Toda empresa trabaja en su día a día con numerosos documentos que en ocasiones son difíciles de organizar y administrar. Muchas organizaciones optan por implementar un software de gestión documental para facilitar esa labor y realizar su actividad más eficientemente. Pero ¿Qué ventajas nos ofrece un software de gestión de documentos? Continúa leyendo para saberlo.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es una herramienta diseñada para organizar, administrar y almacenar de manera eficiente todos los documentos de una empresa. Este sistema aborda todas aquellas actividades relacionadas con la documentación. Entre muchas otras, se encarga de la dificultad en la organización, la inversión de tiempo en el registro y la incompatibilidad de formatos.
Esta herramienta centraliza la información documental en una plataforma digital, permitiendo a los empleados acceder fácilmente a los documentos sin tener que buscar entre montones de papeles.
Todos los documentos se escanean y envían al software, almacenándolos en la nube para una recuperación rápida y eficiente. También ofrece la capacidad de editar y archivar documentos directamente en la plataforma.
El objetivo principal del software de gestión documental es proporcionar una organización digitalizada de los documentos, garantizando un acceso seguro para los empleados y optimizando la gestión de archivos para mejorar la productividad. Además, aborda problemas asociados con la pérdida de información y riesgos para la integridad de la empresa.
8 ventajas de implementar un software de gestión de documentos
Implementar un software de gestión documental tiene innumerables beneficios para la empresa. Toda organización que busque maximizar su rentabilidad debe tener en cuenta esta herramienta. Estas son 8 ventajas de implementar un software de gestión de documentos.
1. Mayor control
La implementación de un software de gestión documental aumenta la organización y control en la dirección de la empresa. Al asignar un identificador único a cada archivo, el sistema permite un seguimiento detallado de su ubicación, tipo, tiempo de llegada, responsable y otras características.
Esta capacidad de clasificación y seguimiento garantiza una mayor eficiencia en la gestión de documentos, facilitando una toma de decisiones más informada y permitiendo una distribución óptima del flujo de procesos. En resumen, el software de gestión documental mejora significativamente el control y la organización en la dirección de la compañía.
2. Ahorro de tiempo
Otro punto clave de esta herramienta es que reduce las pérdidas de tiempo de la empresa de manera significativa. Estos sistemas digitales operan a la velocidad del tráfico intranet, lo que se traduce en procesos de traslado de archivos que toman menos de un segundo.
Esta eficiencia en la velocidad optimiza la recuperación de documentos y facilita la interacción en tiempo real con los usuarios. En definitiva, la velocidad mejorada a través de la gestión documental digital se traduce en una mayor productividad operativa y respuestas más rápidas a las necesidades de los usuarios.
3. Seguridad
La capacidad de identificar cada archivo brinda un control mejorado sobre la asignación de funciones y garantiza que los procesos se ejecuten según los parámetros establecidos Implementar un software de gestión documental la confianza en la gestión de procesos internos, contribuyendo incluso a mejorar el bienestar laboral.
En términos de seguridad y control de acceso, un sistema de gestión documental permite administrar el acceso a la información, asignando permisos específicos a cada usuario según el tipo de documentación requerido. Esta capacidad de distribución selectiva de información, ofrece beneficios al gestionar el acceso adecuado con solo unos clics.
En otras palabras, contribuye a una gestión más eficiente y segura de la información en distintas áreas de la empresa.
4. Accesibilidad
La mejora en la accesibilidad es otra ventaja clave del software de gestión documental. Permite acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya conexión a Internet. La creciente adopción de servicios de almacenamiento en la nube destaca como una alternativa destacada.
Además, se trata de sistemas fácilmente integrables. Por ejemplo, Dayfice, más allá de administrar los documentos, favorece la digitalización y la gestión de Recursos Humanos En resumen, la accesibilidad mejorada facilita la colaboración remota, agiliza los flujos de trabajo y se adapta a las demandas de un entorno empresarial dinámico.
5. Ahorro de costes
La implementación de un software de gestión documental contribuye a la rentabilidad de la empresa al reducir significativamente los costes. Estas herramientas realizan tareas como identificación, remisión, almacenamiento y verificación, superando en velocidad y eficacia a la asignación de horas de trabajo a empleados.
El ahorro se refleja no sólo en términos monetarios, sino también al liberar al personal de tareas administrativas rutinarias. Esto permite que los empleados dedicados a labores de secretariado centren más tiempo en la atención personalizada al usuario, generando un mayor valor agregado al servicio o producto.
En esencia, la mayor rentabilidad se logra al optimizar la eficiencia operativa y al permitir que el personal se enfoque en actividades de mayor valor dentro de la empresa.
6. Velocidad
La velocidad mejorada es otro beneficio de estos sistemas de gestión documental. Al operar a la velocidad del tráfico intranet, estas herramientas digitales agilizan los procesos de traslado de archivos, completándolos en menos de un segundo.
En otras palabras, la velocidad ofrecida por el software de gestión documental optimiza los flujos de trabajo internos y también facilita una interacción más ágil y eficiente con los clientes y usuarios, fortaleciendo así la competitividad y eficacia de la empresa.
7. Interactividad
El uso de esta herramienta promueve una interacción más dinámica en la empresa. Al almacenarse en la nube, este sistema proporciona flexibilidad para abordar la carga laboral, facilitando el teletrabajo y la contratación de nuevo personal para proyectos específicos.
Además, permite externalizar tareas como la contabilidad mediante la creación de usuarios vinculados a documentos específicos, como facturación o recibos, para empresas especializadas en la gestión contable.
8. Mayor productividad
Todos estos beneficios que se han mencionado resultan en una mejora significativa de la productividad y eficiencia de la empresa. Este resultado final se refleja en una toma de decisiones más informada, respuestas rápidas a usuarios, menor dependencia de recursos físicos, y una mayor agilidad y flexibilidad en la operación diaria.
En conjunto, estas ventajas potencian la productividad global de la empresa, permitiéndole alcanzar un rendimiento óptimo en un entorno empresarial dinámico y competitivo.
En conclusión, la implementación de un software de gestión documental emerge como una estrategia clave para optimizar la eficiencia operativa de una empresa. Todas sus ventajas posicionan a este sistema como una herramienta esencial para empresas que buscan prosperar en un entorno empresarial dinámico y competitivo.
Si quieres utilizar un software de gestión documental en tu empresa, pero no tienes claro cómo hacerlo, puedes contactar con los expertos de Occam Digital para que te ayuden a resolver tus dudas.
