La transformación digital ha revolucionado el funcionamiento de las empresas en los últimos años, y la implementación de la factura electrónica ha sido uno de los cambios que más atención recibió el último año. Este sistema, con su capacidad para agilizar los pagos y reforzar la supervisión financiera, ha jugado un papel crucial en la prevención del fraude en las transacciones comerciales.
Junto con otros países europeos, España ha dado un paso más hacia la digitalización al adoptar la factura electrónica como el único formato válido para las transacciones comerciales entre empresas, incluidos los autónomos. Después de la promulgación de la Ley Crea y Crece en octubre del año 2022 se organizará una transición constante hacia la digitalización de las facturas. Aquí te informamos sobre todo lo que debes saber.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es, en primer lugar, una simple factura, es decir, un registro detallado de una transacción comercial. En este documento deben figurar la fecha de emisión, la descripción del producto o servicio ofrecido, su precio unitario, la cantidad, los posibles descuentos aplicados, el tipo de IVA, y en caso de ser necesario, el tipo de retención, además del importe total a pagar. No olvides incluir los datos identificativos y fiscales tanto del cliente como del vendedor.
Tanto las compañías como los autónomos tienen la obligación de emitir facturas por todas sus ventas y de guardarlas en su registro contable. Cada factura debe contar con una referencia única y consecutiva. Es importante recordar que el cliente puede solicitar la factura en cualquier momento, aunque normalmente se le envía automáticamente por correo electrónico una vez que se haya realizado el pago.
La gran diferencia entre una factura normal y una factura electrónica es que se emite por medios electrónicos como correo electrónico o SMS y en formatos estructurados como por ejemplo XML.
Los requisitos para la implementación
La implementación de la factura electrónica no es solo una obligación legal, sino también una medida esencial en el proceso de la digitalización empresarial. Con el propósito de facilitar una transición sin problemas hacia este sistema, se han establecido una serie de requisitos clave que deben tener en cuenta las empresas. Enseguida te nombramos los 5 más importantes:
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Software adecuado
Es imprescindible que las pymes y autónomos cuenten con un programa de facturación electrónica capaz de emitir y recibir facturas de forma eficiente.
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Firma electrónica
La presencia de una firma electrónica con certificado es un requisito indispensable para garantizar la validez y autenticidad de las transacciones realizadas.
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Cumplimiento del Reglamento de Facturación
Todas las facturas deben ajustarse a las condiciones establecidas en el Reglamento de Facturación, lo que implica un cumplimiento estricto de sus requisitos.
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Contenido de la factura electrónica
Es fundamental que el contenido de la factura electrónica refleje fielmente el de una factura convencional, garantizando la integridad y exactitud de la información presentada.
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Acceso digital a la factura
Todas las entidades comerciales y autónomos deben proporcionar un acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios, quienes deben tener la capacidad de visualizar, copiar, descargar e imprimir las facturas de manera gratuita. Además, este acceso debe mantenerse disponible durante un período mínimo de cuatro años.
Objetivos de la implementación de la factura digital
La implementación de la factura electrónica se realiza con varios objetivos claros, entre los cuales se destacan la reducción de la morosidad y el fortalecimiento del control fiscal para evitar el fraude en las actividades económicas. Este sistema proporciona a la Agencia Tributaria una mayor supervisión de los flujos financieros entre empresas y profesionales, al mismo tiempo que contribuye a la lucha contra los pagos no declarados.
Además, se han identificado dos categorías principales de facturas electrónicas: el formato estructurado, que implica el uso de sistemas de facturación que generan datos procesables por sistemas informáticos, y el formato no estructurado, que consiste en una imagen del documento y requiere un procesamiento manual por parte del receptor.
Beneficios de la implementación
La factura electrónica no solo cumple con una nueva obligación legal establecida, sino que también proporciona una multitud de ventajas para las empresas modernas. Enseguida te contamos algunos de los beneficios que puede ofrecer la implementación de la factura electrónica para tu empresa:
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Agilización del proceso
Agiliza los ciclos de tramitación y el cobro, dado que la factura se transmite directamente mediante medios electrónicos y se integra automáticamente en la contabilidad del receptor. La rapidez en estas operaciones facilita un cobro temprano.
Por ende, optimiza la eficiencia y la rapidez de los procesos relacionados con la facturación y la contabilidad al automatizar tareas rutinarias, permitiendo que el personal se enfoque en actividades de mayor valor agregado.
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Disminuye los errores humanos
La utilización de facturas electrónicas en formato estructurado implica una transferencia automática de datos al registro de contabilidad del receptor, reduciendo la posibilidad de errores durante la transcripción manual.
Elimina costes como los de impresión de documentos y envío postal, lo que conlleva un ahorro sustancial anual.
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Facilita el acceso a la información
Simplifica el acceso a las facturas archivadas, ya sea para una inspección fiscal o para la gestión interna del negocio, facilitando la búsqueda y recuperación de manera rápida y sencilla.
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Menor uso de papel
Contribuye a la sostenibilidad de la actividad económica al reducir el consumo de papel y las necesidades de transporte para el envío de documentos, promoviendo de este modo prácticas más ecológicas y eficientes.
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Mayor cumplimiento legal
Agiliza la lucha contra el fraude fiscal al otorgar a las autoridades fiscales un mayor control sobre los gastos y los ingresos, ayudando a detectar cualquier irregularidad de manera más eficaz.
Conclusión
La factura electrónica ha demostrado ser no solo una herramienta útil, sino que dentro de unos años será un requisito obligatorio para las empresas. Por ende, una compañía que quiere estar a lo alto de la tecnología que aplica en su negocio debería conocer la información necesaria para comenzar con el proceso de implementación lo antes posible. Así se podrá ajustar tu empresa adecuadamente a los cambios que supone esa nueva herramienta.
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