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¿Qué es un Content Management System (CMS)?

Las siglas CMS hacen referencia a Content Management System, cuya traducción literal al castellano es Sistema de Gestión de Contenidos. No obstante, puede resultar un término un poco ambiguo sin una explicación más profunda. 

En qué consiste un CMS 

Un CMS es un software. Es decir, un sistema informático, cuyas funciones son crear y permitir el funcionamiento de un sitio web. Es, por decirlo de una manera sencilla, una plantilla con muchas variedades y adaptabilidades que puedes usar si quieres crear una página web, sea de lo que sea (Blog, tienda online…) 

Es el esqueleto informático de tu sitio web, que surge para cubrir las necesidades de tipo estructural. El CMS permite prescindir de conocimientos de programación, extensiones o de códigos códigos de front-end y back-end, entre otros. Todo esto se traduce inmediatamente en una mayor accesibilidad al negocio online, así como ahorro en tiempo y costes. No es necesario contratar a grandes especialistas en programación que tardarían semanas en crear y optimizar una web desde cero, sino que solo es necesario contar con una persona o pequeño equipo con conocimientos en CMS y que conozca cuáles son tus objetivos, gustos y tipo de CMS que estás buscando. En esencia, convierte la gran parte del trabajo que debería hacerse manualmente en un conjunto de acciones y funciones automatizadas y crea la interfaz donde se aloja el sitio. 

Al igual que ofrece un esqueleto que favorece la creación, el CMS es de gran ayuda para el manejo, la organización y el mantenimiento de la web una vez creada. En algunos casos, además de los cometidos propios, el CMS hace las funciones de hosting y simplemente debes vincular el dominio de tu web. 

El CMS es un derivado del EMS (Enterprise Content Management), la única diferencia que crea la división terminológica es erradicar del CMS la connotación necesaria de empresa, pudiendo aplicarse a otros ámbitos diferentes. 

El CMS está formado por dos elementos principales: El CMA (Content Management App), que permite al gestor de la web crear, modificar y eliminar el contenido sin utilizar el lenguaje HTML y el CDA (Content Dispenser App) que dispensa y actualiza el sitio web. 

Características del CMS

Estas son algunas de las características más básicas con las que cuenta un CMS 

  • Publicación basada en Web: Publicar y subir de contenido administrado por el CMS 
  • Edición de texto y códigos web: Cuenta con un editor de contenido online.
  • Indexación: Compartimentación y organización del contenido de manera personal y adaptada a las necesidades y gustos de cada gestor. 
  • Revisión: Revisión del contenido antes de su publicación, borradores y vistas previas. 
  • Búsqueda: barras de búsqueda que hagan la página lo más accesible y dinámica posible para el usuario
  • Recuperación de la información: El CMS permite hacer copias de seguridad de la página para que, en caso de fallo, no se pierda todo lo trabajado. Son estas copias, además, las que deben utilizarse si se desea en algún momento cambiar a otro CMS que se ajuste mejor a las necesidades particulares. 
  • Análisis y control de las estadísticas. ya sean estas ventas, visitas o likes así como monitorización de KPI e informes sobre rendimiento, 
  • Optimización SEO: El CMS permite crear caminos de conversión, landing page, interlinking, etc. 
  • Además de otros recursos adicionales que se pueden añadir en función de las necesidades (plugins, extensiones, temas)...

Funciones del CMS 

  • Crea y gestiona los contenidos de una página web. 

Como habíamos dicho, el CMS es principalmente una herramienta de creación de un sitio web. Se encarga de ofrecer unas guías y pautas básicas sobre las que poder diseñar una página en internet, atendiendo al tipo de negocio que se quiera crear. Este puede ser desde un blog, hasta una tienda online. 

