Son cada vez más las organizaciones que se están dando cuenta de la importancia que tiene la gestión del conocimiento en el ámbito empresarial. En la gran mayoría de los casos, la falta de eficiencia en una estructura interna entorpece la comunicación entre departamentos y ralentiza los procesos. Por eso muchas empresas han comenzado a desarrollar sus propias intranets corporativas.
Hoy en día, las intranets corporativas son más fáciles de navegar, más atractivas y estéticamente más agradables que nunca. Son plataformas completas de contenidos y comunicación interna para todos los empleados que ofrecen infinitas ventajas a una organización.
Pero, ¿Qué es exactamente una intranet corporativa y por qué necesitas desarrollarla en tu negocio?
¡Hoy te lo contamos todo!
¿Qué es una intranet corporativa?
Una intranet es una red privada dentro de una empresa que se utiliza para compartir información y recursos informáticos de forma segura entre los empleados. Una intranet también puede utilizarse para trabajar en grupo y realizar videoconferencias.
Las intranets fomentan la comunicación dentro de una organización. Permiten a los empleados acceder fácilmente a información importante, enlaces, aplicaciones, formularios y bases de datos de la empresa. Para mantener la seguridad de la intranet, se suele utilizar una base de datos que incluye todos los nombres de usuario de los empleados que tienen acceso a la red.
La función principal de la intranet es organizar la información que cada empleado necesita para realizar su trabajo y garantizar que esté fácilmente disponible. También permite compartir datos fácilmente a nivel interno entre todas las personas que trabajan para la empresa, independientemente de su ubicación.
Características de la intranet corporativa
Estas son algunas características clave que debe incluir una intranet corporativa:
- Constructor de páginas: Es esencial contar con una herramienta de creación de páginas para generar páginas de incorporación individuales para los nuevos empleados. Se utilizará para actualizar las páginas de la intranet de la empresa cuando los empleados alcancen hitos en su carrera.
- Directorio de la empresa: En algunas empresas es difícil que todos los empleados se conozcan personalmente. La intranet permite a los usuarios buscar compañeros por nombre, cargo, departamento y ubicación. El usuario puede encontrar la información de contacto y una breve biografía en los resultados de la búsqueda.
- Función de búsqueda: La intranet debe incluir una función de búsqueda para que los usuarios no pierdan tiempo buscando plantillas de documentos de uso común, como contratos, informes, estudios de casos, etc. La función de búsqueda va a mostrar a los usuarios si el documento que buscan está en un archivo adjunto a un correo electrónico o en un archivo del sistema de gestión de contenidos (CMS).
- Noticias de la empresa: El feed de noticias de la empresa mantiene a todos informados de los acontecimientos de la empresa y del sector.
5 razones por las que tu empresa necesita una intranet corporativa
Una intranet corporativa es clave en las empresas actuales, independientemente de su tamaño, por eso podemos compartir con confianza 5 razones por las que tu empresa necesita una:
#1 Aumento de la productividad del equipo
Una comunicación ineficaz afecta a la productividad del equipo. Disponer de una plataforma de comunicación dedicada a los empleados agiliza el intercambio de información.
Una intranet ayuda a:
- Reducir el uso del correo electrónico: ¿sabía que un empleado medio dedica 3,1 horas al día al correo electrónico? Una intranet ofrece opciones más atractivas para compartir información en toda la empresa.
- Permitir respuestas más rápidas a problemas pequeños y medianos: las preguntas frecuentes, el servicio de asistencia y los recursos están al alcance de todos en un solo lugar.
- Facilitar la búsqueda de información: una intranet es una herramienta de gestión del conocimiento que evita la sobrecarga de información.
- Proporcionar acceso a tu equipo a todas las herramientas e información que necesitan para desempeñar eficazmente su trabajo.
#2 Colaboración más sencilla
En los últimos años, el uso de herramientas de colaboración ha aumentado considerablemente. Y no es de extrañar, debido al incremento masivo del trabajo remoto e híbrido. Pero tanto si tu equipo está en la misma ubicación como si no, una intranet corporativa hace posible que tu equipo pueda:
- Comunicarse libremente: los empleados pueden compartir noticias de la empresa, y las integraciones con Microsoft Teams hacen que las conversaciones sean más fluidas.
- Intercambiar ideas fácilmente: especialmente si la intranet de tu empresa cuenta con una herramienta dedicada a la gestión de ideas.
- Compartir documentos: todos los departamentos pueden almacenar documentos clave, como políticas de RR.HH. y guías de usuario.
- Trabajar conjuntamente en tiempo real: Con una intranet los empleados pueden colaborar en tiempo real.
- Interactuar con diferentes equipos y permanecer al tanto sobre en qué está trabajando cada empleado.
#3 Una sólida cultura de empresa
La facilidad de colaboración y comunicación fomenta un entorno para que tu equipo interactúe y se conozca, especialmente si:
- Incorporas un elemento social en tu intranet: Desde los feeds de las redes sociales hasta la recreación de conversaciones, la intranet proporciona a tu equipo un espacio social.
- Utilizas la intranet como espacio para publicar noticias y anuncios: Evita que se pierdan en bandejas de entrada desbordadas y publícalos donde los empleados vean el mensaje.
- Difundes la cultura de la empresa: Mantén viva la cultura y traslada los mensajes corporativos a la intranet.
- Reconoces a los empleados y a los equipos: Da la enhorabuena y mantén a todo el mundo en la empresa al tanto de sus logros.
#4 Asegurar la gestión del conocimiento
En una era de sobrecarga de información, la intranet corporativa es una única fuente de verdad para toda la información de la empresa. Proporciona un lugar central para almacenar todos los documentos de la empresa, siempre actualizados y a los que puede acceder cualquier miembro del equipo.
¿Por qué es tan importante?
- Garantiza que la rotación de personal no afecte al acceso a los conocimientos.
- Los empleados encuentran la información que necesitan para realizar su trabajo, sobre todo con herramientas como la búsqueda de ayuda.
- Ofrece un espacio seguro tanto para tus empleados como para la empresa.
#5 Una plantilla comprometida y conectada
Una intranet corporativa bien diseñada y moderna transforma la experiencia de los empleados para promover la eficiencia, el crecimiento, la innovación y la conexión, todos estos ingredientes clave de una plantilla comprometida.
¿Quieres mejorar la gestión de tus empleados? ¿Manejar las tareas de tu empresa de una manera mucho más eficiente? ¿Promover la comunicación interna en tu organización? Estos son sólo algunos de los grandes beneficios de adoptar una intranet corporativa en tu empresa. Imagínate todo lo que puedes conseguir con esta plataforma y hazlo realidad. Está todo en tus manos. 
