La gestión documental es el área de la empresa que se dedica a almacenar, organizar y recuperar los archivos de una organización de manera estructurada. Es un departamento crucial para el correcto funcionamiento de cualquier negocio existente, pero, hasta ahora, toda esa labor se estaba realizando de manera manual, lo que suponía un gasto de tiempo efectivo en gran medida.
Por ello, el proceso de digitalización comenzó a hacerse voz dentro de las empresas, ya que esta transformación digital de la información a la larga da grandes beneficios a la organización en términos de búsqueda, comunicación y, por supuesto, productividad.
Pero ¿cómo hago que esto funcione? Fácil, implementa un software de gestión documental en tu negocio y aprovéchate de los beneficios que este te da. Si quieres conocer más acerca de esta herramienta ¡sigue leyendo!
El software de gestión documental: el indispensable de tu negocio
El proceso de digitalización consiste en transformar tus documentos en formato físico a digital, esto supone dentro de la empresa una eliminación del espacio en la oficina dedicado al almacenamiento manual y, por ende, todo el tiempo que se dedicaba a su gestión.
En otras palabras, digitalizar significa poner las cosas más fáciles. Es decir, al poner toda la información en una nube con todos los datos centralizados y de libre acceso por todos los miembros (salvo excepciones) la labor de gestión se ve beneficiada. Además, al tener toda la información respaldada mediante mecanismos de seguridad la armonía empresarial es más positiva.
Estas labores de centralización sumadas a la automatización de tareas rutinarias te las ofrece el software de gestión documental. En resumen, la gestión documental en una empresa se refiere al conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar, compartir y mantener la información y documentos de la organización de manera eficiente y segura.
Obtener un software de gestión documental para tu negocio nos ofrece calidad en lo referente a la organización de los documentos y a la efectividad de la información. Además, una buena organización nos ayuda a cumplir los plazos asignados y el contar con sistemas de automatización ahorra tiempos que se pueden dedicar a la consecución de tareas más relevantes de cara a los resultados del proyecto.
De este modo, emplear un software de gestión documental nos permite:
- Por un lado, automatizar algunos de los procesos rutinarios de la empresa dejando que el equipo humano se centre en tareas más sustanciales para incrementar la productividad, el valor empresarial y la imagen de la empresa.
- Por otro lado, estas herramientas generan una centralización de los datos de la empresa de libre acceso por todas las áreas o departamentos, lo que incrementa el trabajo en equipo y la comunicación obteniendo resultados más eficientes y efectivos en la realización de tareas para un determinado proyecto.
El uso de este tipo de herramientas permite a la empresa tener todo alojado en un mismo lugar digitalizado, lo que nos permite la localización y recuperación de datos más rápida, además de escanear documentos, indexar datos, mejorar la colaboración entre equipos y mantener segura la información.
Por ello, queda más que evidente la importancia actual de contar con un software de gestión empresarial que en gran medida puede ser una estrategia efectiva para posicionar a tu negocio en lo más alto y aumentar su valor empresarial.
5 ideas de cómo usar eficazmente un software de gestión de documentos
Ya conocemos todo lo referente a los beneficios que ofrecen este tipo de herramientas como son los softwares de gestión documental. Por ello, queremos ofrecerte una lista de ideas de cómo usar eficazmente esta aplicación para poder exprimir su mayor rendimiento. ¡Vamos allá!
- Jerarquía y organización estructural de la información:
Establecer una estructura de carpetas lógica y jerárquica para organizar los documentos. Es decir, lo primero que debemos hacer es crear carpetas principales y subcarpetas según la naturaleza de los documentos, algo básico para tener todo lo más localizable posible. Por ejemplo, puedes tener carpetas para proyectos, departamentos o tipos de documentos. Así, facilitarás la búsqueda y recuperación rápida de información para todos.
- Emplea ítems como metadatos y etiquetas
Utilizar metadatos y etiquetas para clasificar y categorizar documentos. Para que quede más claro, asigna información adicional, como fecha de creación, autor, versión y otros datos relevantes, para facilitar la búsqueda y filtrado. El empleo de estas etiquetas también puede ayudar a identificar la naturaleza o el estado del documento, como "pendiente de revisión" o "aprobado".
- Gestiona el acceso y la autorización de permisos para cada bloque
Gestionar cuidadosamente los permisos de acceso basándonos en los niveles jerárquicos de la empresa que consiste en asignar roles y permisos según las responsabilidades de cada usuario o grupo. Por ello, asegúrate de que solo las personas autorizadas tengan acceso a ciertos documentos y funciones garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
- Colabora en tiempo real con las herramientas de automatización y centralización de datos
Aprovecha las capacidades de colaboración en tiempo real del software que permiten la edición simultánea de documentos, lo que facilita la colaboración entre los diferentes equipos. Además, aprovecha las funciones de comentarios y revisiones para realizar un seguimiento de las contribuciones y cambios realizados por los colaboradores.
La colaboración en tiempo real fomenta la comunicación interna y también la externa de la empresa, ya que al realizar un trabajo más armonioso se obtienen mejores resultados de cara al producto final que ofrece tu empresa.
Implementa flujos de trabajo automatizados para simplificar procesos repetitivos. Por ejemplo, puedes configurar flujos de aprobación, recordatorios de vencimientos y notificaciones de cambios. Todos estos añadidos mejoran la eficiencia operativa y ayudan a mantener la consistencia en la gestión de documentos.
Recuerda que la capacitación y comunicación efectiva sobre el uso del software son clave para su adopción exitosa. Además, es importante revisar y actualizar regularmente las prácticas y la estructura del sistema de gestión de documentos para adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización.
Llegados aquí, volvemos a evidenciar que implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora con el acceso remoto a los recursos por todos desde cualquier lugar.
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