La digitalización de empresas está incidiendo en la necesidad de implementar softwares o herramientas que ayuden a incrementar la productividad y el rendimiento de los diferentes negocios nuevos y los ya existentes.
El software es un elemento fundamental en todos los entornos, ya sea trabajo, negocios o tiempo libre. La dependencia creciente hacia la tecnología pasa por todas las generaciones, es tan grande que para casi todas las tareas de tu día tienes un software o aplicación que te ayuda y ofrece un servicio sólido, siempre y cuando pueda ser confiable por el usuario.
En el ámbito empresarial, gestionar un proyecto es una práctica diaria y se pretende que este sea lo más correcto posible, ya que una gestión cuidadosa ayudará a hacer crecer el proyecto exponiéndose a la mayor productividad posible. Por el contrario, este conlleva retrasos y pérdidas de información por el camino.
En este artículo vamos a conocer cuáles son las prácticas que aseguran la efectividad de los proyectos que estamos llevando a cabo en la empresa con un software de gestión de proyectos. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!
La gestión de proyectos de software y sus prácticas eficaces
La industria del desarrollo de software está evolucionando de manera exponencial debido a la demanda y a las oportunidades que presenta al mercado, al cubrir esas necesidades hasta ahora no cubiertas. Es tanto su crecimiento que cada vez existen más empresas que ofrecen nuevos desarrollos de software para poder competir en este nuevo nicho de mercado.
El problema es que el ansia por posicionarse en este mercado, en ocasiones, puede perjudicar a la empresa, al sacar a la venta un software de gestión que no cumpla con las expectativas de los usuarios y no esté pulido para ser ejecutado con facilidad en una empresa. Esto se traduce en pérdidas y una bajada del posicionamiento y la imagen limpia del negocio en cuestión.
Cuando hablamos de un software de gestión de proyectos hacemos foco en que es una inversión para obtener beneficios para tu empresa. Pero, si nos centramos en su definición lo entendemos como una aplicación informática diseñada para ayudar en la planificación, seguimiento, ejecución y gestión de proyectos.
El empleo de un software de gestión de proyectos ERP permite optimizar la gestión de los Recursos Humanos de la empresa y todo lo referente a la organización del proyecto y distribución de tareas que ayuda a mejorar la operatividad y productividad de los empleados para que trabajen enfocándose en la consecución de objetivos.
Estas herramientas están diseñadas para facilitar la colaboración y coordinación entre los miembros del equipo, mejorar la comunicación y permitir un seguimiento más eficiente del progreso del proyecto. Además, también nos permiten:
- Crear y realizar un plan detallado del proyecto
- Mejorar la comunicación tanto la interna como la externa
- Mantener un seguimiento en tiempo real de las tareas evitando posibles retrasos
- Gestionar los recursos disponibles tanto los humanos como los materiales
- Facilita la creación de organigramas empresariales para mantener esos canales de comunicación bien definidos
- Proporciona herramientas para la creación de calendarios y la definición de plazos
- Ayuda en la gestión documental de la empresa
- Mejora la incorporación de nuevos talentos a la empresa con onboardings personalizados
- Automatizar procesos rutinarios
No es fácil alcanzar el éxito con la gestión de proyectos de software si no se emplean unas prácticas eficaces que encaminen tus objetivos hacia buen rumbo.
Esas prácticas eficaces para la gestión de proyectos de software son las formas concretas de realizar una tarea de manera repetitiva, obteniendo el mismo resultado, lo que nos proporciona un ahorro considerable de tiempo y al estar probadas está confirmado su efectividad positiva, por lo que no te arriesgas a asumir errores.
7 buenas prácticas eficaces para la gestión de proyectos de software
Al emplear esas prácticas eficaces, te aseguras de que el proyecto y la realización de tareas rutinarias se automatice y no suponga un problema en el camino a alcanzar algún objetivo en la empresa.
En definitiva, al aplicar de manera efectiva las prácticas eficaces te aseguras de que las cosas se hacen siempre de manera correcta y también confirmas que todo el equipo sea conocedor de esas prácticas y cómo deben ejecutarse para que no haya ni errores ni confusión.
