Los workflows son secuencias de pasos o tareas que se siguen para llevar a cabo un proceso determinado. Estos procesos de trabajo nos permiten automatizar las tareas administrativas y simplificar las acciones, así como mejorar el rendimiento de nuestra empresa. La automatización de marketing se utiliza para realizar un seguimiento de las interacciones de los clientes con la marca, lo que lo ayuda a comprender mejor las necesidades y preferencias y ajustar nuestra estrategia en consecuencia. Además, la automatización de marketing nos permite enviar mensajes relevantes y personalizados a clientes potenciales y existentes en el momento adecuado, lo que puede mejorar significativamente la experiencia del cliente y aumentar las tasas de conversión. Lee más sobre los workflows y sus ventajas en nuestro artículo de blog.
Algunos ejemplos de workflows comunes incluyen:
- El proceso de facturación en una empresa implica: recibir un pedido, verificar el inventario, emitir una factura y enviarla al cliente.
- El proceso de aprobación de un documento en una organización puede implicar que el documento sea revisado por un editor, aprobado por un supervisor y luego publicado en un sitio web.
- El proceso de lanzamiento de un nuevo producto en una empresa, puede incluir pasos como la investigación de mercado, el desarrollo del producto, la prueba del producto y su lanzamiento al mercado.
- El proceso de contratación de un nuevo empleado en una organización, que puede incluir pasos como la publicación de un anuncio de empleo, la recepción y revisión de solicitudes, entrevistas con los candidatos y la selección del empleado adecuado.
Los workflows pueden segmentarse según el tipo de objeto. Cada uno de estos tipos de objetos puede ser utilizado en un workflow para llevar a cabo un proceso específico relacionado con ese tipo de objeto. Nos encontramos con: contactos; empresas; negocios; tickets; y cotizaciones.
Según el tipo de objeto:
Por ejemplo, si eliges el tipo de objeto "Contactos", puedes crear un workflow que siga los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de gestión de contactos, cómo enviar un correo electrónico de bienvenida a un nuevo contacto o agendar una llamada para realizar un seguimiento con un contacto existente. Además, pueden incluir, la etapa del ciclo de vida, el título y el propietario, la información del contacto. O Por ejemplo, este filtro puede ser útil si deseas enviar un correo electrónico a todas las personas que ocupen el cargo de CEO.
Si eliges el tipo de objeto "Empresas", puedes crear un workflow que siga los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de gestión de empresas, como actualizar la información de una empresa en una base de datos o enviar un correo electrónico de seguimiento a una empresa potencial. Se pueden incluir datos como la ciudad donde se encuentra la empresa, su industria y número de empleados. También puedes usar el registro de la empresa. Estas actividades incluyen, entre otras, reuniones, tareas y llamadas telefónicas.
Si eliges el tipo de objeto "Negocios", puedes crear un workflow que siga los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de gestión de negocios, como asignar un nuevo negocio a un miembro del equipo de ventas o enviar un correo electrónico de seguimiento a un cliente potencial. Puedes seleccionarlo en función de su monto, etapa o pipeline. Utiliza el filtro de producto cuando quieras activar acciones basadas en información asociada al producto, como cantidad, precio o descuento.
Si eliges el tipo de objeto "Tickets", puedes crear un workflow que siga los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de gestión de tickets, como asignar un nuevo ticket a un miembro del equipo de soporte o enviar un correo electrónico de seguimiento a un cliente con un ticket abierto. O datos como categoría de tickets, prioridad y fecha de creación.
Si eliges el tipo de objeto "Cotizaciones", puedes crear un workflow que siga los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de gestión de cotizaciones, cómo enviar una cotización a un cliente potencial o programar una llamada para discutir una cotización con un cliente existente. Además, de datos como el propietario de la cotización y el estado de la aprobación. Un flujo de trabajo basado en ofertas y creación de tareas para propietarios de ofertas cuando su estado es marcado como rechazado. Esto envía un recordatorio al propietario. Revisa las ofertas rechazadas y realice los cambios necesarios antes de volver a enviarlas para su aprobación.
En general, cada tipo de objeto ofrece diferentes opciones y posibilidades para crear workflows que se ajusten a tus necesidades y objetivos.
Para crear un workflow usando una plantilla, debes seguir estos pasos:
- Haz clic en "Crear workflow" en la esquina superior derecha de la interfaz de usuario.
- Asigna un nombre a tu workflow y elige el tipo de objeto que deseas utilizar para tu workflow (por ejemplo, "Contactos", "Empresas", "Negocios", "Tickets" o "Cotizaciones").
- En la sección "Plantillas", elige la plantilla que deseas utilizar para tu workflow.
- Personaliza la plantilla según tus necesidades y objetivos. Por ejemplo, puedes cambiar los pasos del workflow, agregar o eliminar acciones y activadores de inscripción, y configurar las opciones de notificación y seguimiento.
- Haz clic en "Guardar" para guardar tu workflow y comenzar a utilizarlo.
Las plantillas de Hubspot son una forma rápida y fácil de comenzar a utilizar workflows sin tener que empezar desde cero. Ofrecen un conjunto predeterminado de acciones y activadores de inscripción que puedes personalizar según tus necesidades y objetivos.
Al definir un objetivo para un workflow es importante considerar qué acciones queremos que los contactos, empresas, negocios, cotizaciones o tickets completen y cuál es el resultado que esperamos obtener. Por ejemplo, podríamos querer que los contactos hablen con el equipo de ventas o realicen una compra sin interactuar con ningún miembro del equipo. También podríamos tener como objetivo eliminar contactos que no interactúan con el workflow. Sea cual sea el objetivo del workflow, es importante medir su éxito en cuanto a la nutrición de contactos para poder ajustar el enfoque en caso de que sea necesario.
