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Cómo automatizar los procesos de mi empresa

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En el pasado, cuando se hablaba de automatización de los procesos de una empresa, una de las primeras preocupaciones que surgió fue que los robots acabarían realizando el trabajo por nosotros mismos. Ahora que la automatización se ha convertido en una realidad, ha roto con este estigma y ha llegado como una nueva manera de asegurar la satisfacción del cliente y aumentar la productividad  en las empresas.

Es más, hoy en día, más del 40% de las organizaciones están automatizando sus procesos y están obteniendo resultados exitosos.

Los errores humanos son parte del día a día de cualquier empresa. Por eso, todas aquellas tareas repetitivas y manuales que muchas veces se hacen pesadas, se han empezado a automatizar para mejorar la eficacia y reducir los errores que conlleva la expansión de un negocio.

¿Cuáles son algunas formas estratégicas de automatizar los procesos empresariales? ¿Qué procesos deben automatizarse primero? Sigue leyendo para saber más sobre cómo automatizar los procesos críticos de tu empresa.

¿En qué consiste la automatización de procesos?

El término "automatización de procesos" se refiere a la ejecución de procesos empresariales sin la participación directa de seres humanos. En este sentido, existen distintos niveles de automatización en función de si es necesaria la intervención directa o indirecta de los trabajadores. Para ello, es necesario utilizar diversas herramientas tecnológicas, entre las que se encuentran un amplio abanico de programas de gestión diseñados para este fin y que sirven de base para abordar un proceso de transformación digital.

El objetivo principal de la automatización de procesos es reducir costes, acelerar el tiempo de ejecución de las tareas y eliminar los posibles errores humanos que se puedan cometer.

Algunas áreas se adaptan de forma natural a la automatización completa de los procesos empresariales: Los flujos de trabajo de atención al cliente son un buen ejemplo. Un sistema automatizado puede recibir consultas, analizar el problema, dirigir al cliente al recurso adecuado y, en muchos casos, ayudarle a encontrar la solución sin necesidad de hablar con un empleado. La inteligencia artificial se encarga de todo el proceso, de principio a fin.

Ventajas de la automatización de procesos

Reconocer las ventajas de la automatización de procesos hace que la considerable inversión inicial en este proceso merezca la pena. Los resultados son beneficios tanto a corto como a largo plazo. 

Aquí te dejamos las ventajas principales de la automatización de procesos empresariales:

  • Reducción de pérdidas de tiempo y costes

Algunos procesos dentro de una empresa son esenciales, pero cuando se realizan manualmente se convierten en pérdidas de tiempo y los errores causados por la intervención humana pueden costar mucho dinero a la empresa. Al automatizar estos procesos, se garantiza que se dedique menos tiempo a estas tareas y se eliminan los errores humanos, lo que ahorrará dinero.

Los costes asociados a la intervención humana van más allá de los errores. Algunas de estas tareas suponen horas extras que hay que pagar. Con la automatización, este es un coste que te puedes ahorrar.

  • Mayor eficacia y seguridad

Cuando se automatizan tareas repetitivas que de otro modo requerirían tiempo, paciencia y trabajo manual, se avanza más rápido, se reducen las ineficiencias y se ahorra tiempo. Incluso si sólo se automatiza una parte de un proceso empresarial, se crean oportunidades para que el tiempo y el esfuerzo de los empleados se utilicen de mejor manera.

Además, la automatización asegura que la ejecución de estas tareas empiecen a realizarse de acuerdo con los criterios preestablecidos por la empresa, evitando de esta manera la discrecionalidad.

  • Seguimiento eficaz de las tareas

Los sistemas automatizados están programados para actualizar los informes de estado en cada fase del proceso, por lo que no es necesario llamar a otro departamento para saber cuál es el progreso de una tarea concreta. Un cuadro de mandos visible mostrará automáticamente los informes de progreso para que no haya confusión sobre quién está gestionando qué y hasta dónde ha llegado.

  • Comunicación eficaz

La automatización de los procesos agiliza la comunicación. La comunicación es un problema importante en las empresas, ya que algunos mensajes pueden no llegar al destinatario previsto o pueden entregarse utilizando el medio equivocado. La automatización garantiza una comunicación ágil al disponer de un medio de comunicación específico y mostrar claramente el estado de un mensaje.  Se evitan situaciones en las que una persona no recibe un mensaje porque se envió por texto o la respuesta se entregó verbalmente y alguien olvidó transmitirla.

