El éxito de una empresa depende en gran medida de las herramientas que emplea el negocio para llevar a cabo sus actividades. Sin las herramientas adecuadas, como un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales, el rendimiento del negocio puede verse bastante afectado.
Conocer las características de este sistema de gestión integral es fundamental para coordinar correcta y eficazmente los distintos departamentos y procesos del negocio, ya que una de sus principales funciones es asegurar el buen funcionamiento de una empresa.
La elección e implementación de un software ERP en una organización no es una tarea sencilla, pues surgen varias cuestiones respecto a qué se debe priorizar o cuál es la mejor opción. ¿Optar por la solución más económica, más completa o más intuitiva?
Hoy te contamos las características con las que debe contar un ERP ideal y cómo implementarlo en tu negocio.
¿Qué es un ERP?
El concepto de planificación de recursos empresariales (ERP) hace referencia a un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar actividades empresariales cotidianas como la contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo, y las operaciones de la cadena de suministro. Un paquete completo de ERP también incluye la gestión del rendimiento empresarial, un software que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.
Los sistemas ERP unen multitud de procesos empresariales y permiten el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos de una organización a partir de múltiples fuentes, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan integridad de datos con una única fuente de verdad.
Hoy en día, los sistemas ERP son fundamentales para la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y sectores. Para estas empresas, el ERP es tan indispensable como la electricidad que mantiene las luces encendidas.
Características clave de un ERP
A continuación describimos las características clave con las que debe contar un sistema ERP. Hay que considerar detenidamente qué puede ofrecer un sistema ERP y qué características son las adecuadas para las necesidades de tu empresa.
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Integración
Los sistemas ERP pueden integrarse con otros sistemas empresariales para proporcionar un sistema de software completo para todo lo que hace una empresa. Podría decirse que el elemento más beneficioso de las soluciones ERP es que reúnen los datos financieros, operativos y empresariales en un único lugar para que puedas ver cómo todas tus áreas de negocio están trabajando juntas. También puedes conectar los datos de todas estas áreas para obtener una mejor visibilidad respecto a lo que funciona y lo que no, y corregirlo basándote en cifras claras y reales.
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Automatización
Otra de las principales ventajas de un sistema ERP sólido es la capacidad de automatizar diferentes operaciones dentro de una empresa. Las tareas empresariales repetitivas como las nóminas, el procesamiento de pedidos, la facturación, los informes, etc. ya no necesitan la introducción manual de datos. Al automatizar estas tareas, los empleados pueden centrarse en trabajos de mayor impacto. También disminuye el error humano que inevitablemente conlleva la introducción manual de datos.
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Contabilidad
Los sistemas ERP con funciones de contabilidad tienen la capacidad de rastrear, almacenar y analizar datos financieros como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, previsiones y presupuestos. Algunos sistemas también pueden gestionar tareas más avanzadas, como la gestión de impuestos, la gestión de activos fijos, el reconocimiento de ingresos y la conciliación multidivisa. Una solución ERP agiliza estas tareas, reduciendo el tiempo necesario para cerrar los estados financieros mensuales.
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Procesamiento de pedidos
Los sistemas ERP pueden agilizar considerablemente el procesamiento de pedidos. Por un lado, un sistema ERP ayuda a automatizar la captura de pedidos eliminando la introducción manual de datos y el enrutamiento en papel. Por otro, facilita una tramitación más rápida de los pedidos al reunir departamentos como ventas, atención al cliente y finanzas para mover los pedidos a través de la cadena de valor virtual. La automatización de la cadena de valor ahorra tiempo y agiliza la salida de los pedidos, lo que satisface a los clientes.
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Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Para que los clientes estén más satisfechos, las soluciones ERP pueden mejorar el CRM recopilando toda la información de los clientes, como contactos, historial de pedidos, órdenes de compra, estado de las perspectivas, etc., en un lugar compartido y de fácil acceso. El personal de toda la empresa puede vigilar cómo se satisfacen las necesidades de los clientes y recibir notificaciones para intervenir en distintos puntos de la cadena.
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Servicios de datos
La mayoría de los sistemas ERP pueden recopilar, rastrear y analizar datos sobre todos los aspectos de las operaciones de una empresa. Mediante el seguimiento de las métricas clave del negocio y la generación de informes con información en tiempo real, los directivos pueden corregir el rumbo más rápidamente y tomar decisiones más informadas. Los informes pueden mostrar tendencias y patrones que identifican los puntos fuertes y los puntos débiles de las operaciones.
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Gestión de la cadena de suministro
Una de las características más potentes de los sistemas ERP es la posibilidad de optimizar la gestión de la cadena de suministro. Una cadena de suministro automatizada e integrada establecerá órdenes de compra, órdenes de trabajo y órdenes de transferencia entre ubicaciones. Los datos de la cadena de suministro en tiempo real ayudan a identificar las áreas que carecen de eficiencia para que las empresas puedan controlar los procesos de inventario, logística, distribución y fabricación.
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Fabricación
Las soluciones ERP pueden agilizar los procesos de fabricación ayudando en operaciones como la planificación de productos, el abastecimiento de materias primas, la supervisión de la producción y las previsiones. También podrás seleccionar módulos que te ayuden con la gestión del montaje, la gestión de las órdenes de trabajo, el control del taller, la planificación de la distribución, el seguimiento de los productos y mucho más. Las decisiones sobre inventarios y previsiones pueden simplificarse y automatizarse.
El valor empresarial de un ERP
Es imposible ignorar el impacto del ERP en el mundo empresarial actual. Al integrar los datos y procesos empresariales en los sistemas ERP, las empresas pueden alinear departamentos separados y mejorar los flujos de trabajo, lo que se traduce en un importante ahorro económico. Algunos ejemplos de sus beneficios empresariales son los siguientes:
- Mejor conocimiento del negocio gracias a la información en tiempo real generada por los informes.
- Reducción de los costes operativos mediante la racionalización de los procesos empresariales y las mejores prácticas.
- Mayor colaboración gracias a los usuarios que comparten datos en contratos, solicitudes y órdenes de compra.
- Mejora de la eficiencia gracias a una experiencia de usuario común a muchas funciones empresariales y a procesos empresariales bien definidos.
- Infraestructura coherente desde el back office hasta el front office, con todas las actividades empresariales con el mismo aspecto.
- Mayores índices de adopción por parte de los usuarios gracias a una experiencia y un diseño comunes.
- Reducción del riesgo gracias a la mejora de la integridad de los datos y los controles financieros.
- Menores costes operativos y de gestión gracias a sistemas uniformes e integrados.
Implementación de un software ERP en tu negocio
Existen muchos tipos diferentes de ERP, y decidir cuál es el mejor para tu empresa puede resultar difícil. Por eso, cuando tengas que tomar una decisión, debes tener en cuenta que la selección de un ERP debe estar vinculada a la consecución de una serie de objetivos principales:
- Optimizar todos los recursos y procesos empresariales
- Compartir información entre los componentes de la organización
- Eliminar actividades y costes innecesarios
Una vez tomada la decisión, sólo te queda ponerte manos a la obra.
¿A qué esperas?