Pero ¿cuáles son esas prácticas eficaces para la gestión de proyectos de software? Independientemente del tipo de empresa que dirija, es posible que ya apliques o quieras conocer estas prácticas adicionales para tu negocio, algunas más generales y otras más específicas parea cada área que ayuden a garantizar que la ejecución de las diferentes tareas como y cuando es debido. Conoce aquí las más destacadas:
1. Identifica y selecciona al equipo ideal para alcanzar tus objetivos, tanto humano como material
El proceso de captar y seleccionar al talento humano que se adecúe a las necesidades de la empresa es vital para el éxito del proyecto y un paso muy importante en la formalización de una empresa. Es importante conocer a tu equipo para saber en qué área debe estar además de otorgarle las tareas que mejor pueda ejecutar.
Además, para la correcta organización y asignación de tareas se debe llevar a cabo un proceso de formación inicial para cada empleado para conocer ampliamente sus aptitudes dentro de la empresa. Para ello, hay que saber seleccionar correctamente el software que mejor se adecúe a esas necesidades y saber implementarlo de manera efectiva en la empresa.
2.Estima y presupuesta todo lo que se vaya a hacer
Realiza simulacros, presupuestos y un calendario de tareas provisional. Para ello, debes contar con la opinión de los equipos de la empresa para que la asignación tanto de costes como de tareas sea lo más equitativa y justa posible de cara a la consecución de objetivos de un proyecto concreto.
En resumen, cuanto más involucres a todo tu equipo en una situación para asegurarte de que saben lo que está pasando, más precisos serán los presupuestos que des.
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Asigna correctamente los roles y responsabilidades
En el proceso de captación y selección de talento se realizan tareas para formar correctamente a todos los miembros de los equipos, de este modo se puede determinar el rol que asumirá ese talento dentro de la empresa.
El principal objetivo de establecer una buena jerarquía dentro del negocio es evitar que los proyectos o las fases internas se realicen mal, así aseguras que los proyectos estén listos en los plazos establecidos, además aseguras y favoreces la comunicación interna entre departamentos y miembros de las diferentes áreas.
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Establece mini tareas
Crea tareas menores dentro del proyecto y establece unos plazos de entregas para que la suma de todas estas tareas dé como fruto el proyecto final. Así obtendrás un proyecto mucho más seguido y controlado.
Para esto es muy importante realizar unas reuniones previas para fijar estas mini tareas y alinearlas con las tareas principales para controlar los plazos correspondientes.
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Confirma los requisitos
A la hora de crear un proyecto, este debe quedar bien consensuado por ambas partes. Es decir, tanto por la empresa como por los clientes que se van a beneficiar del proyecto en cuestión.
Es necesario por tanto definir los requisitos básicos, los derivados y los implícitos, todos bien documentados para tenerlos en cuenta.
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Adecúa el software de gestión de proyectos a los requisitos impuestos
Debemos encontrar una herramienta de gestión de proyectos de software que potencie la consecución de objetivos y que ayude a cumplir todos los objetivos. Además, es muy importante que cuente con elementos como la identificación de amenazas, la prevención de riesgos y la identificación de rutas de trabajo.
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Organiza todos los documentos de la empresa para su automatización y centralización
Para crear una buena sintonía en la creación de un proyecto y contando con un software de gestión procura que la documentación de mayor importancia quede alojada para que sea de libre acceso por todos, evitando de este modo el duplicado de información y permitiendo que la aplicación pueda automatizar con esa información algunas de las tareas diarias de la empresa.
De manera resumida, implementar estas buenas prácticas puede ayudar a mejorar la gestión de proyectos de software y aumentar las posibilidades de entregar productos exitosos de manera consciente. Es decir, al integrar estas buenas prácticas eficaces en la gestión de proyectos de software, podrás potenciar significativamente el rendimiento de tu equipo.
Alcanzar el éxito y potenciar el rendimiento con la gestión de proyectos de software está al alcance de todos. Consolida tus objetivos, la misión, valores y cultura de tu empresa para poder encaminar el nuevo proyecto con la ayuda de una herramienta que agilice procesos y potencie el rendimiento de tu plantilla. Esto en gran medida facilita priorizar las solicitudes de trabajo entrantes, completar proyectos y alcanzar los objetivos en tiempo y dentro del presupuesto.
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