El almacenamiento en papel en la oficina ya es cosa del pasado. La transformación digital ha traído consigo herramientas y aplicaciones que prometen ser beneficiosas para la gestión efectiva de los diferentes departamentos de tu empresa.
Los softwares de gestión documental son la herramienta ideal para comenzar a digitalizar tu empresa, ya que no solo organizan y almacenan de manera automatizada y efectiva tu información, sino que son un elemento más que se une para aumentar la productividad de los proyectos de la organización.
Conoce aquí algunas claves de su implementación, perfiles clave y mucho más sobre los softwares de gestión documental. ¡Vamos a ello!
El software de gestión de documentos, un primer paso hacia el futuro
Los softwares de gestión de documentos, como hemos relatado en numerosas ocasiones, son aquellas herramientas que nos permiten clasificar, organizar, registrar y gestionar datos de una empresa desde su creación hasta su recuperación; siempre que sea necesario. Esto nos permite ahorrar tiempo y dinero, además de proporcionar seguridad, control, registros de auditoría, búsqueda y recuperación de todos los documentos de manera eficiente y efectiva.
Todo esto crea una fórmula perfecta para gestionar todos los proyectos y, por supuesto, ayuda a entablar una mejor comunicación con los clientes y la consecuente tramitación de documentos con ellos.
Este tipo de herramientas y el amplio marco de posibilidades que nos pueden ofrecer está altamente marcado por las necesidades que tenga la empresa. Normalmente, la información que se aloja pueden ser documentos de:
- Información de facturación
- Inventario
- Contratos
- Datos personales
- Fichas de clientes
En función de las necesidades de la empresa se selecciona un software u otro, pero normalmente dentro de estos existen exigencias comunes que las presentan todas las herramientas. La más destacable es la indexación la cual nos permite mantener ordenados en un registro toda la información con una nomenclatura especial, facilitando así su búsqueda y recuperación. Además, también nos permite:
- Clasificar datos
- Ordenar
- Escanear
- Almacenar
- Facilitar la búsqueda
- Mantener toda esa información segura
Cuando migramos los datos al formato digital nos pueden surgir innumerables preguntas como ¿será mi documento digital igual de válido que uno físico? La respuesta es sí, tanto que está respaldado por el Código Civil de nuestro país donde se evidencia la validez jurídica de estos datos, animando así a que más empresas tomen parte de esta iniciativa, que además de ahorrar espacio es mucho más sostenible y consciente con el medio ambiente.
Además, los sistemas de gestión documental son aplicaciones fácilmente adaptables a las ya implementadas en la empresa, nos ayudan a agilizar los flujos de trabajo, impulsar el trabajo en equipo y a elevar la seguridad de la información almacenada.
¿Cuáles son los perfiles que mejor se adaptan a los softwares de gestión de documentos?
Son muchos los perfiles que se pueden adaptar a las facilidades que nos brinda el uso de herramientas para la gestión documental. Lo más importante es contar con una correcta formación para que el proceso de adaptación sea el más efectivo posible y que todo el mundo adquiera los conocimientos necesarios para poder usar la herramienta y puedan beneficiarse plenamente de ella.
Aquí te mostramos algunos de los perfiles profesionales que mejor usan un software de gestión documental:
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Profesionales de recursos humanos
Los profesionales del área de recursos humanos manejan grandes cantidades de datos diariamente: desde la gestión efectiva de su departamento hasta la información sensible de la organización.
De este modo, era bastante evidente que el primer puesto estuviera dedicado a los departamentos de recursos humanos, ya que ellos manejan una gran cantidad de documentos, como currículos, contratos laborales, evaluaciones de desempeño, entre otros. Por ello, con sus conocimientos y el apoyo de un software de gestión de documentos se facilita la organización y el acceso rápido a esta información.
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Equipos legales
Los profesionales legales gestionan una gran cantidad de documentos legislativos, contratos, acuerdos y otros registros importantes. El apoyo de un software de gestión de documentos les ayuda a organizar, compartir y buscar documentos de manera eficiente, lo que es crucial para su trabajo.
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Departamentos financieros
Los equipos financieros manejan datos como facturas, recibos, estados de cuenta e informes financieros, una parte bastante relevante en cualquier empresa ya que al fin y al cabo el feedback económico determinará las posibilidades de expansión y producción de la empresa. Por ello, aliarse con un sistema de gestión de documentos puede agilizar el proceso de archivar y recuperar información financiera clave.
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Departamentos de proyectos y creatividad
Equipos involucrados en proyectos a menudo generan y manejan documentos relacionados con la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos.
Todas estas tareas requieren de una organización milimétrica y por ello los elementos como la centralización que ofrece un software de gestión de documentos ayuda a mantener la documentación organizada y accesible para todos los miembros del equipo, lo que facilita la colaboración y la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa.
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Profesionales de marketing y ventas
Los equipos de marketing crean y gestionan una variedad de activos, como imágenes, videos, presentaciones y documentos de estrategias, tanto que el uso de herramientas de gestión documental también puede ser de gran ayuda para organizar y compartir estos activos de manera eficiente.
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Departamentos de cumplimiento y calidad
En industrias reguladas, como la farmacéutica o la manufactura, es crucial mantener documentación precisa para cumplir con los estándares de calidad y regulaciones vigentes acorde a la ley actual. De este modo, contar con aplicaciones que ayudan a recuperar archivos de manera ágil y en periodos breves de tiempo hace que la empresa pueda trabajar de manera mucho más efectiva al tener alojados en un mismo lugar toda la información estructurada de tal forma que su nomenclatura ayude a su correcta gestión.
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Profesionales del sector educativo
La educación actualmente está viviendo su era más “TIC”, más digitalizada. El sector educativo ha visto la evolución de las formas de aprendizaje en el empleo de herramientas electrónicas que hacen de las clases un entorno mucho más dinámico.
Tanto que, en estas instituciones educativas, la gestión de documentos como expedientes académicos, planes de estudio y materiales de enseñanza es esencial y un software de gestión de documentos facilita el almacenamiento y la recuperación eficiente de estos documentos y agiliza la elaboración de nuevas dinámicas gracias a las herramientas de colaboración continua y en remoto.
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Equipos de servicio al cliente
Los equipos de servicio al cliente manejan diversos documentos, como tickets de soporte, historiales de clientes, manuales de productos y todas las incidencias que en cierto modo ayudan a mejorar el departamento.
Nunca hay que olvidar que el feedback de nuestros clientes es esencial para visualizar cómo queremos que nos vean desde fuera. Así que guardar un registro de toda esta información hace que la empresa sea consciente de los cambios que debe emplear para una mejor gestión con los agentes externos y por ello las herramientas de gestión documental pueden mejorar la eficiencia en la resolución de problemas y la entrega de información relevante.
Estos son solo algunos ejemplos, y en general, cualquier entorno empresarial que maneje una cantidad significativa de documentos puede beneficiarse de un software de gestión de documentos para mejorar la eficiencia, la colaboración y la organización.
En definitiva, implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora con el acceso remoto a los recursos por todos desde cualquier lugar.
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