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Pasos para implementar un ERP de forma exitosa

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¿Quieres mejorar los procesos de gestión e impulsar el crecimiento de tu negocio? Si la respuesta es que sí, te traemos la solución perfecta para conseguirlo: implementar un software ERP en tu negocio.

Implantar un sistema ERP (planificación de recursos empresariales) por primera vez puede ser un proceso muy complejo, ya que se necesita mucho tiempo y una planificación minuciosa para apreciar realmente los beneficios que aporta a tu organización. La transición puede suponer un reto, ya que tanto tú como tus empleados tenéis que adaptaros al nuevo sistema y aprender a utilizarlo eficazmente.

Sin embargo, dar este paso puede ser muy gratificante si se aplica correctamente. Puede ayudarte a sincronizar toda tu información y a agilizar las operaciones de tu negocio, así como a mejorar significativamente la comunicación y la colaboración dentro de la compañía.

Hoy te ofrecemos una guía completa para descubrir cómo implementar un ERP de forma exitosa en tu empresa paso a paso.

 

¿Cuáles son las ventajas de la implementación de un ERP?

ERP son las siglas en inglés de planificación de recursos empresariales, pero ¿qué significa ERP? 

La forma más sencilla de definir ERP es pensar en todos los procesos empresariales básicos necesarios para dirigir una empresa: finanzas, RRHH, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras y otros. En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar eficazmente todos estos procesos a través de un sistema integrado.

Las ventajas principales de la implementación de un ERP en las empresas son:

Mejora de los informes empresariales

  • Herramientas de elaboración de informes más completas y con información en tiempo real
  • Una única fuente de verdad: ofrece una base de datos integrada para todos los procesos empresariales

Mejor servicio al cliente

  • Mejor acceso a la información de los clientes
  • Tiempos de respuesta más rápidos
  • Mejoras en la puntualidad de las entregas
  • Mayor precisión en los pedidos

Mejores costes de inventario

  • Podrás llevar sólo el inventario necesario y evitar problemas comunes como:
    • Tener demasiado inventario y mayores gastos generales
    • Tener poco inventario y mayores plazos de entrega al cliente

Aumento del flujo de caja

  • Mejor facturación y mejores herramientas de cobro para obtener efectivo más rápidamente
  • Un aumento del flujo de caja significa más efectivo disponible para la empresa

Ahorro de costes:

  • Mejor planificación del inventario
  • Mejor gestión de las compras
  • Mejor servicio al cliente
  • Mejor gestión de las relaciones con los proveedores

Mejor seguridad de los datos y de la nube

  • Recursos de seguridad dedicados
  • Evitar la instalación de software malicioso
  • Datos distribuidos en varios servidores

Mejoras en los procesos de negocio

  • Automatización de las tareas manuales o rutinarias
  • Implementación de flujos de trabajo más inteligentes
  • Mayor eficiencia

Gestión de la cadena de suministro

  • Previsión eficaz de la demanda y reducción del inventario
  • Reducir los cuellos de botella en la producción
  • Transparencia en toda la empresa

 

Pasos para la implementación exitosa de un ERP

Existen muchas razones por las que deberías implantar un software ERP, pero ¿cómo puedes asegurarte de que lo has hecho con éxito? Estos son los pasos esenciales que debes seguir para implantar un ERP de forma exitosa.

  • IDENTIFICA TUS METAS Y OBJETIVOS

Antes de implantar cualquier solución ERP, es crucial que identifiques tus objetivos y determines exactamente cuáles son tus necesidades. Dadas las numerosas ventajas de un ERP, es posible que ya tengas una idea de lo que puede hacer por tu empresa, pero ¿sabes exactamente qué objetivos te ayudará a alcanzar?

Debes analizar las metas y objetivos de tu empresa y encontrar la forma en que un sistema ERP puede ayudarte a alcanzarlos. Para ello, tendrás que analizar tus KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) y así poder identificar eficazmente los problemas que el software ERP te ayudará a resolver. Esto también te dará una idea de tus proyecciones futuras, para que puedas adaptar tu organización al cambio.

  • ELIGE UN GESTOR DE PROYECTOS PARA FACILITAR EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN

Es importante encontrar un gestor de proyectos capaz de garantizar que el proceso de implantación se desarrolle sin problemas. Un profesional con los conocimientos y la experiencia adecuados guiará a tus empleados a lo largo del proceso y no sólo se asegurará de que comprendan perfectamente su importancia y el impacto que tendrá en tu organización, sino que también les explicará sus funciones y responsabilidades.

