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El poder de las herramientas de gestión de proyectos en equipos remotos

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Desde la pandemia de la Covid-19, los modelos de trabajo que existían hasta el momento se vieron transformados por la creciente obligación de tener que realizar las labores desde casa. El teletrabajo existía antes de ello, pero las personas que lo disfrutaban eran un porcentaje muy ínfimo frente a la actualidad. 

El teletrabajo se ha vuelto una modalidad más en la empresa, muchas personas comienzan su trabajo ya directamente en casa. Esto se debe al evidente aumento de la productividad y los numerosos comentarios positivos a este modelo. La hibridación es el nuevo camino del éxito para aquellas empresas que quieran repartir el trabajo en la oficina y el hogar.

No es fácil para una empresa administrar grandes equipos y proyectos en remoto, por ello las herramientas de gestión ganan un gran protagonismo en esta nueva era. Conoce aquí los beneficios de implementar herramientas de colaboración y gestión de proyectos para hacer más sencillo el trabajo remoto de tu negocio. ¿Comenzamos?

herramientas de gestion de proyectos

 

Aumentar la productividad del trabajo remoto está más cerca de lo que piensas

La transformación digital ha traído consigo multitud de beneficios, como la popularización de la digitalización de empresas que apuestan por la implementación de las nuevas herramientas de gestión de proyectos. Este tipo de herramientas ayudan a potenciar el rendimiento de los equipos, mejorar la productividad y fortalecer la comunicación tanto interna como externa de la empresa. 

Las nuevas herramientas de gestión de proyectos en línea se han convertido en un aliado de aquellas empresas que están apostando muy fuerte por el trabajo remoto. 

Para teletrabajar es necesario tener una comunicación interna efectiva y rápida, olvídate de los correos electrónicos que se tardan días en responder y aloja toda la comunicación entre roles en una herramienta mucho más accesible por todos, para que dentro y fuera de la oficina todos se sientan pertenecientes a ella. 

Además de los beneficios mencionados, los términos de flexibilidad, integración familiar y autonomía son muy resonados cuando se habla de trabajo remoto y esto hace posible que:

  • Las empresas puedan contratar al equipo humano ideal sea cual sea su ubicación geográfica.
  • Se ahorre considerablemente parte del presupuesto en cuanto a infraestructuras y oficinas.
  • Reduzcas el impacto medioambiental al evitar así transportes a la empresa.

Ahora que conocemos esto, debemos tener en cuenta que la elección de la herramienta perfecta que se adapte a las necesidades y exigencias de la empresa es una tarea complicada. La empresa debe tener en cuenta una serie de características, tales como:

  • Valor. En cuanto al dinero empleado en la adopción de este recurso, debemos comprobar que cumpla con las características necesaria para el correcto desempeño de las tareas diarias de la empresa tanto en remoto como de manera presencial en la oficina. 
  • Usabilidad. Cuanto más fácil de usar, mejor. La complejidad de una herramienta puede causar rechazo por parte del equipo a la hora de implementarla en el negocio. Debemos tener en cuenta que la herramienta debe ser una aliada y no una enemiga, por tanto como característica más importante debemos considerar la usabilidad para que todos puedan adquirir sus conocimientos de manera sencilla y eficaz. 
  • Adopción. Debemos tener en cuenta las funciones comerciales y los flujos de trabajo dentro del organigrama empresarial para que la herramienta que adoptemos para nuestro negocio se adapte a estas funciones. 
  • Integración. La integración garantiza un funcionamiento armonioso entre todas las herramientas de colaboración y gestión. Por lo tanto, es esencial verificar si la herramienta de gestión de productos seleccionada puede integrarse eficientemente con las que ya se utilizan en la empresa.

 

Beneficios del uso de herramientas de gestión de proyectos en equipos remotos

La clave del teletrabajo es una buena organización de los equipos remotos, tanto por la propia empresa como de manera individual. Por ello cada vez es más necesario emplear una buena gestión de Recursos Humanos que mejore la organización de equipos, la planificación de turnos o las valoraciones de desempeño pueden ayudar a que tu empresa sea más efectiva y facilite que el trabajo y la productividad de la empresa sea eficiente.

