Todos los documentos que tiene que gestionar una empresa en su día a día es una tarea que requiere de un tiempo bastante prolongado en la jornada, ya sea por la modalidad de formatos o por las tareas internas que estos tienen que pasar.
Al digitalizar los archivos ahorras tiempo, espacio y contribuyes a la colaboración continua en tu empresa. Por ello, con todo esto planteado de inicio, se expone la importancia de contar con un software de gestión documental.
Hoy por hoy, existen numerosos modelos de software de gestión documental en el mercado y serán las necesidades de tu negocio las que determinen cuál se asemeja mejor a tu empresa. Conoce aquí sus ventajas. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un software de gestión documental?
Podríamos describirlo como uno de los pilares fundamentales de la gestión de recursos humanos. Pero, si nos centramos en su definición, es una herramienta de almacenamiento, automatización y recuperación de los datos y documentos de la empresa. A grandes rasgos, los datos que suele manejar esta aplicación son facturas, fichas técnicas, seguimientos de ingresos, gastos, entre otros.
Gracias a su implementación conseguiremos realizar una organización eficaz y de este modo evitar que algún documento pueda ser perdido y esto influya negativamente a la empresa. En definitiva, entre los objetivos que tiene la implementación de un software de gestión documental encontramos:
- Clasificar datos
- Ordenar
- Escanear
- Indexar
- Almacenar
- Facilitar la búsqueda
- Mantener toda esa información segura
Una vez planteemos la necesidad de implementar la gestión documental de software en nuestra empresa, debemos tener claro que un documento digital es igual de válido que uno físico y que esto está impuesto en el Código Civil de nuestro país y en la normativa europea. Su validez evidente ha dado pie a que muchas empresas se atrevan a contar con este tipo de herramientas.
¿Qué es lo que debo hacer para implementar un software de gestión documental? Primeros pasos
De manera superficial, debes tener en cuenta que el proceso de migración de datos será largo y tedioso, pero a largo plazo brindará muchos beneficios a tu gestión documental. Por ello debes comenzar por:
- Transformar todos tus documentos físicos a digital. Es decir, pasar todos esos documentos al archivo en la nube, evitando de este modo que se pierdan por el camino en caso de cualquier accidente.
- Centraliza todos los datos en una misma herramienta. Para que todos puedan acceder a la misma información, así evitarás la duplicación de datos y fomentarán la colaboración entre los miembros del equipo. Este último punto es muy importante de cara a crear proyectos mucho más unificados donde se plasme la imagen de la compañía.
- Organiza todo en categorías y subcategorías. De este modo, la labor de búsqueda y recuperación será mucho más ágil, y si a esto le sumas la aplicación de metadatos con palabras clave el ejercicio solo llevará unos segundos.
- Define tu herramienta de gestión documental. Es decir, crea perfiles, contraseñas y barreras de acceso para que los usuarios accedan a lo que necesitan y esté constantemente controlado para evitar cualquier error. Además, asigna un administrador responsable que se encargue de verificar que todo funciona correctamente y otorgar autorizaciones de acceso a documentos sensibles en caso de que sea necesario.
Con esto expuesto, observamos la evidencia que es implementar un software de gestión documental. Hacer el día a día de tu empresa mucho más ameno es más fácil de lo que crees, fomenta y aumenta la productividad de tu empresa con esta herramienta y crea proyectos mucho más efectivos.
Beneficios de contar con un software de gestión documental
Son muchos los beneficios que ofrece apostar por la implementación de un software de gestión documental. Desde la centralización de datos y la automatización hasta el incremento de la comunicación interna. A continuación, te mostramos algunos beneficios y ventajas que otorgas a tu empresa al contar con un software de gestión de documentos:
- Mejora el control del flujo de datos y la organización
Implementar un software de gestión documental ofrece un mayor control sobre todo el flujo de datos de la compañía, ya que al tener controlado el acceso mediante contraseñas la dirección de la compañía está mucho más estructurada y cada dato tiene un identificador que nos indica sus movimientos.
- Mayor rentabilidad
Un software de gestión documental nos permite ahorrar costes, ya que todo el gasto de papel y espacio en la oficina se ha reducido. Además, se reducen los costes en los trámites de contratación de personal y en la distribución de horarios que se hace de manera más eficiente al tener en un mismo lugar la información de las bajas, ausencias y vacaciones de toda la plantilla.
- Ahorra tiempo efectivo
Todas esas tareas rutinarias que se hacían diariamente se dejan en manos del software de gestión documental, lo que deja que el personal al no tener que emplear ese tiempo en estas tareas pueda desarrollar aún más su creatividad e incremente su formación
- Tus datos están más seguros
Estos sistemas ofrecen funciones avanzadas de seguridad, como el cifrado de datos, control de acceso basado en roles y registros de auditoría. Esto ayuda a proteger la información sensible y garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinados documentos.
Al utilizar un software de gestión documental, la información de la empresa además de ordenada se mantiene segura ya que evitamos, por ejemplo, las consecuencias de cualquier catástrofe medioambiental que puedan deteriorar esos papeles.
De este modo, toda la información queda alojada en una nube segura que realiza copias de manera periódica, asegurando así que los documentos críticos estén respaldados de manera regular y que puedan ser recuperados en caso de pérdida o daño.
- Accede a tus datos desde donde y cuando quieras
Este es uno de los beneficios más destacados al poder acceder remotamente a cualquiera de los datos que necesites para el desarrollo de tus proyectos o tareas de administración desde cualquier lugar. Gracias a la contratación de servicios de almacenamiento en la nube se fomenta aún más el teletrabajo ya que no tienes que acudir presencialmente a la oficina para buscar cualquier documento.
En definitiva, hemos podido observar a lo largo del artículo todos esos beneficios que nos ofrece la apuesta por la digitalización de los documentos de tu empresa, desde los registros de entrada y salida hasta la información más sensible que pueda tener la empresa.
Implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora con el acceso remoto a los recursos por todos desde cualquier lugar.
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