Una nota de prensa es un comunicado escrito por una empresa u organización que se envía a los diferentes medios de comunicación, con el objetivo de que estos se hagan eco del contenido. Es, por lo tanto, una herramienta de la información institucional que utilizan las empresas para comunicarse con el exterior y que contiene información interna de interés y actualidad.
Los encargados de emitir las notas de prensa y enviarlas son los diferentes departamentos o gabinetes de comunicación. Dadas las similitudes de estos documentos con algunos formatos periodísticos, es conveniente que sean periodistas de estos gabinetes los que las redacten. Aunque el formato, como veremos, es muy parecido al de la noticia, el contenido tiende a parecerse más a una crónica, pues cuenta con un punto de vista, que es el de la empresa emisora. No obstante, la veracidad debe prevalecer siempre por encima de todo.
El contenido
Las notas de prensa son un instrumento de gran utilidad desde el punto de vista del marketing. A través de ellas, las empresas aportan información sobre sí misma, contarán su versión de los hechos o aportarán información nueva, actualizaciones, avances, informes, etc. No obstante, el nivel de información debe evitar siempre que las notas de prensa parezcan anuncios publicitarios. Sin embargo, son unos excelentes generadores de opinión pública.
Lo más importante en cuanto al contenido de la nota de prensa es la actualidad. La información, declaración o datos que se exporten desde la empresa deben de ser actuales. De lo contrario, a ningún medio de comunicación le será útil. Sin salirse de la objetividad y la veracidad, estos comunicados dan siempre una visión favorable, beneficiosa y alineada con los intereses de la empresa.
En línea con lo anterior, es importante que la nota de prensa tenga un tinte de noticiabilidad. Siempre con la empresa como protagonista, el contenido del que hable debe ser la unión de información, actualidad, relevancia y novedad.
El contenido del escrito debe de ser claro, sencillo y breve. Es importante, dada la unilateralidad de las notas de prensa, que el mensaje se entienda con claridad y que no dé lugar a equivocaciones o malentendidos. De ser así, podría surtir el efecto contrario. No existe una norma concreta, pero la extensión de una nota de prensa suele oscilar entre un folio o un folio y medio. En algunos casos puntuales, como la exposición de un estudio, un análisis o los resultados de una investigación, esta puede exceder ese límite estimado.
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Resulta muy útil si en el texto se incluyen declaraciones entrecomilladas, sobre todo si el contenido versa en torno a una persona. La transcripción de las palabras de una fuente primaria, o de un protagonista, son siempre valor añadido para cualquier texto periodístico, le aportan veracidad, calidad y fiabilidad.
Cada vez es más habitual acompañar el texto con material gráfico, ya sea complementario o corroborativo de lo ya dicho. Favorece la adaptabilidad de la nota de prensa a los diferentes formatos además de aportar pruebas fehacientes que corroboren el contenido, como ocurre con las declaraciones.
Sobre el formato:
La nota de prensa es similar a la noticia a nivel estructural. De hecho, una de las mejores estrategias para generar una nota de prensa efectiva es que esta se parezca lo máximo posible a una noticia propia de un medio, para que estos, cuando las publiquen, tengan que hacer los menores cambios posibles. De esta manera, casi se podría decir que la empresa publica directamente en los diferentes medios.
Hacemos referencia al término “diferentes medios” porque un requisito fundamental de la nota de prensa es que esté pensada para ser comunicada no solo en diarios, sino también en radio, televisión, o cualquier otro formato audiovisual. Parte del cometido del gabinete de prensa es crear un texto que sea admisible por cualquier formato con las menores modificaciones posibles.
La estructura de una nota de prensa:
- Antetítulo: No es obligatorio, aunque sí recomendable, sobre todo si la nota de prensa es un poco más extensa de lo habitual. Suele utilizarse para identificar a la persona de la que se habla, que habla o el objeto principal del texto. Por ejemplo: “La señora Estefanía Sánchez, directora de X empresa”
- Título: Como el titular de cualquier noticia. Debe ser atractivo, corto ( entre 8 y 12 palabras), sencillo y claro, pero con fuerza e interés. Además, tiene que transmitir el mensaje y contar con una buena redacción, fundamental cuando se trabaja con pocas palabras.
- Sumario: También llamado subtítulo. Son varios titulares secundarios, entre 1 y 4, de extensión más amplia que la de un titular (entre 20 y 30 palabras).
- Entradilla: Es de las partes más importantes, también llamada “lead”. Tiene entre 4 y 5 líneas y resume las partes más esenciales. No es necesario (ni recomendable, de hecho) seguir la norma de las 5W propia de las noticias (quién, cuándo, dónde, cómo , y por qué).
- Texto: Es el resto de la información. De una longitud aproximada de 3 o 4 párrafos, pero que no superen el folio y medio. Amplía la nota con toda la información que no ha sido expuesta con anterioridad. A nivel organizativo, suele utilizarse la disposición de una idea por párrafo.
- Coda final: Es un párrafo breve (de 4 líneas a lo sumo) que funciona como conclusión y resumen.
- Datos corporativos: Al final de la nota de prensa, suelen incluirse datos relevantes sobre el autor: nombre de la persona que lo redacta, cargo que ocupa dentro de la empresa, email o forma de contacto, página web…
Como cualquier otra herramienta de marketing, las notas de prensa deben adaptarse a los nuevos tiempos y formatos. La propia empresa emisora puede publicarlas en sus redes sociales, acompañándolas de los elementos gráficos correspondientes. Y, en caso de informes o balances, es útil hacer gráficos o infografías, tanto para la propia empresa como para uso de los medios de comunicación.
Si existe una gran ventaja de la nota de prensa, en comparación con otras estrategias de comunicación, es que con ellas la empresa tiene siempre el control de la información. Aunque el periodista que redacte su noticia (o cualquier otro formato) a partir de ella, pueda ampliar y contrastar la información, la empresa ha otorgado un material cerrado. En otros formatos como las ruedas de prensa, los medios pueden tomar el control de la información haciendo preguntas, extrayendo otros datos, preguntando y cuestionando.
