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Cómo funciona la firma digital de contratos y cómo implementarla

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En los últimos años, el avance tecnológico ha llevado a un aumento significativo del uso de herramientas digitales tanto por parte de personas como de empresas. Esto ha facilitado la realización de muchos trámites desde casa. Las relaciones laborales también se han visto afectadas por este avance. En la actualidad, empresarios y trabajadores realizan sus labores cada vez más a través de medios electrónicos, dejando atrás los métodos tradicionales.

 

Cómo funciona la Firma Digital en Contratos

La firma digital es un método cada vez más común para autenticar y validar documentos digitales en entornos laborales. En ciertos casos específicos, se vuelve obligatorio contar con una firma electrónica cualificada, la cual está vinculada al certificado digital.

A pesar de avanzar cada vez más hacia trámites online en los últimos años, el confinamiento marcó un punto clave al impulsar los medios digitales, demostrando su capacidad para agilizar tareas y simplificar trámites, aspectos que profundizaremos más adelante.

Aunque la firma digital en contratos es menos utilizada en comparación con otros contextos, sigue el mismo principio fundamental, aunque su implementación en el documento electrónico puede variar según el software empleado para tal fin. En líneas generales, el proceso se desarrolla de la siguiente manera:

En primer lugar, se redacta el contrato, asegurándose de incluir todos los datos necesarios, siguiendo un formato similar al de su versión impresa. Después, el documento se envía al empleado correspondiente para que pueda acceder y proceder a firmarlo digitalmente, utilizando una solicitud específica que facilita este procedimiento.

Una vez que el destinatario recibe el documento, tiene la posibilidad de consultar o descargar el archivo, proporcionando los detalles requeridos, como nombre y firma, utilizando un ordenador o dispositivo móvil.

Luego, se procede a la aprobación de los términos, condiciones y aspectos relativos a la protección de datos. Una vez completado este paso, el documento es remitido de vuelta a la empresa.

Finalmente, se notifica al remitente sobre la disponibilidad del documento firmado. Además, estas notificaciones también pueden ser enviadas de manera inversa, es decir, para informar o recordar a aquellos que deben realizar la firma en el documento.

 

Cómo implementar la firma digital

Ahora que sabes qué es la firma digital seguramente te surgirá la pregunta de cómo tú también puedes implementar la firma digital en tu empresa. Te lo explicamos aquí con 5 simples pasos:

  • Analiza las necesidades empresariales

Es crucial priorizar el estudio detallado de las necesidades de tu empresa como punto fundamental en este proyecto. Para ello, resulta esencial considerar varios aspectos clave: la dimensión del negocio, el flujo de firmas de documentos previsto, la conformidad legal y la seguridad.

Este enfoque implica que la empresa tenga una comprensión clara de su proyecto. Es decir, una definición precisa del proyecto estructura todos los aspectos posteriores y sus requerimientos. Esto abarca no solo el presupuesto y los objetivos, sino también otros elementos. 

Por ejemplo, dentro de los documentos susceptibles de ser formalizados mediante firma digital, se encuentran: Contratos de trabajo, diversos tipos de contratos laborales, Acuerdos de confidencialidad o documentación para la prevención de riesgos laborales.

  • Elige el tipo de firma digital apropiado

En la elección del tipo de firma digital adecuada, es fundamental considerar las diferentes opciones disponibles, como la firma digital simple, avanzada y calificada.

Se sugiere priorizar el uso de la firma electrónica avanzada en primera instancia, dado que garantiza la identificación inequívoca del firmante, a diferencia de la firma digital simple, que podría propiciar errores. Por otro lado, no se aconseja la utilización de la firma calificada debido a las barreras restrictivas que podrían entorpecer el proceso de bienvenida del nuevo recluta. 

Sin embargo, la firma calificada debe emplearse en situaciones en las que sea obligatoria por ley. Es importante seleccionar cuidadosamente el tipo de firma digital para garantizar la eficiencia y evitar posibles complicaciones durante el proceso de incorporación.

  • Selecciona el software adecuado para la firma electrónica

Una vez que has delineado claramente tu proyecto y elegido el tipo de firma digital más apropiado para tu negocio, es el momento de seleccionar el software para implementar el sistema de firmas digitales.

Es crucial considerar que el software elegido cuente con evidencias documentales, como aprobaciones por expertos independientes o por el Ministerio del país correspondiente. En este sentido, la elección más apta sería implementar un Software SAS, un sistema o software diseñado específicamente para gestionar y automatizar diversas funciones y procesos relacionados con la gestión de empleados y recursos humanos en una organización.

Utilizar un SAS implica centralizar todos los procedimientos relacionados con los Recursos Humanos, permitiendo la automatización de procesos como la contratación de nuevos talentos y toda la documentación asociada. Esta herramienta apoya la digitalización de la empresa, un paso fundamental en un mercado competitivo, agilizando el proceso de integración de nuevos talentos para que puedan iniciar su formación inicial lo más pronto posible.

  •  Implementación del software de gestión de Recursos Humanos

Una vez elegido el programa que mejor se ajusta a los objetivos de la empresa, es el momento de llevar a cabo su implementación. Este paso es crucial para evaluar si el software cumple con las expectativas en lo referente al sistema de firmas digitales y para capacitar a todos los equipos de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por la herramienta.

  • Capacitación del equipo humano

Dentro del software de gestión, se debe tener configurado el organigrama empresarial, los flujos de comunicación, los roles y las tareas asignadas, además de haber integrado toda la información necesaria para un desempeño eficaz en las labores.

La implementación de la solución de firma electrónica a través de estas herramientas no se limita únicamente a un aspecto tecnológico. Es crucial considerar al equipo humano y comprometerse en el proceso para asegurar que la adopción de las nuevas tecnologías no represente un obstáculo, sino que se convierta en un recurso aliado.

Es esencial llevar a cabo un proceso de capacitación adecuado para el equipo, organizando reuniones si es necesario, para garantizar un uso óptimo de estas herramientas. Esto permitirá que los empleados se familiaricen y se sientan cómodos con las nuevas tecnologías, potenciando su integración en el día a día laboral y maximizando sus beneficios.

 

Conclusión

La firma digital como muchas otras herramientas nuevas se vio introducida mayoritariamente durante la época de la pandemia. Es un nuevo paso hacia la modernización de las empresas que ofrece muchas ventajas y hace que la firma de documentos sea un proceso incluso más sencillo de lo que fue antes. Si quieres informarte más sobre herramientas digitales, visita Occam y descubre todo lo que hay que saber sobre los procesos empresariales.

Dayfice Software recursos humanos

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