Por eso, o bien busca un empleado interno con excelentes dotes de comunicación y gestión para el puesto de gestor de proyectos, o bien contrata a alguien con las aptitudes adecuadas. De cualquier manera, ahorrarás mucho tiempo que podrás centrar en otros aspectos importantes y en todas las demás tareas necesarias para una implementación exitosa del ERP.

  • SELECCIONA EL SOFTWARE ERP ADECUADO A TUS NECESIDADES

Encontrar el software ERP adecuado a tus necesidades es quizás el paso más importante que debes dar, porque no todas las soluciones ERP te aportarán los mismos beneficios. Lo que funcionó perfectamente para otra persona puede no ser la solución adecuada para los requisitos específicos de tu empresa.

Una solución única para todos los casos no es el camino a seguir con la implantación de este software en particular, por lo que debes tener en cuenta las necesidades de tu empresa, el sector en el que operas y los requisitos de tu sistema, así como tus expectativas futuras.

Por ejemplo, ¿necesitas un sistema in situ o te conviene más una solución en la nube? Para llegar a la decisión correcta, debes plantear todas las preguntas posibles con un consultor experto en ERP.

  • MIGRACIÓN DE DATOS

La migración de datos es un paso importante para el éxito de la implementación de un ERP porque, si se hace correctamente, te ayudará a racionalizar eficazmente tus operaciones, y si se hace incorrectamente, podría llevar mucho tiempo arreglarlo. Antes de transferir todos tus datos al nuevo sistema ERP, debes filtrar todo lo que consideres innecesario o incorrecto, para que el nuevo sistema esté limpio y sea preciso.

Tu objetivo debe ser limpiar tus datos y transferir sólo la información más importante para que puedas lograr la eficiencia y la integridad de los datos.

  • CONFIGURA EL SISTEMA

Una vez seleccionado el software ERP que mejor se adapta a tus necesidades y realizada una migración de datos precisa, llega el momento de poner en marcha el sistema e implantar efectivamente la solución ERP elegida. Después de instalar la infraestructura, debes configurar el sistema ERP y optimizarlo según las necesidades de tu empresa.

Dependiendo tanto del software como del proveedor que elijas, la duración de este proceso puede variar enormemente. Se trata de encontrar un equilibrio entre la atención al detalle y el tiempo de implantación.

Algunos programas ERP son más robustos y requerirán una implantación más prolongada sólo por su complejidad. Otros estarán listos para funcionar "nada más sacarlos de la caja". Un buen proveedor actuará con la diligencia debida y dedicará tiempo a revisar tus necesidades antes de la implantación para que el proceso sea más corto y fluido. Otros pueden saltarse este paso y perderse en los detalles cuando llegue el momento de la implantación, alargando el proceso; o peor aún, dejarte colgado con un sistema que no satisface tus necesidades.

Asegúrate de discutir este calendario y proceso con tu proveedor con antelación para que no haya sorpresas.

  • PRUEBA DEL SISTEMA

Después de configurar el sistema ERP elegido, es necesario pasar a una fase de pruebas para asegurarse de que todo funciona correctamente. Las pruebas son una parte crucial del proceso de implantación del ERP porque te darán una idea clara del rendimiento del sistema y te ayudarán a realizar una transición sin problemas. Nunca debes ponerte en marcha antes de realizar las pruebas adecuadas de aceptación del sistema y de los usuarios.

  • FORMA A TUS EMPLEADOS

Una vez implantado y probado el sistema ERP, conviene formar a tus empleados para que sean capaces de utilizar el nuevo sistema con eficiencia y eficacia. Es recomendable contratar a un equipo de expertos para que ofrezcan la formación necesaria a los empleados sobre el sistema ERP in situ y les ayuden a comprender y dominar el software. Tu equipo de IT debe recibir una formación más amplia para que sean capaces de manejar cualquier problema técnico que pueda ocurrir en el futuro.

  • PON EN MARCHA TU NUEVO SISTEMA ERP

Una vez que tus empleados hayan recibido la formación necesaria, llega el momento de poner en marcha el nuevo sistema ERP y empezar a coordinar todas las actividades y recursos, agilizando así las operaciones de la empresa. Debes probar el sistema una vez más, para asegurarte de que funciona de forma óptima.

No cometas el error de pensar que todo el trabajo de implantación de tu ERP está hecho. Para que el proceso de implantación del ERP sea un verdadero éxito, es necesario trabajar continuamente en él. No puedes limitarte a implantar el software, formar a tus empleados y no volver a pensar en ello.

Si quieres implantar un ERP, no dudes en hacerlo; porque, a pesar de que su implantación puede ser larga, los beneficios a largo plazo para tu negocio son inmensos.

 

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