En la actualidad es difícil de imaginar una organización que maximice su rendimiento sin implementar la firma digital en su trabajo diario. Es una herramienta esencial en el mundo empresarial, y por ello es clave contar con una buena plataforma que facilite su uso. Continúa leyendo para saber cómo elegir una plataforma de firma digital para tus contratos.
¿Qué es una plataforma de firma digital?
Una plataforma de firma digital es una herramienta en línea que facilita la firma de contratos de forma electrónica sin la necesidad de la presencia física de las partes involucradas.
Permite la firma de una variedad de documentos, como contratos laborales, acuerdos de alquiler o facturas, a través de dispositivos electrónicos. Al utilizar esta plataforma, se optimizan los procesos al eliminar la necesidad de desplazamientos y reducir costos operativos asociados con la firma presencial.
Las plataformas de firma digital ofrecen ventajas significativas porque permiten firmar cualquier tipo de documento electrónico y superar limitaciones como la necesidad de que el destinatario tenga la misma aplicación para verificar la firma.
Además, muchas de estas plataformas proporcionan servicios gratuitos, como la aplicación AutoFirma ofrecida por la Administración Pública, simplificando el proceso de firma digital.
8 claves para elegir una plataforma de firma digital
Existen muchas plataformas que permiten firmar digitalmente los contratos de tu empresa, por lo que elegir la más adecuada marca la diferencia. Estas son 8 claves para elegir una plataforma de firma digital para tus contratos.
1. Identificación y autenticación de los firmantes
Es esencial evaluar la autenticación y validación de los firmantes al seleccionar una plataforma de firma digital. La herramienta debe ofrecer diversos métodos para garantizar la identificación segura de las partes involucradas en un acuerdo.
La implementación de factores seguros de autenticación solo fortalece la seguridad y reduce los riesgos de repudio. Una aplicación de firmas electrónicas seguras debe asegurar la autenticación de la identidad del firmante, evitando posibles falsificaciones de firmas.
Además, se debe vincular a los firmantes mediante factores únicos, como el correo electrónico protegido por contraseña, la dirección IP o incluso la carga de datos específico garantizando un nivel más elevado de seguridad en los procesos de firma digital.
2. Integridad de los documentos
La integridad de los documentos es otro aspecto importante en la selección de una plataforma de firma digital. El proveedor de firma electrónica debe asegurar que los documentos firmados no sean alterados de manera fraudulenta después de la firma. El objetivo es garantizar la integridad del contenido y evitando que los firmantes nieguen su participación.
La implementación de tecnologías de cifrado es fundamental para este propósito. Una aplicación de firma que no garantiza el cifrado no puede ofrecer la confianza necesaria para presentar el documento en juicio. Aunque es cierto que la empresa puede integrar softwares de gestión documental que garanticen la legalidad de los documentos, es beneficioso que la plataforma elegida también facilite esa labor.
Además, cualquier acuerdo firmado electrónicamente debe proporcionar un certificado de conclusión de la transacción con evidencia clara de los eventos ocurridos.
3. Simplicidad de uso
Otro criterio a tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma de firma digital para tus contratos es la simplicidad de uso. Esto es crucial, ya que una aplicación complicada corre el riesgo de no ser utilizada por los trabajadores. Por lo tanto, tu proveedor de firma electrónica debe ofrecer una solución que sea intuitiva para los firmantes de los documentos.
La herramienta no debe requerir la instalación de ninguna aplicación adicional y debe ser accesible desde diversos dispositivos como móviles, tablets y ordenadores. En definitiva, tiene que permitir una experiencia de firma sin obstáculos y garantizar que la adopción de la tecnología de firma digital sea eficiente.
4. Elección del tipo de firma
Cada proceso de firma es único, y la herramienta elegida debe permitir la elección entre diversos métodos de captura de firma electrónica. Estos métodos pueden incluir desde un simple clic en un botón hasta la firma manuscrita desde un teléfono móvil. Incluso el uso de datos biométricos como rasgos faciales, tono de voz o huellas dactilares son soluciones que algunas plataformas ofrecen.
La flexibilidad en la captura de la firma garantiza que los firmantes puedan utilizar el método más adecuado para sus circunstancias, contribuyendo así a agilizar el proceso.
5. Integración con otros sistemas
La facilidad de integración con otras aplicaciones es crucial al elegir la plataforma más adecuada. La herramienta seleccionada debe permitir una integración sencilla con otras herramientas utilizadas habitualmente en el negocio.
Esta capacidad de integración garantiza que el proceso de firma electrónica se incorpore de manera fluida a las herramientas existentes, facilitando la implementación en los flujos de trabajo cotidianos.
Un ejemplo clave de sistemas que se emplean diariamente en muchas empresas son los softwares de gestión como Dayfice. Por lo tanto, es importante que la plataforma escogida sea fácil de integrar con este tipo de sistemas. En resumen, la facilidad de integración contribuye significativamente a la adopción exitosa de la firma digital en el entorno empresarial.
6. Disponibilidad
A la hora de elegir la plataforma de firma digital se debe tener en cuenta la disponibilidad de esta. Si se escoge una herramienta con capacidad de uso limitado puede resultar en la indisponibilidad de la firma en momentos críticos, afectando la conclusión de contratos y generando problemas legales.
La elección acertada implica invertir en una aplicación siempre disponible, que funcione sin interrupciones desde diferentes localizaciones y dispositivos. Además, es beneficioso que permita el almacenamiento de documentos en distintas ubicaciones como la nube e incluso en uno propio del cliente.
7. Seguimiento de auditoría
Un seguimiento de auditoría exhaustivo debe registrar todas las actividades de los firmantes, incluyendo la visualización, impresión y envío. Este seguimiento detallado proporciona una trazabilidad completa de las acciones realizadas en el acuerdo. También identifica cuándo y desde qué dirección se ha accedido al documento.
Un sistema de auditoría robusto ayuda a reunir evidencias de la interacción entre las partes, reduciendo los riesgos de problemas derivados con las modificaciones en el contrato. La capacidad de documentar cada paso del proceso de firma digital sirve como una salvaguarda en caso de disputas legales.
8. Pago justo
La flexibilidad en el modelo de pago es otro punto importante al elegir una plataforma de firma digital. La opción de pagar solo por lo que se utiliza, sin consumos mínimos ni cuotas mensuales, es fundamental.
El número de usos puede variar, y es posible que en un mes necesites utilizar la firma electrónica para múltiples documentos, mientras que en otro solo para uno. Un proveedor de firma electrónica debe ofrecer la posibilidad de pagar de manera proporcional a la utilización, evitando cargos innecesarios.
En resumen, la elección de una plataforma de firma digital para contratos es una labor de vital importancia para optimizar procesos y mejorar la eficiencia en el entorno empresarial. Y es que la implementación de una plataforma de firma digital adecuada contribuye a reducir riesgos legales y promover la eficiencia financiera.
Si quieres implementar una plataforma de firma digital para tus contratos, pero no sabes cuál elegir, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que te puedan aconsejar.
