HubSpot es una herramienta extremadamente compleja. Esto es bueno y malo a la vez. Bueno porque todo está en un solo lugar, y malo porque es fácil hacerse un lío mientras la utilizamos.
Cuando se trata del onboarding de HubSpot, existen muchos caminos diferentes que puedes tomar. Y puesto que cada negocio es diferente y HubSpot es lo suficientemente flexible como para ser desarrollado para apoyar a cualquier negocio, independientemente de su caso de uso, hay aproximadamente cientos de maneras en las que puedes construir tu portal HubSpot.
En definitiva, es muy útil, pero saber moverse por este software y sacarle todo su partido no es tarea fácil. Son muchos los errores que se pueden cometer si no se conoce la plataforma y se carece de experiencia y formación en ella. Por todo esto, la opción más perfecta es realizar un onboarding personalizado contando con la ayuda de un experto o una agencia certificada. De lo contrario, existen muchos errores que puedes cometer como usuario nuevo en la plataforma.
Errores que puedes cometer sin onboarding y formación en HubSpot
1º error: No contar con una estrategia previa
HubSpot puede hacer muchas cosas, pero no te va a decir cómo llevar tu negocio. Si empiezas a usar HubSpot sin un plan o estrategia de lo que quieres lograr, no sabrás qué partes de la plataforma necesitas usar. Necesitas objetivos y estrategias sólidas para guiar tu implementación y hacer que tu equipo se comprometa con el cambio. El hecho de que HubSpot ofrezca funciones como el marketing basado en cuentas o el chat del sitio web no significa que puedas activarlas sin un plan.
Piensa qué problema quieres resolver con HubSpot e investiga qué herramientas deberías utilizar para solucionarlo. Desarrolla un plan antes de empezar a implementar HubSpot para que la configuración y la transición sean lo más fluidas posible.
- Como parte de tu estrategia HubSpot, determina:
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- Qué herramientas de HubSpot adoptarás desde el primer día.
- Cuáles de tus herramientas serán reemplazadas por funciones de HubSpot
- Cómo y cuándo implementarás las herramientas para minimizar las interrupciones y mantener la funcionalidad
- Quién se encargará de la herramienta
HubSpot también tiene un montón de recursos y herramientas disponibles que te ayudarán a establecer objetivos y medir tu éxito en la plataforma, y contar con expertos o una agencia partner te puede ayudar a descubrir cuáles son las mejores herramientas para tu negocio.
2º error: Configuración incompleta de la plataforma
Uno de los errores más comunes que se cometen durante el onboarding individual es la configuración incompleta de la plataforma. Como resultado, los usuarios pueden no saber cómo configurar HubSpot correctamente o pueden pasar por alto ajustes críticos que afectan a la eficacia del software.
Un error en el que puedes caer es no configurar correctamente tus formularios de captación de leads o flujos de trabajo, lo que acabaría resultando en oportunidades perdidas. Un partner experto en onboarding se asegurará de que HubSpot esté configurado correctamente y de que todos los ajustes estén adaptados para su óptima utilización.
3º error: No adaptar la plataforma a tus objetivos y necesidades
Si no sabes usar la plataforma, no vas a saber cómo adaptarla a las necesidades de tu organización. HubSpot es altamente personalizable y permite a cualquier persona que quiera empezar a utilizarla adaptar la plataforma a las necesidades de su negocio. Sin embargo, un usuario sin formación y experiencia no va a saber cómo personalizarla, lo que lleva a la infrautilización de la plataforma.
Una vez identificada tu estrategia y las necesidades de tu negocio, tendrás que personalizar la plataforma y adaptarla a todos tus objetivos.
4º error: No depurar tus datos antes de empezar a utilizarla
HubSpot es un sistema CRM completo, lo que significa que puede ocuparse de tus ventas, marketing, operaciones y mucho más. Todo esto depende de una cosa: tus datos.
Uno de los problemas más comunes al empezar con HubSpot es no importar datos limpios. Si tu información está desactualizada, incompleta, inexacta o tiene registros duplicados, te estás poniendo en desventaja desde el principio.
Antes de introducir tus datos en HubSpot, haz lo posible por actualizar o borrar cualquier información obsoleta y fusionar los registros duplicados. Introduce sólo los datos que realmente necesites: por ejemplo, no importes una lista de contactos no comprometidos a los que nunca envías correos electrónicos.
5º error: No formar a tu equipo
La plataforma tiene un sinfín de habilidades, herramientas y trucos para que sea más fácil que nunca cerrar y deleitar a tus clientes. Pero estos son prácticamente inútiles si tú y tu equipo no sabéis cómo utilizarlas.
De hecho, sin la formación adecuada, HubSpot puede ser mucho más complejo que tus antiguos sistemas. Tendrás menos probabilidades de alcanzar tus objetivos o de rentabilizar tu inversión.
Para ayudarte con esto, HubSpot Academy tiene varios cursos en vídeo dedicados exclusivamente a familiarizarse con el CRM, y su Knowledge Base tiene cientos de artículos sobre todo tipo de temas relacionados con la plataforma.
Si prefieres asegurar el éxito del onboarding, puedes contar con un experto en onboarding que podrá formar a tu equipo en el uso de la plataforma, asegurándose de que todo el mundo está en la misma página y puede utilizar HubSpot en todo su potencial.
6º error: Procesos de ventas y marketing no documentados
Antes de incorporar HubSpot, documenta tus procesos de marketing y ventas para alinear mejor tus equipos. Si no lo haces, la eficiencia puede verse afectada porque no podrás trasladar ninguno de tus procesos actuales a HubSpot.
Es posible que tengas dificultades para entender cómo configurar un pipeline de acuerdos o qué actividades son necesarias para determinar las diferentes etapas del ciclo de vida de tus clientes. Dedícale tiempo a documentar tus procesos de marketing y ventas para que tus profesionales no se confundan con la procedencia de algunos datos de la plataforma y acaben ensuciando la información. Si le dedicas tiempo a esto antes de comenzar el onboarding, será más fácil replicar, mejorar y escalar los resultados y el uso de este software.
7º error: No integrar el resto de sistemas de tu organización
La potencia de HubSpot se ve limitada si no integras correctamente el resto de plataformas que estés utilizando. Esto es especialmente importante si cualquier otro sistema recopila y almacena datos de clientes: ¡no querrás que tu CRM sea inexacto o que le falten datos de otras fuentes!
Existen cientos de integraciones de aplicaciones disponibles, preconstruidas y listas para usar en HubSpot. Echa un vistazo al marketplace para ver si tus herramientas son compatibles. Si no ves tu herramienta en la lista, la herramienta de sincronización de datos dentro de Operations Hub podría ayudarte a pasar datos de un lado a otro.
8º error: No contar con una agencia partner de HubSpot
No eres un experto en HubSpot. No tienes incontables horas disponibles para formarte a ti mismo y a tu equipo en cada aspecto del sistema. Sin un partner de HubSpot, podrías sentirte abrumado, inseguro o simplemente dudar de tu inversión en el CRM.
Pero no te preocupes, que para eso existen agencias especializadas como Occam. Todos los errores que estamos describiendo en este artículo pueden evitarse si cuentas con una agencia partner especializada, y Occam se puede convertir en tu aliada perfecta.
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