  • Distribuye y publica los contenidos  y la información 

Entre las opciones de creación, se encuentra la organización de la página. El CMS se encarga de organizar el contenido, incorporando herramientas de actualización que son de las más útiles, generando que el último contenido  añadido a la web aparezca en primer lugar. Además de, por supuesto, generar menús, buscadores, barras… 

  • Permite manejar contenido y diseño de manera independiente 

Aunque un CMS ofrece un esqueleto o plantilla a través de la cual se puede crear la página a gusto del gestor, eso no implica que no deje margen al diseño y la estética. Parte de las funciones del CMS consisten en permitir al dueño de la página idear un diseño lo más personalizado posible de manera que  se puedan ver dos páginas creadas con el mismo CMS que visualmente no guardan ninguna similitud. 

  • Seguridad, resolución de fallos y soporte técnico. 

La ayuda del CMS no acaba una vez que se ha creado y terminado el diseño de la web, sino que aporta personal de mantenimiento y soporte, así como garantiza la seguridad y privacidad de usuarios y gestores. 

  • Rapidez, eficiencia y facilidad

La esencia del CMS consiste en ser una herramienta fácil de utilizar que permita prescindir de profesionales especializados y que amplíe la creación de negocios online o blogs a cualquiera que así lo desee. Una página creada a través de un CMS será, precisamente por ello, una página eficiente y a la vez sencilla, con un funcionamiento rápido producto de no necesitar un alto grado de programación. 

Sin embargo, como ocurre con el diseño, la sencillez no implica una producción en masa. Aunque se permita crear una página en tan solo unos pocos pasos y sin muchos añadidos, el CMS cuenta con multitud de herramientas que se pueden añadir al esqueleto principal para favorecer la adaptabilidad de cada negocio. Son ejemplo de ellos las diferentes áreas, landing pages, plugins, extensiones, etc. 

  • Permite el trabajo colaborativo de varios editores en el mismo momento

Lo común en un negocio, uno de los usuarios más comunes del CMS, es que participen en él varias personas. El CMS permite crear webs que sean colaborativas y permitan el acceso de varias personas al mismo tiempo en la interfaz. 

En esencia, un CMS cubre todas las necesidades de la web que ha creado, desde el momento de su primer esbozo hasta la eliminación de la misma si fuera necesario. 

Tipos de CMS

En función de la propiedad del CMS

  • De código abierto: De solución Open Source, que permiten el acceso al sistema y al código de manera libre. 
  • De propietario: desarrolladas por una empresa y distribuidas comercialmente en forma de ventas.
En función del tipo de web que se desee crear: 
  • Blogs: páginas dedicadas a la redacción de artículos y textos, con la posibilidad de añadir elementos gráficos, comentarios, compartir el contenido, etc. 
  • E-commerce: Tiendas online, uno de los objetivos de los que más se nutren los CMS. Un negocio online es una página de difícil creación que, no obstante puede facilitarse con la ayuda de un CMS
  • Foro: páginas pensadas para el chat comunitario entre usuarios sobre un tema o temas específicos. 
  • E-Learning: Páginas webs creadas con una finalidad lúdica, la nueva revolución de la enseñanza electrónica. 
  • Wiki: Otra modalidad de página que se puede crear con un CMS son las enciclopedias sociales y colaborativas. 

Como se puede observar, existen varios tipos de páginas que se pueden crear a través de CMS, y eso supone que, antes de elegir qué tipo de CMS se utilizará. Algunos ejemplos de CMS que pueden ser útiles en función del negocio que se quiera crear son: Wordpress, Hubspot, Shopify, WooCommerce o Joomla.  

Ventajas de contar con un CMS 

  • Permite el comercio online, la digitalización del negocio y con ello, la retención y captación de clientes. El paso del negocio a otro plano que aporta grandes beneficios. 
  • Permite centrarte en otros aspectos como el marketing, la estrategia, o el diseño del producto dejando a un lado la parte más mecánica y operativa. 
  • Ahorro de tiempo y facilidades es lo principal 
  • Altas prestaciones y coste cero: entre las funcionalidades destacan la creación de blogs y ecommerce. 

No obstante, para las empresas que los utilizan, requiere impartir una formación a los trabajadores para que sepan acceder con fluidez y eficiencia a la interfaz de la página, lo que electrónicamente supone saber moverse por los pasillos y entresijos de una oficina tradicional. 

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