El uso de herramientas de gestión de proyectos para el trabajo remoto ofrece una variedad de beneficios que pueden mejorar la eficiencia, la colaboración y la productividad de los equipos distribuidos. Algunos de estos beneficios incluyen:

  • Colaboración en tiempo real

Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los equipos trabajar de manera colaborativa, independientemente de su ubicación geográfica. De esta manera, los miembros del equipo pueden acceder y actualizar información en tiempo real desde cualquier lugar, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones conjuntas de cara a mejorar los resultados del proyecto de manera más efectiva.

  • Acceso a la información desde cualquier lugar

Con estas herramientas de gestión de proyectos de los equipos en remoto, los miembros pueden acceder a la información del proyecto desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto es crucial para el teletrabajo, ya que proporciona flexibilidad y permite a los colaboradores trabajar desde casa, oficinas remotas o cualquier otra ubicación.

  • Seguimiento del progreso

Las herramientas de gestión de proyectos permiten realizar un seguimiento preciso del progreso del proyecto gracias a la centralización de datos que ofrecen este tipo de herramientas. De esta manera, se facilita la identificación de posibles obstáculos, la asignación de recursos de manera eficiente y la toma de decisiones informadas para garantizar que el proyecto avance según lo planeado.

Los softwares de gestión de proyectos enfocados en el trabajo remoto y los que no también facilitan la comunicación entre los miembros del equipo a través de funciones como comentarios, chats y notificaciones. Esto ayuda a mantener a todos informados sobre los cambios, actualizaciones y tareas pendientes, mejorando la comunicación y reduciendo la posibilidad de malentendidos.

Es muy importante por ello reflejar en la aplicación de manera muy ilustrativa la disposición de roles y jerarquías dentro de la empresa también ayuda a mejorar la comunicación interna entre departamentos y miembros del equipo.

  • Gestión eficiente del tiempo

Las herramientas de gestión de proyectos suelen incluir funciones de programación y seguimiento del tiempo. Esto permite a los equipos planificar y asignar tareas de manera eficiente, así como realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada actividad para cumplir los plazos de manera mucho más eficiente y efectiva.

  • Organización y estructuración

Una característica y beneficio muy relevante de este tipo de herramientas es que proporcionan una estructura organizada para el proyecto, con la posibilidad de dividirlo en tareas, subproyectos y demás reflejando muy bien el organigrama empresarial y cómo están dispuestos los roles dentro de la empresa. Esto ayuda a mantener un enfoque claro y organizado, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan de forma remota.

  • Toda tu información se mantiene segura en los softwares de gestión de proyectos

Las buenas herramientas de gestión de proyectos suelen contar con medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial del proyecto. Esto es crucial cuando se manejan datos sensibles o estratégicos, especialmente en entornos de trabajo remoto.

 

En resumen, el uso de herramientas de gestión de proyectos en el trabajo remoto contribuye significativamente a la eficiencia, la colaboración y el éxito general de los proyectos, al tiempo que facilita la coordinación entre equipos distribuidos.

El teletrabajo ha dejado de ser una tendencia temporal y se ha convertido en una parte esencial del futuro del trabajo. A medida que la tecnología continúa avanzando, podemos esperar más innovaciones en el ámbito de las herramientas para el teletrabajo, lo que hará que esta forma de trabajo sea aún más eficiente y efectiva, independientemente de su ubicación. 

La elección de las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia en la experiencia de teletrabajo y el éxito de las empresas en un entorno laboral en constante cambio. 

En definitiva, si estás buscando un buen programa que ayude a incrementar la productividad y ofrezca una adecuada gestión de recursos humanos, contacta con nuestro equipo de Occam Agencia Digital para implementar estas nuevas herramientas en tu empresa y conoce Dayfice, nuestro ERP de RRHH con el que digitalizar los procesos internos de tu negocio y mejorar el rendimiento de tu plantilla. ¿A qué esperas?

 

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