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Cómo identificar y gestionar incidencias con el software de RRHH

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Toda empresa existente hoy en día se enfrenta casi a diario con problemas que deben resolver de la manera más efectiva posible. Por ello dentro de una gestión efectiva de los recursos humanos encontramos el área de control de incidencias, que básicamente permite a los negocios identificar y gestionar cualquier fallo que pueda surgir en el ciclo de vida del proyecto.

Un buen sistema de control de incidencias puede incrementar la calidad del proyecto, garantizar su eficiencia y reducir los costes de producción del mismo. Pero ¿cómo identificamos esas incidencias dentro de una empresa? Fácil, con un software de gestión. 

Si quieres saber más acerca del control de incidencias con software de RRHH desliza para abajo. ¿Estás preparado?

gestión incidencias software rrhh

 

Control de incidencias en una empresa ¿qué es?

Una incidencia hace referencia a cualquier suceso no planeado que interrumpe o disminuye la eficacia de un servicio o proceso en una empresa. Es decir, son problemas o imprevistos que surgen en alguno de los pasos básicos del proceso de producción. Algunos ejemplos son:

  • Fallo sistema informático
  • Quejas por parte de los clientes por temas de logística, comunicación o gestión
  • Productos finales defectuosos

Cualquier empresa debe tener en cuenta las incidencias y, en el mismo nivel, mantener una gestión de incidencias efectiva para asegurar la eficiencia y la imagen de la empresa. De este modo, uno de los principales apoyos que tienen las estrategias de incidencias son las herramientas de gestión de proyectos que guardan un amplio apartado para este tipo de problemáticas. 

Con la transformación digital en auge, toda empresa independientemente de su tamaño debe comenzar a aliarse con este tipo de aplicaciones que facilitan sin duda gran parte de los procedimientos de la empresa. 

Olvídate del papel o de las tediosas bases de datos y da una oportunidad a los softwares de gestión de RRHH. Una buena adaptación y aplicación de estas herramientas nos permite entre otras muchas ventajas:

  • Automatizar procesos como la gestión de nóminas, entradas y salidas, así como la gestión de nuevos empleados
  • Alojar todos tus datos en una nube lo que agiliza la toma de decisiones.
  • Mejorar la experiencia del empleado.
  • Analizar datos y elaborar valoraciones de desempeño de manera automatizada.
  • Una comunicación interna más fluida.
  • Reducir costes destinados a la gestión manual de todos estos datos ahora desde una sola herramienta.
  • Gestionar incidencias de manera más centralizada, automatizada y efectiva.

De este modo, la gestión de incidencias por parte de una empresa persigue unos objetivos concretos que son:

  • Identificar de manera ágil cualquier problema o alteración en la cadena de producción.
  • Hacer un registro de todos los problemas que surjan. 
  • Establecer responsables encargados de corregir la incidencia para volver a la normalidad.

Gestionar de manera efectiva las incidencias de tu negocio es una tarea continua que requiere de atención, planificación y de saber adaptarse a las circunstancias, de este modo tu empresa mejorará su imagen, reputación y la relación con los clientes.

 

Tipos de incidencias

Las incidencias que surgen en la empresa pueden ser clasificadas por categorías, pero por lo general se dividen en: internas y externas.

  1. Incidencias INTERNAS

Surgen dentro de la empresa y se suelen dar por: fallos en el hardware o software del negocio, conflictos entre empleados, errores en la cadena de producción, problemas con la conexión a la red, entre otros. 

Contar con un sistema de gestión de incidencias para estos casos es una buena elección, así como un equipo de respuesta y tener bien claros los protocolos y herramientas que permiten el seguimiento de la incidencia en cuestión.

  1. Incidencias EXTERNAS

Como su nombre indica estas se originan fuera de la empresa, pero impactan de manera significativa en las operaciones de la empresa. 

Algunas de estas incidencias son: cambios en la normativa vigente, crisis económicas o desastres medioambientales, quejas de clientes, problemas con proveedores de suministros, alteraciones significativas en el mercado de la oferta y la demanda por los cambios de tendencias de consumo, entre otros.

Es muy importante para que la empresa mantenga a raya este tipo de incidencias que se mantenga informado para poder adaptarse rápidamente a las circunstancias que cambian alrededor del negocio, además de contar con un efectivo sistema de comunicación con todas las partes.

 

Cómo identificar y gestionar una incidencia con un software de RRHH, pasos a seguir

En ocasiones, no es fácil solucionar una incidencia ya que muchas veces está ni siquiera se identifica a tiempo. Por ello, aquí te vamos a mostrar los pasos que debes seguir para identificar y gestionar una incidencia con un software de RRHH de manera fácil y efectiva. 

Primero partimos de una secuencia:

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  1. Registro

En el momento que entra cualquier incidencia a nuestro sistema de gestión es registrarla. Este procedimiento debe realizarse de manera inmediata, ya que si esta inscripción se retrasa corremos el riesgo de que otro problema aparezca y retrase toda la cadena de producción. 

Cuando vayamos a registrar la incidencia debemos comprobar que esta ya no esté registrada y en el caso de que no aportar toda la documentación necesaria y notificar a los sujetos implicados en esta parte de la cadena de producción.

  1. Clasificación

Recopila toda la información necesaria que contribuya en la resolución de la incidencia, realiza una clasificación de lo más útil para combatir el problema estableciendo niveles de prioridad. Al asignar estos niveles de prioridad en la clasificación se pueden distribuir más rápidamente los recursos y comenzar a monitorear la incidencia es mucho más fácil. 

Al hacer todo esto, vemos en qué estado se encuentra la incidencia y cuánto tiempo necesita para ser solucionada.

  1. Diagnóstico

Este paso sirve para dentro de la propia incidencia investigar si existe otra que haya podido ser la causa o se ha pasado por alto y ha influido negativamente en la producción.

  1. Resolución

El objetivo es la resolución, para ello se aplica un protocolo para que los talentos con mayores responsabilidades actúen en la eliminación de la incidencia. Durante toda la cadena el estado de la incidencia irá actualizándose para que todos puedan acceder al sistema y ver su estado y de este modo actuar en consecuencia. 

Finalmente, cuando la incidencia está resuelta se informa a los implicados y se registra su cierre. 

 

Conclusión

Gracias a la digitalización del departamento de RRHH obtenemos una gestión más efectiva de los empleados de nuestro negocio con respuesta en tiempo real, garantizando así la productividad y el éxito de nuestra empresa siempre ligado a la motivación y salud del trabajador.

Una gestión efectiva de problemas e incidencias gracias a los softwares de gestión de recursos humanos existentes ayudan a agilizar todos estos procesos. Por ello, es muy importante aliarse con la tecnología para hacer más fácil la vida de tu empresa, la comunicación y la imagen corporativa. 

No olvides que la mejora continua es clave en la gestión de recursos humanos. Mantente abierto a ajustar tus prácticas según las necesidades cambiantes de tu empresa y las expectativas de los empleados.

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