  • Es más fácil cumplir los plazos

Gracias a la facilidad de seguimiento y a la mejora de la comunicación, es más sencillo ver hasta qué punto un plazo es realista y si una tarea se terminará en el tiempo previsto. Esto puede permitir introducir mejoras para garantizar que las tareas se completan en el plazo previsto.

  • Satisfacción del cliente

El mayor beneficio es la satisfacción del cliente. Los clientes obtendrán lo que quieren más rápidamente y estarán seguros de que lo que recibieron la última vez será lo mismo que recibirán esta vez. Si los clientes están satisfechos, volverán y probablemente animarán a otros a acudir al negocio, lo que se traducirá en más beneficios para la empresa.

¿Cómo automatizar los procesos de mi empresa?

La automatización de los procesos depende directamente de las actividades que se realicen en una empresa. Una vez definido esto, tendrás que determinar qué parte de tus sistemas requieren una automatización y cuáles no. Un tip que te puede ayudar es analizar qué procesos son los que conllevan más tiempo y qué parte de estos pueden realizarse por las personas.

Siguiendo estas indicaciones, será más fácil saber qué herramientas debes adquirir para automatizar los procesos empresariales de tu negocio.

Además de todo esto, existen una serie de factores clave que también deben tenerse en cuenta a la hora de automatizar los procesos:

  • Elegir el proveedor adecuado. Después de establecer qué sistemas de tu compañía necesitan automatizarse, llego el momento de elegir el proveedor adecuado. Existen diferentes herramientas en el mercado actual, pero uno de los más populares y valorados es el software CRM de HubSpot.
  • Ser consciente de que, en caso de fallo del sistema, la totalidad de las operaciones empresariales pueden verse comprometidas.
  • Tener en cuenta que el sistema de automatización puede acabar funcionando sólo para un tipo de negocio específico.
  • Estar al tanto de que no todos los procesos deben ser 100% automatizados. En algunos casos una parte del proceso deberá realizarse por un personal humano, por lo que habrá que identificar qué partes de ese proceso lo necesitan.

¿Donde puedo automatizar procesos en la empresa?

Como ya hemos mencionado en líneas anteriores, la automatización no siempre debe realizarse en todos los aspectos de la organización. Por eso te presentamos algunas áreas dentro de la empresa donde la automatización de procesos puede obtener muy buenos resultados.

  • Redes sociales

Las redes sociales son uno de los grandes activos de las empresas actuales. Se han convertido en la herramienta de publicidad más económica y funcional que puede utilizarse en las estrategias de negocio. La automatización de las redes sociales conlleva la programación de de publicaciones de antemano, las respuestas automáticas y la sincronización de datos.

También ofrecen visibilidad completa del alcance que está teniendo tu empresa en la red, permitiendo así definir qué estrategias funcionan y cuáles deben mejorar.

  • Marketing digital

Existen una gran variedad de estrategias de marketing que pueden ser automatizadas para convertir a clientes fieles en clientes potenciales, para incrementar las visitas de un sitio web y para aumentar la tasa de ROI de una empresa.

Entre las herramientas de automatización más eficientes en el marketing digital destacamos las siguientes:

  • Email marketing
  • Lead scoring
  • Lead nurturing
  • Chat en vivo
  • CTA´s o Llamadas a la acción
  • Analítica de datos
  • Gestión de contactos

Es en esta área donde la automatización de los procesos tiene un gran impacto en los resultados de la empresa, y, por ende, dónde más hincapié hay que hacer para conseguir establecer herramientas de automatización.

  • Contabilidad

La automatización en áreas como la contabilidad se produce principalmente a través de softwares; algunos son tan buenos que no tienen límites, e incluso pueden encargarse de la contabilidad personal.

La mayoría de estos programas tienen una interfaz fácil de usar y ofrecen copias de seguridad que protegerán los datos en caso de pérdida del equipo.

¿Quieres automatizar los procesos de tu empresa?

En la gran mayoría de los casos, es más sencillo dejar que una empresa ajena se encargue de la automatización de los procesos de tu organización. Sobre todo si estamos hablando del área de marketing de la empresa.

Un proveedor tendrá la experiencia necesaria para ofrecerte la estrategia adecuada y garantizar resultados. En Occam, somos especialistas en inbound marketing, desarrollo de software, diseño de páginas web y mucho más.

Contacta con nosotros y comienza con la automatización de tus procesos empresariales.

 

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