Cómo utilizar la base de datos de contactos en HubSpot

En marketing, crear una base de datos de contactos es fundamental para recopilar información de los clientes e incrementar las ventas. Una estrategia de marketing digital se basa en conocer la marca, sus productos y servicios para aplicar acciones personalizadas a los usuarios. La base de datos se centra en el trabajo con los leads. Ayuda a mejorar los filtros del buyer persona, aumentar el ROI y disminuir el CAC o coste de adquisición del cliente. En otras palabras, la empresa se acerca a las necesidades de los consumidores parar garantizar el proceso de ventas.

El marketing de base de datos funciona como técnica para recopilar información e investigar al usuario para conocer sus preferencias, gustos e interacciones. Los datos se organizan adecuadamente para ofrecer contenidos personalizados. Además, la empresa puede analizar la información para mejorar los servicios al cliente potencial. Las bases de datos pueden tener distintos objetivos: segmentar clientes, mejorar la confianza en la marca, fidelizar o convertir leads, entre otros. El CRM de HubSpot permite gestionar la base de datos de una empresa y realizar análisis de su funcionamiento.

Para qué sirve la base de datos de contactos

La base de contactos en marketing tiene diversas funcionalidades. Dependiendo de la campaña de marketing se potencian unas u otras. Estas son las principales:

• Segmentar los usuarios: La segmentación permite obtener un registro personalizado para cada grupo de clientes. Esto se traduce en una creación de contenido adecuado basado en información como datos demográficos, intereses o interacciones con la marca.
• Mejorar la estrategia de marketing: La segmentación adapta la estrategia a los usuarios. Esto incrementa las respuestas positivas provocando una campaña de marketing efectiva.
• Optimizar la experiencia de usuario: La base de datos de contactos permite personalizar las acciones de marketing. De esta manera, logran incidir en los usuarios de manera positiva. Esto se logra, por ejemplo, adaptando el sitio web al dispositivo que utilizan.
• Lograr recomendaciones: Desde la base de datos la empresa puede acceder a las preferencias y necesidades del usuario. Tras esto, puede aconsejar un producto determinado que cumpla sus objetivos.
• Aumentar la fidelización: Identificando clientes potenciales la empresa puede crear programas para fidelizar usuarios. Mediante acciones de cross-selling y up-selling la marca puede aumentar sus beneficios.

Cómo usar una base de datos de contactos en 3 pasos

1. Crea la base de datos

Para comenzar a recopilar datos de los clientes es necesario contar con un software para crear la base de datos. Mediante un CRM o Customer Relationship Management se puede llevar a cabo. Tras pensar cómo será la estrategia de marketing conviene recopilar la información necesaria. Estos suelen ser los datos utilizados por las marcas:

• Datos demográficos: Sexo, edad, profesión, género…
• Datos básicos del contacto: Nombre del usuario, dirección de correo electrónico o teléfono, entre otros.
• Datos de comportamiento: Se investiga su interacción con la marca. Es decir, sus páginas más visitadas, gasto promedio en cada compra o productos más valorados.
• Datos de preferencias: valores, gustos, intereses, estilo de vida…
• Datos de origen: Cómo han llegado hasta la marca o métodos utilizados para su adquisición.

2. Segmenta los clientes

La segmentación sirve para identificar grupos de clientes que comparten los mismos objetivos o intereses. Esto produce una mayor organización para el equipo de trabajo y una mejora de la experiencia de usuario. Para llevar a cabo este proceso se analizan algunos de estos factores:

• Comportamiento: Se diferencia entre aquellos usuarios que nunca han realizado una compra, compradores habituales o potenciales.
• Gustos: Los intereses de los usuarios son clave para la segmentación. Por ejemplo, si es aficionado al deporte o la lectura.
• Localización geográfica: La ubicación del usuario sirve para conocer las posibilidades de realizar ventas de manera presencial.
• Situación: Conviene saber la situación personal del usuario, por ejemplo, si es teletrabajador, está casado o tiene un piso en propiedad.

3. Personaliza el contenido

Tras obtener una base de datos segmentada hay que ponerla en práctica. Es decir, comenzar a adaptar el contenido y las ofertas a los clientes de la marca. De esta forma, las campañas de marketing desembocarán en un aumento de la fidelización.

Cómo utilizar la base de datos de contactos en HubSpot

1. Acceder a la base de datos

El pilar del CRM de HubSpot es la base de datos de contactos. El primer paso para comenzar a utilizarla es acceder a ella. Para ello, acude al menú de navegación de la parte superior y selecciona Contactos > Contactos.

Se abrirá la página principal de contactos donde se organizan y monitorean los clientes de la empresa. También puedes acceder a Contactos > Empresas para observar la información de las empresas que tienen relación con la marca. Desde el panel podrás consultar el rendimiento de cada contacto.

2. Crear un contacto

HubSpot permite crear contactos de forma manual. Dirígete al menú principal y haz clic en Contactos. Se habilitará una lista completa de los contactos que forman parte de la empresa. En la esquina superior derecha haz clic en el botón Crear contacto. A continuación, se habilitará una pestaña en el lateral derecho con los campos a rellenar.

La base de datos comprobará de forma automática que no existe otro contacto asociado a la dirección de correo electrónico. Se agrega todo tipo de información para el contacto como su propietario o cargo laboral. Si tu empresa se rige por la RGPD deberás tener en cuenta las leyes de privacidad y especificar qué uso darás a los datos. Deberás marcar la casilla que configura el contacto para el departamento de marketing. Por último, haz clic en Crear Contacto.

3. Importar contactos

Otra opción para agregar contactos es importarlos. Para llevar a cabo la importación haz clic en Contactos > Contactos desde el menú de navegación. En la parte superior derecha haz clic en Importar. A continuación, se habilitará la opción de importar o sincronizar contactos de manera bidireccional.

Si seleccionas la importación clásica deberás elegir si importar un archivo desde tu PC o importar una lista de cancelaciones de suscripción. HubSpot ofrece una guía de importación y una hoja de Excel de ejemplo para facilitar el proceso. Tras esto, deberás elegir si importar uno o varios archivos y objetos. Por último, seleccionarás el tipo de objeto que vas a importar. Podrás elegir entre empresas, contactos, negocios, productos o tickets.

Si decides utilizar la sincronización bidireccional podrás sincronizar los datos de contactos de tu cuenta de HubSpot con los de una aplicación externa. Este proceso se realiza mediante PieSync.

4. Crear propiedades de contacto

Para recopilar la información necesaria es necesario crear propiedades de contacto. En la esquina superior derecha del menú de navegación deberás hacer clic en el icono de engranaje.

A la izquierda, deberás hacer clic en Propiedades. HubSpot crea propiedades de forma predeterminada, pero podrás crear una nueva propiedad desde el botón Crear propiedad. El proceso es prácticamente igual al de creación de contacto. Se recopila información de la propiedad y el contacto para personalizar la comunicación. La propiedad se puede aplicar a los formularios para que los contactos rellenen la información que la empresa busca.

5. Ver la información de un contacto

Para ver la información de un contacto haz clic en Contactos del menú principal. Tras esto, aparecerá la lista de registro de contactos. Para acceder a la información completa de un usuario conviene hacer clic sobre el nombre del usuario. HubSpot proporcionará un panel con su información personal, actividad e interacción con la marca.