La llegada de la era digital ha traído consigo enormes cambios para el mundo empresarial, lo que puede suponer a la vez grandes retos para las compañías. Además, también nos ha brindado muchas nuevas herramientas para mejorar nuestros negocios y hacer que nuestros procesos sean más productivos.
Una de las medidas más modernas es la automatización de los procesos empresariales, que nos brinda la oportunidad de eliminar parte de la carga de los procesos empresariales. ¿Pero qué es exactamente la automatización de los procesos? Todo lo que necesitas saber te lo explicaremos ahora.
¿Qué es la automatización?
Cuando se habla de automatización de los procesos, se hace referencia a la sustitución de aquellas actividades realizadas por trabajadores humanos que pueden ser ejecutadas por sistemas automatizados.
La automatización agiliza las tareas de una empresa y ahorra así el tiempo necesario para terminar los trabajos. Por ende, la consecuencia de una automatización exitosa es que todo se vuelve más productivo y rápido. Y aunque no lo pensemos, la automatización de los procesos ya está presente en muchos ámbitos de nuestro día a día.
Uno de los mejores ejemplos de procesos automatizados son las transferencias instantáneas que notifican si la transferencia ha sido exitosa o no. También se trata de un proceso de automatización cuando una empresa de compras en línea nos notifica por correo si se ha recibido correctamente nuestro pedido.
Como se puede observar, la automatización ya está presente en nuestras vidas cotidianas como clientes y consumidores en el mundo moderno.
¿Pero cómo podemos sacar el máximo aprovechamiento de la automatización de los procesos de nuestra empresa? A continuación, te mostramos cómo la automatización puede mejorar los procesos de tu empresa y ayudar a hacerla más competitiva.
Qué beneficios trae la automatización
La automatización de los procesos trae muchos beneficios consigo y no solo pueden ayudar a tu empresa, sino también a tus clientes. Es decir, la automatización no solo te ayuda a avanzar como compañía, sino que también mejora el vínculo entre tu empresa y tus clientes.
Pero esto es sólo una pequeña parte. A continuación, te contamos todos los beneficios que puede aportar la automatización a tu negocio:
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Aumento de la productividad
La automatización de los procesos apoya a los empleados de tu empresa de distintas formas. Primero, aumenta la productividad de los empleados, lo que optimiza el beneficio para la empresa. Por otro lado, permite ahorrar costes, ya que el trabajador puede realizar más trabajo en menos tiempo.
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Reducción de errores
Gracias al apoyo que reciben los empleados gracias a la automatización, se disminuye enormemente la posibilidad de cometer errores. Además, herramientas como el colaborador automático, permiten que los errores cometidos por los trabajadores sean detectados y corregidos de forma casi inmediata.
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Costes reducidos
La automatización de los procesos permite ahorrar tiempo en la realización de tareas, eliminar procesos repetitivos y liberar tiempo para que los empleados puedan cubrir más funciones. Esto significa que la empresa obtiene un beneficio mucho mayor que la inversión que ha efectuado antes.
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Ahorro de tiempo
Los empleados con apoyo de la automatización ya no tienen que dedicar tanto tiempo y esfuerzo como antes para terminar sus tareas. Ya no es necesario prestar la misma atención a las mismas labores tediosas y repetitivas, y el personal se puede centrar en las obligaciones verdaderamente importantes para la empresa.
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Supervisión en tiempo real
Los software automatizados, como los dashboards o las IAS, pueden controlar los procesos realizados por los empleados. No solo elimina el tiempo muerto de la compañía, sino que también proporciona a la empresa información en tiempo real.
Dónde se puede implementar la automatización
Para saber cuáles son las áreas que podrían beneficiarse de la automatización, se debe observar si se cumplen ciertos factores. El primero es que se trate de un departamento que dispone de muchas tareas repetitivas que consumen demasiado tiempo de los trabajadores.
En segundo lugar, se debe tratar de un área que no requiere interacción humana. Ahora que hemos identificado cuáles son los requisitos para que se pueda aplicar la automatización, te contaremos a continuación cuáles son los departamentos que se benefician de la automatización:
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Recursos Humanos
Aunque no es lo primero que viene a mente, el área de Recursos Humanos se puede beneficiar enormemente de la implementación en ciertos sectores. Se pueden eliminar hasta un 80 % de los gastos anteriormente destinados a los formularios, recopilación, actualización, difusión de datos y solicitudes.
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Finanzas
La automatización de las finanzas no solo aumenta la eficacia de las finanzas y nos permite un mayor enfoque en nuestros clientes y proveedores, sino que también reduce enormemente los gastos requeridos para el procesamiento y la facturación.
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Cadenas de suministro
La automatización para comercios y cadenas de suministro: en este sector se evalúan en gran medida las métricas de rendimiento, la complejidad entre los almacenes, las instalaciones de fabricación, los transportistas y los clientes.
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Servicios TI
El área tecnológica contiene muchas tareas repetitivas que requieren la atención de los empleados. La automatización de ese sector elimina procesos tediosos para los trabajadores y aumenta su productividad.
Cómo empezar con la automatización
Después de haber visto todos los beneficios prácticos que puede traer la automatización para que tu negocio avance como nunca antes, te contamos aquí los cinco pasos que debes seguir:
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Identificar los problemas
El primer paso que debemos dar para comenzar el proceso es averiguar cuáles de los sectores de nuestro negocio requieren ayuda de la automatización. Para esto, es necesario conocer bien la empresa y mantener una buena comunicación con los demás departamentos.
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Definir los objetivos de la automatización
El segundo paso que se debe dar para alcanzar el objetivo de la empresa es planear qué es lo que se busca conseguir mediante la automatización. Hay que tener claro si el objetivo de automatizar el proceso es ahorrar el tiempo invertido en una tarea o incrementar la productividad.
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Encontrar la herramienta adecuada para el reto
Para la automatización de los procesos de tu empresa, hay una gran cantidad de herramientas a tu disposición. Un paso vital para la elección de una herramienta es averiguar cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. Para informarte más sobre las herramientas disponibles, puedes visitar Occam.
Algunas de las características que debería cumplir la herramienta es que sea de manejo sencillo para que no haya complicaciones a la hora de utilizarla. Después, es aconsejable que sea una herramienta con un uso flexible y fácil de aplicar. Y por último, es muy importante que la nueva herramienta sea compatible y pueda integrarse con las herramientas ya existentes.
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Formar el personal
Para que la implementación de la digitalización sea un avance para todos, es importante informar e incluir a los empleados desde el primer momento. Es decir, que los empleados también formen parte de la discusión sobre dónde implementar la nueva herramienta y que dispongan de la capacitación adecuada para trabajar con ella.
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Controlar el proceso y observar
Después de haber cumplido con todos los pasos anteriores, ya se puede comenzar con la instalación de la nueva herramienta. Para ello, es necesario observar que todo funciona sin que se produzcan complicaciones a lo largo del proceso. Después, el último paso que se debe dar para una implementación exitosa es observar si la herramienta cumple con las expectativas que tenemos para ella y si ya se produce una mejora dentro de los procesos.
Conclusión
La automatización de los procesos de la empresa puede ser un acto importantísimo y vital para el futuro de nuestra empresa. Ofrece muchas posibilidades de cómo mejorar los procesos y garantizar el éxito de nuestra compañía en el futuro. Si quieres saber más sobre herramientas para digitalizar tu empresa, visita Dayfice o infórmate más en nuestro blog.
