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¿Qué es un asistente virtual y cómo puede ayudar a tu negocio?

Asistente virtual es una de las profesiones emergentes con más futuro. Contar con un asistente virtual es algo que cada vez más empresarios, profesionales independientes o propietarios de pymes eligen, debido a que ofrecen beneficios que tú también puedes y debes aprovechar. Además, el confinamiento ha supuesto una aceleración de la digitalización de las empresas. El trabajo de asistente virtual es uno de los más demandados hoy en día.

 

¿Qué es un asistente virtual?

 

Un asistente virtual es un agente tipo software que puede realizar tareas u ofrecer servicios a un individuo. En otras palabras, son los encargados de dar apoyo a los clientes sobre consultas administrativas y/o técnicas realizadas vía telefónica o a través de un chatbot online que te ayudarán a mejorar la experiencia del usuario.

Estas tareas o servicios están basados en datos de entrada de usuario, reconocimiento de ubicación y la habilidad de acceder a información de una variedad de recursos en línea. La principal característica de este software es su disposición a comprender y responder al lenguaje humano, asimismo, puede funcionar las 24 horas del día los 7 días de la semana, siempre y cuando esté conectado a Internet. 

Usamos los asistentes virtuales para cosas como que nos recuerden citas o tareas que posiblemente olvidaríamos, para escuchar música, para que nos lean las noticias o simplemente como alarma. Tareas no excesivamente complicadas.

Cuando las funciones del asistente las realiza una persona física, normalmente se trata de una persona externa a la empresa, la cual ha sido contratada para que realice ciertas funciones administrativas como si fuera uno más de la empresa. De ahí que esta profesión esté vinculada al término freelancer. 

Sin embargo, en el caso de los asistentes robots pueden ser configurados y programados para responder las consultas de los clientes como si de un humano se tratase, en vez de una máquina. Esta función la realizan gracias, sobre todo, a su reconocimiento de voz y a su capacidad de realizar transcripciones bidireccionales, pero en el tema de las funciones que posee entraremos más adelante.

 

¿Cómo puede ayudarte un asistente virtual en tu negocio?

Piensa que un asistente virtual es una herramienta que, al igual que el resto de las que ya dispones, se puede personalizar y adaptar a tu modelo de negocio. En primer lugar, y lo más importante es que esta herramienta te ayudará a ahorrar tiempo y dinero.

Además de ese importante ahorro y de sus funciones más básicas que le permiten realizar de manera automatizada todas aquellas funciones que te resulten tediosas y poco productivas, también mejora la imagen de la empresa frente a los clientes y te puede ayudar con la realización de tareas como: leerte el correo electrónico, buscar una dirección de algún lugar, hacer cualquier tipo de cálculo matemático, decirte cómo estará el clima, hacer una llamada, leer tus mensajes de whatsApp, recordarte citas y reuniones, abrir aplicaciones en tu móvil, poner música, encender o apagar luces inteligentes, enchufes, tv, bocinas bluetooth, tomar notas, entre muchas cosas más.

Para trabajar con un asistente virtual dentro de tu estrategia de negocio, puedes coordinarte a través del teléfono, el correo electrónico y de herramientas de gestión de tareas como Asana o Trello, que te permiten asignar tareas, supervisar avances y organizar todo por proyectos si lo necesitas.

Del mismo modo, puedes implementar una herramienta de CRM (customer relationship management) como Hubspot, Salesforce, Zoho, entre otros, para centralizar la gestión de contactos, oportunidades de negocio y cierres de ventas.

Para ofrecer un buen servicio a los clientes y mantenerlos satisfechos creando una experiencia positiva, los asistentes virtuales se conectan al CRM y/o ERP de la empresa a través del Web Service. El Web Service permite conectar el CRM y/o el ERP de la empresa con el asistente virtual mediante unos protocolos estandarizados. Esta conexión le permite al asesor telefónico acceder a la información actualizada de las bases de datos de los clientes. 

Si quieres aprender cómo funciona el CRM de Hubspot, haz click aquí.

 

Ejemplos de asistente virtual

Actualmente son muchas las empresas públicas y privadas, organismos públicos (diputaciones, ayuntamientos, etc), hospitales y clínicas privadas que ya cuentan con este servicio y están 100% satisfechas. Principalmente porque el asesor telefónico es capaz de responder a los clientes con la misma eficacia y calidad que el personal humano. Veamos los ejemplos.

  • Un organismo público
    • El cliente llama al organismo con el que desea contactar para hacer alguna consulta a un departamento concreto.
    • Un asistente virtual le atiende la llamada y, mediante la marcación DTMF, le proporciona todas las opciones posibles al cliente para saber a qué cola de llamada debe redirigirle.
    • Una vez el cliente ha seleccionado la opción que desea, el asistente redirigirá la llamada al agente que esté desocupado en ese departamento.
  • En un hospital
    • El cliente llama al hospital en el que quiere solicitar una cita para ser atendido por un especialista. 
    • El asistente atenderá al cliente y, mediante la marcación DTMF, le preguntará qué desea.
    • Una vez el cliente ha seleccionado una opción, el asistente le proporciona, mediante marcación DTMF, todas las opciones posibles.
    • Una vez que el cliente ha seleccionado la especialidad con la que desea la cita para ser atendido, el asistente accederá al CRM y/o ERP del hospital para ver cuáles son los días y las horas disponibles.
    • Cuando haya confirmado que desea esa cita, el asistente le pedirá su número de teléfono o correo electrónico para enviarle la confirmación de la cita.

 

Existen diversas formas de activar y configurar un asistente virtual, esto depende del tipo de dispositivo que utilices. Puede ser difícil acostumbrarse a este tipo de herramienta tecnológica, pero una vez que lo haces, es increíblemente útil.

 

 

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