La transformación digital en creciente auge está imponiendo una serie de normas a las empresas que quieren dejar huella en la sociedad que vivimos actualmente. Las empresas, tanto las nuevas como las ya existentes, deben tener muy en cuenta su presencia en el mundo digital.
Es por esto por lo que la importancia de la digitalización de empresas y, en concreto, de las estrategias de gestión de proyectos se ha convertido en un quebradero constante de ver quién es más eficiente usando las mejores herramientas.
Cuando un equipo ejecuta un proyecto, lo primero que debe tener en cuenta es qué métodos y herramientas va a elegir para hacerlo más eficiente y efectivo, siempre dentro de las capacidades y presupuesto del equipo. Pero, con tantas herramientas disponibles ¿cómo saber cuáles son las mejores?
Sigue leyendo y descubre qué es un software de gestión de proyectos, sus beneficios y consejos para saber cuál encaja más con la estructura de tu empresa. ¿Preparados?
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
La gestión de proyectos de una empresa normalmente se basa en la selección de una serie de herramientas que ayudan a agilizar procesos como la planificación, la organización, la gestión documental o la comunicación tanto interna como externa de la empresa. En general, el principal objetivo es aumentar la productividad y la colaboración entre los diferentes equipos de la organización.
Por su definición, un software de gestión es una herramienta diseñada para ayudar a planificar, organizar y gestionar tareas y recursos asociados a un proyecto específico. Estos programas son utilizados por equipos y organizaciones para facilitar la colaboración, mejorar la eficiencia y asegurar que los proyectos se completen en tiempo y forma. Además de:
- Mejoras del trabajo en equipo y en el reparto de tareas en función de cada rol
- Actualizaciones en tiempo real a las que se puede acceder desde donde y cuando quieras
- Aumento considerable de la productividad y del trabajo en equipo
- Clientes contentos y satisfechos con los servicios que ofrecen
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Factores que intervienen en la elección de una herramienta de gestión de proyectos
Saber por dónde empezar en ocasiones puede ser difícil, por ello vamos a hablar de los factores que intervienen y dificultan la elección de las herramientas para la gestión de proyectos.
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Variedad
Existe una amplia variedad de herramientas de gestión de proyectos en el mercado, cada una con sus propias características, ventajas y desventajas. La abundancia de opciones puede hacer que sea difícil determinar cuál es la mejor para las necesidades específicas de un equipo o proyecto.
Por ello, es importante tener muy en cuenta cual es la misión, visión y objetivos de la empresa a la hora de elegir qué herramienta encaja mejor en la organización.
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Tamaño y complejidad del proyecto según necesidades
La escala y complejidad de un proyecto pueden influir en la elección de la herramienta de gestión. Algunas herramientas son más adecuadas para proyectos pequeños y simples, mientras que otras están diseñadas para proyectos grandes y complejos.
Lo que funciona para un proyecto puede que no funcione para otro, de este modo crece la dificultad de encontrar una herramienta que se adecue a la perfección al enfoque elegido para la realización del proyecto.
Hay que tener bien claro que cada equipo tiene necesidades y preferencias específicas, por ello es importante elegir una herramienta que funcione bien para un equipo puede no ser la mejor opción para otro. Es importante considerar las características que son más relevantes para el equipo y el proyecto en cuestión.
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El presupuesto es limitado
Se debe tener en cuenta que el precio de estas herramientas varía en función de su complejidad. Encontramos varios niveles: gratuitos o por suscripción.
Por un lado, las herramientas gratuitas sirven para cubrir algunos de los aspectos más básicos de la empresa, ya que el resto de sus funciones están limitadas. Por otro lado, encontramos los modelos por suscripción (según qué software será más barato o caro) que sí nos ofrecen ese abanico abierto de funcionalidades según los objetivos de la empresa.
En definitiva, pesa mucho el presupuesto que tenga el negocio, por lo que se descartarán aquellas herramientas que se salgan del presupuesto en primera estancia, pero siempre haciendo balance de lo que realmente merece la pena y puede mejorar considerablemente la gestión del proyecto.
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Necesidad de formación
Algunas herramientas pueden tener una curva de aprendizaje pronunciada, lo que significa que puede llevar tiempo y esfuerzo para que los miembros del equipo se familiaricen y aprovechen al máximo todas las características de la herramienta. Es decir, introducir una nueva herramienta desconocida por la gran mayoría de la empresa puede resultar bastante complicado, ya sea porque a algunos les cueste más adaptarse y aprender sus funcionalidades o sean más reacios al cambio.
Esto requiere de tiempo y esfuerzo por todos, de este modo es posible que la empresa deba formar a algunos de los miembros de cada equipo para que conozcan la efectividad de la herramienta y transmitan su conocimiento al resto del área.
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Integración con otras herramientas
Lo más probable es que la empresa ya cuente con algunas herramientas de gestión como las herramientas de comunicación, gestión documental o de control horario.
De este modo, es necesario que lo nuevo sea compatible con otras herramientas y sistemas que el equipo ya esté utilizando, ya que la falta de integración puede llevar a una experiencia de usuario menos fluida y a la duplicación de esfuerzos. Si se compatibilizan bien se garantiza un buen flujo de datos entre las diferentes herramientas y equipos.
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Deben ser flexibles y tener posibilidad de actualizarse
A medida que evoluciona un proyecto, las necesidades de gestión pueden cambiar. La herramienta seleccionada debe ser lo suficientemente flexible en cuanto a personalización, nuevas integraciones y adaptabilidad a distintos métodos de gestión de proyectos para adaptarse a estos cambios sin afectar negativamente la productividad del equipo.
Es muy importante tener en cuenta que las herramientas de gestión de proyectos tengan posibilidad de actualizarse según las necesidades crecientes de la empresa, por ello se incide tanto en la importancia de buscar una herramienta de gestión que sea lo más adaptable posible a la organización. Estas actualizaciones deben ser periódicas y para ello deben contar con un buen soporte técnico que respalde cualquier incidencia.
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada?
Para abordar estos desafíos, es recomendable realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades del equipo y del proyecto antes de tomar una decisión. La prueba de diferentes herramientas y la obtención de comentarios de los miembros del equipo también pueden ser pasos útiles en el proceso de selección.
De este este modo, a la hora de elegir las herramientas de gestión para el proyecto se tendrá en cuenta:
- El tamaño de la empresa y el proyecto
- La complejidad del proyecto
- El presupuesto
- Los requisitos y objetivos específicos
Hay que tener muchísimos factores en cuenta a la hora de realizar, gestionar y finalizar un proyecto en la empresa y por ello recae tanto protagonismo en las herramientas de gestión de proyectos.
En definitiva, se debe elegir para el proyecto la herramienta que mejor ayude a coordinar de manera eficiente y efectiva los recursos que se disponen, realizando un trabajo en tiempo real con un riesgo mínimo de error. Que además sea muy fácil de usar, cuente con una infinita variedad de funcionalidades y tenga un buen sistema de planificación tanto de turnos como de tareas.
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