El uso de un gestor documental es algo esencial si quieres que tu empresa tenga éxito y sea lo más eficaz posible. Es una pieza más del engranaje que constituye la transformación digital, y aporta un gran valor a una compañía. Por ello vamos a explicar cómo ayuda un gestor documental a tu empresa.
¿Qué es la gestión documental?
Antes de hablar de cómo puede ayudar un gestor documental a tu empresa, debemos entender en qué consiste la gestión documental. El concepto se refiere a los procesos, prácticas y normas que utilizan las empresas y que son necesarios para garantizar el almacenamiento y categorización de los archivos y registros de una empresa.
La gestión documental, en otras palabras, consiste en todas aquellas actividades que nos ayudan a coordinar la organización, almacenamiento y recuperación de documentos de forma automatizada dentro de una organización.
¿Qué es un gestor documental?
Entonces, ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de un gestor documental? Podríamos definirlo como una herramienta o software que permite a una empresa almacenar y organizar documentos de forma eficiente. Se trata de un espacio centralizado al que se puede acceder en cualquier momento para gestionar y revisar la información dentro de una organización o empresa.
El objetivo de estos softwares es que se puedan realizar todas las actividades que hemos mencionado de forma segura. En definitiva, es una herramienta esencial si queremos mejorar la eficiencia a la hora de tratar con documentos y reducir el riesgo de pérdida o extravío.
7 formas de las que ayuda un gestor documental a las empresa:
1- Reducción de documentos físicos
Un gran número de empresas se basan en sistemas de archivo que dependen del almacenamiento en papel. Esto nos enfrenta a problemas como el deterioro de los documentos con el tiempo, la necesidad de asignar espacio físico para su almacenamiento y el riesgo constante de pérdida de información.
En contraste, la gestión documental adopta un enfoque digital, superando estos problemas. La digitalización elimina la necesidad de reservar espacio físico para archivos y simplifica la búsqueda a través de funciones de búsqueda avanzadas. Este es el principal beneficio de la digitalización, pero no el único.
- Otras formas en las que la digitalización de documentos nos ayuda
- Por un lado, nos permite ahorrar en costes relativos a la impresión de documentos y los materiales necesarios para su almacenaje.
- Por otro lado, se consumirán menos recursos naturales y se generará una menor cantidad de residuos, por lo que ayuda al ecosistema.
En resumen, la gestión documental moderna supera los inconvenientes del almacenamiento en papel y optimiza la organización de la información empresarial.
2- Ahorro de tiempo
Una de las claves dentro de cualquier organización es aprovechar al máximo nuestro tiempo para sacar la máxima rentabilidad posible. Buscar un documento no debe ser un proceso que nos lleve mucho tiempo. Un gestor documental nos permite que la localización de documentos sea mucho más rápida.
Con esta herramienta tenemos todos nuestros documentos almacenados en un mismo lugar de forma centralizada. Podemos acceder a ellos rápidamente con un solo clic, sin necesidad de desplazarnos o buscar entre miles de archivos. Por lo tanto, un gestor documental puede hacer que tu organización optimice su rendimiento.
3- Automatización
No podemos negar que nos encontramos en una era tremendamente digital y tecnológica. Las empresas tratan de aplicar la automatización a todos los niveles posibles para eliminar tareas manuales repetitivas. Desde Occam Agencia Digital, ya hemos hablado de la importancia de la automatización en el marketing digital, y automatizar la gestión de documentos no es una excepción.
Un gestor documental permite sustituir tareas manuales y automatizar los flujos de trabajo. Cada día llegan a la organización interna de la empresa numerosos documentos y archivos. Algunos son de vital importancia, otros se pueden descartar. Gracias a un gestor documental, ese proceso de organización se puede realizar de forma completamente automática
En definitiva, los gestores documentales automatizan la organización, revisión y distribución de documentos, agilizando los procesos y eliminando tareas manuales que resultan repetitivas.
4- Accesibilidad
Al tratarse de un proceso digital, cualquier persona autorizada puede acceder a los archivos desde cualquier lugar, cuando quiera y en unos segundos. Un gestor documental nos permite acceder a él desde cualquier dispositivo y sin mayores contratiempos.
Además, es un sistema intuitivo y fácil de usar: actualmente es difícil encontrar un empleado que no tenga un conocimiento mínimo acerca del uso de la tecnología digital. Por lo tanto, un gestor documental bien organizado nos permite navegar dentro de él sin dificultad.
5- Seguridad y fiabilidad
Poder confiar en la seguridad de tu sistema de organización y gestión de documentos es básico para el correcto funcionamiento de tu empresa. Uno de los principales beneficios que ofrece un gestor documental es la seguridad y fiabilidad en todo lo que se refiere a la gestión de nuestros archivos.
- ¿Cómo nos aporta seguridad y fiabilidad un gestor documental?
- Mediante la implementación de un gestor documental, las empresas previenen la pérdida de documentos, ya que las informaciones se organizan y esto simplifica el seguimiento.
- Gracias a esta gestión avanzada y automatizada, evitamos almacenar documentos o archivos duplicados de forma innecesaria.
- Quizás uno de los mayores beneficios de un gestor documental es que nos ayuda a cumplir con la normativa. Como ya sabemos, debemos cumplir con algunas obligaciones en cuanto a conservación de archivos laborales u otros documentos. Un gestor ayuda a cumplir con regulaciones y normativas al proporcionar un registro completo de la actividad, facilitando la auditoría.
- Otro beneficio que nos ofrece es el control de versiones. Cada día llegan nuevos datos y nueva información a una empresa, y mantener la documentación actualizada es fundamental para evitar errores.
- El último beneficio en cuanto a seguridad y fiabilidad se refiere, es que nos permite realizar un seguimiento de la gestión documental. Todo queda registrado en el software, por lo que podemos saber quién ha hecho qué con cada documento.
6- Colaboración entre empleados
El gestor documental facilita la colaboración en tiempo real entre empleados. Permite que dos o más personas al mismo tiempo trabajen sobre un mismo documento, lo que agiliza el trabajo en equipo.
Es decir, permite que varios empleados revisen, modifiquen y trabajen sobre un mismo documento al mismo tiempo, algo que sería casi impensable si se tratase de documentos físicos.
7- Recuperación de documentos perdidos
Gracias a la organización que nos ofrece un gestor documental, es muy poco habitual la pérdida de archivos dentro de una empresa. Sin embargo, en caso de que ocurriese, el propio gestor documental nos permite la recuperación de desastres en unos pocos seguros.
Todo queda guardado en la nube e incluso los documentos eliminados dejan un rastro que nos permite recuperarlos. Además, es habitual que incluyan copias de seguridad diarias, por lo que siempre podríamos regresar a copias anteriores en caso de que sea necesario.
En resumen, un gestor documental ofrece una amplia gama de ventajas cruciales para las empresas. Como hemos visto es una herramienta esencial para mejorar la productividad, ahorrar tiempo y recursos, y fortalecer la gestión de documentos en empresas de todos los tamaños y sectores. Añadir un gestor documental a la organización de nuestra empresa es esencial si queremos ser competitivos en un mercado cada vez más exigente.
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