Cómo renovar contratos siendo partner de HubSpot

Descubre el proceso para renovar los contratos de tus clientes como partner de HubSpot

El Solutions Partner Program facilita los trámites que tienen que gestionar los socios con sus clientes para mejorar la experiencia de ambas partes con HubSpot. Uno de ellos es la renovación de contratos, algo fundamental para que los partners continúen las relaciones profesionales con sus clientes a través del software de la plataforma.

Además, tal y como asegura HubSpot Academy, “la renovación también es una oportunidad para ampliar un acuerdo, agregar más productos y servicios o abordar cualquier pregunta o inquietud que pueda tener el cliente”. Cabe destacar que, durante los procesos de renovación, siempre estarás asistido por un mánager de renovación que te asigne HubSpot.

Por otro lado, las renovaciones que realices como partner de HubSpot pueden ser de dos tipos:

• Renovación de tu prestación de servicios con un cliente.
• Renovación de tu suscripción a HubSpot y la de tus clientes.

A continuación, desde OCCAM te explicamos cómo analizar las renovaciones con tus clientes y cómo se gestiona este trámite en el portal de HubSpot.

Analizar la renovación con los clientes en el panel

Para empezar, estudiemos algunos pasos rápidos que debes realizar al principio de una renovación:

1. Elige al responsable de la comunicación. El responsable asignado será el encargado de estar en contacto con el cliente durante el proceso de renovación de su suscripción al software. Este puede ser un profesional de HubSpot (aparece como la opción predeterminada) o un miembro de tu empresa. Más adelante veremos qué implicaciones tiene cada alternativa.
2. Comprueba que los datos de contacto sean correctos. Se trata de revisar si el contacto principal que tiene registrado HubSpot sigue siendo válido. Esta persona es la elegida por tu cliente para recibir comunicaciones vía email sobre la renovación. Para comprobar los datos, accede a: Portal > Cuenta y facturación > Información de la empresa > Contacto principal.
3. Revisa los cambios producidos en el contrato o en los precios. Desde la lista de clientes, haz clic en el nombre de uno de ellos y consulta en la barra lateral los términos actuales. Ahí aparece información sobre la facturación y el contrato general, por lo que deberías comprobar qué cambios se han producido para que tu empresa y tu cliente estéis al tanto.
4. Ten en cuenta los plazos de renovación. La fecha más importante es la fijada para hacer efectiva la renovación. Esta delimita el plazo máximo para que un cliente decida darse de baja o negociar algunas cláusulas, pues a partir de esa fecha se aplicarán directamente los términos de la renovación.

¿A quién elegir como responsable de la comunicación?

Para acceder a esta herramienta, haz el siguiente recorrido: Panel > Lista de clientes > Renovaciones > Responsable de comunicación. Ahora, veamos las diferencias de seleccionar una u otra opción:

• HubSpot. En caso de que decidas elegir al equipo de HubSpot como responsable de la comunicación, este tiene diseñado un cronograma de contacto. De esta forma, el mánager de renovación envía múltiples correos informativos al cliente con 75 días de antelación a la fecha final. En ellos se incluyen datos como el cambio de precio de la suscripción.
• Partner. En la mayoría de los procesos de renovación, el encargado de la comunicación es HubSpot, pero esto no tiene por qué ser así. Si tú como partner decides mantener esta interacción con el cliente, deberás informarle sobre los posibles cambios producidos en el contrato respecto a los descuentos, la fecha de renovación o la fecha límite. Lo ideal es que organices una reunión con el cliente para poder conversar sobre todo esto. Por otro lado, en caso de que acordéis alguna modificación en los términos, tendrás que trabajar con tu mánager de renovación.

¿Qué es el nivel de contactos y por qué debes revisarlo con tu cliente?

Otro elemento que debes tener en cuenta en las renovaciones es el nivel de contactos. Esto hace referencia al número de contactos que un cliente puede registrar como máximo en su base de datos de HubSpot. También establece el límite de correos electrónicos que puede enviar en un mes, que equivale a 10 veces el número de contactos.

El nivel de contactos se decide en el contrato, por lo que es importante revisarlo antes de hacer efectiva una renovación. Ten en cuenta que, si un cliente no cumple estos límites, sufrirá un aumento del precio. Para controlar el nivel de contactos, accede a la sección “Cuentas y facturación” del portal de tu cliente o sigue leyendo para conocer la otra vía disponible.

Gestionar las renovaciones de contratos en el panel

Lo primero que necesitas es acceder al panel de “Renovaciones”. Veamos cómo:

1. Desde la página principal de tu portal de usuario de HubSpot, pincha en la opción “Partner” que aparece en el menú superior. En el desplegable, haz clic en “Panel”.
2. Ahora estás en la lista de clientes. En el lado izquierdo de la pantalla, hay una ventana denominada “Resumen”. Pincha en la opción “Renovaciones”.
3. Aquí encontrarás una tabla con los siguientes datos: el nombre de tus clientes con los que próximamente tienes que gestionar una renovación, el responsable de la comunicación, los productos a renovar, la fecha tope, el precio de la suscripción mensual actual y el precio de renovación.

Ahora, para gestionar la renovación con un cliente en particular, haz clic en su nombre. Así, te aparecerá una barra lateral con las siguientes ventanas:

• Detalles del cliente. Aquí encontrarás información de la empresa, los empleados de tu empresa con acceso a ella, las suscripciones del cliente y un análisis de sus niveles de contactos.
• Renovaciones. Aquí puedes modificar quién es el responsable de la comunicación, así como acceder al centro de cotización del cliente pinchando en “Ver opciones de renovación”.

¡Listo! Ahora ya conoces los elementos fundamentales para renovar contratos como partner de HubSpot. Recuerda mantener siempre una comunicación fluida con tu cliente sobre este proceso, tener un control de la fecha de la renovación y gestionar posibles modificaciones en los términos según la experiencia anterior de tu cliente con la plataforma.