Una empresa actual está formada por muchas áreas o departamentos que hacen que la gestión y organización sea lo más efectiva posible. Para ello, cuentan con herramientas que apoyen esta correcta ejecución de todos los pasos, sean rutinarios o no, para poder así llegar a los plazos establecidos y conseguir proyectos lo más elaborados y competitivos posibles.
La gestión de Recursos Humanos se divide en varios departamentos, entre los que se encuentra la gestión documental. El archivo es una parte esencial de la empresa, es como su pilar fundamental, ya que ahí quedan registrados todos los movimientos y la información de especial importancia, tales como documentos de proyectos, contratos laborales y con externos, o datos personales de cada uno de los miembros del equipo de la empresa.
He aquí la evidencia de la importancia de una gestión efectiva de los documentos de la empresa que, con la transformación digital que llevamos viviendo los últimos años, se ha visto apoyada del surgimiento de diversas herramientas que ayudan en esta gestión efectiva. Por ello, en este artículo daremos a conocer esa importancia, además de sus ventajas y beneficios. ¿Estás preparado?
El software de gestión de documentos como pilar fundamental de tu negocio
La gestión documental es un proceso para organizar, almacenar y recuperar los archivos propios de una empresa concreta. En otras palabras, la gestión documental en una empresa se refiere al conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar, compartir y mantener la información y documentos de la organización de manera eficiente y segura. Este proceso abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su eventual archivo o eliminación.
Es tanta su importancia que, como en artículos anteriores, cabe mencionar que este proceso era y es un pilar fundamental en el ámbito empresarial, tanto que con el paso del tiempo ha sido capaz de adaptarse a los cambios que trajo consigo la digitalización.
Normalmente en las empresas siempre se le da importancia al archivo, pero ese protagonismo también se le debe dar a su herramienta, el software de gestión documental que nos permite mantener controlada y centralizada toda esa información de suma importancia durante todo el ciclo de vida del documento.
De este modo, al tener todo bien estructurado conseguimos que las empresas tengan todos los datos localizables, con lo que el proceso de recuperación conlleva mucho menos tiempo efectivo del día.
Gracias al empleo de los softwares de gestión documental conseguimos que las empresas sean más rápidas, es decir el manejo de los datos será más efectivo lo que nos ayuda a reducir costes, tiempos a la vez que ganan seguridad y productividad en sus resultados.
¿Quieres conseguir que tus datos sean alojados en una nube segura? Sigue los pasos que te mostramos a continuación para implementar un software de gestión de documentos que se adecúe a tus objetivos y valores empresariales:
- En primer lugar, crea un plan para migrar digitalmente todos los documentos del archivo de tu empresa, ten en cuenta su naturaleza y utiliza las tecnologías necesarias para su correcta transformación (escáner, fotografías, entre otros).
- Una vez tenemos todo el archivo digital, debemos empezar a buscar la herramienta de gestión que mejor se adecúe a tus necesidades y que permita un almacenamiento totalmente seguro y organizado. Además, el software de gestión documental debe contar con:
- Un potente sistema de centralización que se apoye en funciones de indexación y metadatos para que la búsqueda y recuperación sea lo más efectiva posible.
- Medidas de seguridad fuertes: copias de seguridad regulares y un buen control de acceso basados en la jerarquía impuesta en la empresa.
- Un buen establecimiento de normas y políticas de retención y disposición que definan el ciclo de vida del documento digital, para asegurar su conservación a largo plazo y el consecuente cumplimiento normativo.
- La implementación va de la mano de la formación del personal que va a estar en constante contacto con el software de gestión documental, que el equipo esté capacitado para adaptarse a la nueva herramienta es fundamental para garantizar su eficacia.
- Por último, el software de gestión documental garantiza su mantenimiento y actualización constante para que toda la información que esté alojada siempre esté segura.
La importancia del software de gestión de documentos en tu empresa. 8 motivos
Un software de gestión documental es importante para una empresa por varias razones fundamentales que afectan tanto a la eficiencia operativa como a la toma de decisiones. Hay muchos motivos para justificar su importancia, pero en este artículo te mostramos los 8 más importantes: razones clave:
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Organización y almacenamiento eficiente de documentos
Un software de gestión documental permite organizar y almacenar documentos de manera sistemática, lo que nos facilita la recuperación rápida y precisa de la información cuando es necesaria, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de pérdida o extravío de documentos importantes.
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Acceso rápido a la información
Un software de gestión de documentos facilita el acceso rápido y fácil a la información necesaria. De este modo, los empleados pueden buscar y recuperar documentos de manera eficiente, lo que mejora la productividad y evita retrasos en las tareas cotidianas.
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Colaboración y comunicación mejorada
Los sistemas de gestión documental permiten la colaboración en tiempo real, gracias al uso de este tipo de herramientas los equipos pueden trabajar en documentos de forma simultánea, realizar comentarios y ediciones colaborativas, lo que mejora la eficiencia y la calidad del trabajo en equipo.
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Cumplimiento normativo en vistas de la normativa vigente
Un software de gestión documental puede ayudar a cumplir con regulaciones y normativas específicas de la industria. Las garantías de actualización constantes de la aplicación nos garantizan un seguimiento de los cambios normativos y nos permite asegurarnos de que los documentos estén actualizados y en conformidad, la empresa reduce el riesgo de sanciones y multas.
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Seguridad de la información
La gestión documental proporciona funciones de seguridad para proteger la información sensible y confidencial. Los softwares de gestión documental suelen incluir controles de acceso, cifrado y auditoría para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a ciertos documentos.
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Ahorro de espacio físico
Este es uno de los puntos más llamativos de la digitalización, el ahorro de espacio en la oficina. De este modo, con la digitalización de documentos se reduce la dependencia de archivos físicos, liberando espacio de oficina y reduciendo los costes asociados con el almacenamiento y la gestión de archivos en papel.
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Mejora significativa en la toma de decisiones
Al contar con acceso rápido y preciso a la información relevante, los líderes empresariales pueden tomar decisiones más informadas. La capacidad de análisis y la generación de informes proporcionados por algunos sistemas de gestión documental también contribuyen a una toma de decisiones más estratégica.
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Respaldo y recuperación de datos
Los sistemas de gestión documental suelen incluir funciones de respaldo y recuperación, lo que garantiza la disponibilidad continua de los documentos incluso en situaciones de pérdida de datos.
En resumen, un software de gestión documental es una herramienta esencial para mejorar la eficiencia operativa, garantizar el cumplimiento normativo, facilitar la colaboración y respaldar la toma de decisiones informadas dentro de una empresa.
Aunque conocemos los pasos para su implementación y todos los motivos expuestos en este artículo, es muy relevante darle la importancia y el peso que tiene esta área en la empresa. Un correcto empleo e implementación de un software de gestión de documentos requiere de una buena planificación donde la elección de la herramienta y sus medidas de seguridad deben garantizar un éxito tanto a corto como a largo plazo.
El plan de digitalización de la empresa es tan importante como su implementación por ello sigue los pasos y garantiza que tus documentos siempre estén seguros y localizables por todos los miembros de la empresa.
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