponibilidad del equipo para responder dudas, contactar con los intermediarios y ofrecer un producto y servicio mucho más efectivo hace que los destinatarios confíen mucho más en la empresa y estén más contentos con los resultados.
Resolver tareas complejas de manera inteligente y dinámica gracias a un software de gestión está a la orden del día, haz un plan de gestión de riesgos poniendo en primer plano la automatización de procesos y todos los errores que pueden evitar este tipo de herramientas.
Pero ¿cómo automatizo procesos con un software de gestión de proyectos?
El empleo de la automatización de procesos dependerá de las actividades y proyectos que se lleven a cabo en nuestra empresa, una vez conocidos se decidirá qué partes van a estar automatizadas a través del software.
Como resultado, la automatización de procesos empresariales utiliza la tecnología para mecanizar tareas complejas, centralizar información y mejorar la eficiencia operativa. Algunas prácticas recomendadas para la automatización de procesos incluyen la asignación de tareas repetitivas a máquinas o software, la estandarización de procesos, la reducción de riesgos y la toma de decisiones basada en datos.
Cabe destacar que, para aplicar la automatización de manera correcta, es muy importante conocer qué procesos requieren de más tiempo y cuáles deben ser ejecutados por los miembros de la organización.
En definitiva, el software de gestión de proyectos automatizado permite a los gerentes compartir actualizaciones con las partes interesadas en tiempo real, asignar tareas, mantener a las personas informadas y dirigir el trabajo de manera eficiente. Teniendo en cuenta esto, también se debe tener presentes algunos factores como:
1. Elegir correctamente el software de gestión que se adecúe mejor a las necesidades de tu empresa
Es muy importante tener en cuenta este paso ya que un proyecto que esté formado de muchas actividades interrelacionadas entre sí (no es estrictamente necesario que esto se dé así para comenzar con la automatización de procesos), actualmente tiene la necesidad creciente de implementar herramientas de gestión para la automatización de muchas de las tareas que se deben realizar diariamente.
Al automatizar los proyectos ganaremos agilidad a la hora de finalizar tareas y realizar entregas en los plazos asignados, pero para ello es muy importante contar con el software de gestión que mejor se adecúe a las necesidades de la empresa y a los objetivos propuestos. Es más, el hecho de adaptarse a la nueva herramienta requiere de un conocimiento previo que debe trasladarse a todos y cada uno de los miembros de la empresa para que así los proyectos comiencen a tomar un aspecto más ágil y flexible.
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Realiza pruebas de ensayo y error
Para confirmar si este software funciona correctamente para el proyecto realiza pruebas antes de ponerlo en la práctica real, así comprobarás si es el idóneo o no. Casi todos los softwares funcionan de manera similar, pero tienen ítems que los diferencian del resto, por lo que es muy importante conocerlos en profundidad para que te ayuden a remar a favor de tu proyecto y no en contra.
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No todo tiene que estar automatizado
El trabajo humano en la empresa es esencial e imprescindible. Es decir, estos elementos o herramientas deben ser un apoyo para el desarrollo de los proyectos de la empresa, ya que la creatividad humana nunca podrá ser comparable a una máquina.
Entonces, debemos tener en cuenta que no todos los procesos del proyecto con la ayuda del software de gestión tienen que estar automatizados. Las tareas rutinarias, el análisis de datos y otros más si pueden estar alojados en la automatización, pero otras tareas más sustanciales sí deberán ser ejecutadas por los equipos de las diferentes áreas de la empresa.
De este modo, es muy importante conocer que la implementación exitosa del software de gestión de procesos requiere la creación de una base sólida a través de la documentación digital de los procesos críticos, lo que permite una gestión efectiva y la identificación de áreas de mejora. La automatización de procesos empresariales ofrece una forma rentable de recuperar tiempo productivo y mejorar la eficiencia operativa.
Usa Dayfice para automatizar procesos de tu empresa
Dayfice de Occam Agencia Digital te ofrece todo lo que necesitas. Es un ERP de Recursos Humanos con el que puedes digitalizar todos los procesos internos de tu negocio y potenciar el rendimiento y la creatividad de tu plantilla.
Se trata de un software de gestión empresarial que automatiza tus procesos internos de RRHH alojando todo en una nube segura a la que podrás acceder donde y cuando quieras, también incluye:
- Gestor de empleados. Es uno de los elementos clave para la gestión del talento humano de la empresa, mantén al equipo siempre en el centro con las herramientas de onborarding automatizados y comunicación interna efectiva, todo en un solo panel.
- Gestor documental. Centraliza todos tus datos y procesos de acceso unificado por toda la empresa, favoreciendo la comunicación y una productividad mucho más encarecida.
- Gestor de equipos. Gestiona la creación de equipos para poder llevar una mejor planificación del trabajo, evitando malas comunicaciones y un solapamiento de proyectos, además de incluir un gestor temporal para cumplir así los plazos de las tareas.
- Un CRM para planificar las tareas rutinarias. Evita perder el tiempo de tu plantilla y automatiza esos quehaceres diarios que ocupan un tiempo considerable de la jornada.
La automatización de procesos de la empresa con la ayuda de un software de gestión como Dayfice ayuda de manera encarecida a mejorar el ambiente del negocio, contando con un equipo motivado y con ganas de aprender. Además, estos pequeños elementos se pueden considerar como pequeñas fórmulas de éxito donde priorizar la creatividad y el centrarse en las tareas más sustanciales del negocio está en boca de todos.
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