4 maneras de gestionar nuestra pipeline de ventas en nuestro CRM

¿Conoces lo que es el pipeline de ventas? ¿Sabes en qué punto del pipeline de ventas se encuentran tus clientes?

El pipeline de ventas es el corazón de tu proceso comercial. Es el sistema que genera un flujo de oportunidades comerciales de alta calidad para que tu equipo pueda convertirlas en clientes reales más adelante e incrementar de esta manera los beneficios de tu empresa. Si no sabes cuál es el estado de tu pipeline o cuáles son las mejores prácticas para gestionarlo, no te alarmes. No está solo.

Cuantas más oportunidades se presenten en tu pipeline de ventas, más probabilidades tendrás de alcanzar o superar tus metas de rentabilidad. El pipeline hace un seguimiento de tus clientes potenciales a medida que avanzan por las distintas fases del proceso de compra. Por eso es una herramienta clave para anticiparse a las necesidades y objeciones de tu público y prepararte para abordarlas con asertividad.

¿Pero cómo gestionarlo de manera efectiva? ¿Funciona igual desde un CRM? Quédate para encontrar la respuesta a todas estas cuestiones.

¿Qué es un pipeline de ventas?

Un pipeline de ventas es una representación visual de los clientes potenciales de una empresa y del punto en el que se encuentran en el proceso de compra. Los pipelines también proporcionan una visión general de la previsión de cuentas de un representante de ventas y de lo cerca que está de alcanzar su cuota, así como de lo cerca que está el equipo de ventas en su conjunto de alcanzar su cuota. Esto permite a los representantes de ventas y a los directores de ventas prever el número y el importe económico de los acuerdos que se cerrarán en un periodo de tiempo determinado.

El pipeline de ventas se representa visualmente como una barra horizontal o vertical e incluye las diferentes etapas de un ciclo de ventas. Aunque las etapas del ciclo de ventas pueden variar en función del sector descrito, suelen incluir la captación de clientes potenciales, la cualificación de los mismos para identificar a los posibles clientes, el establecimiento de relaciones con los clientes potenciales y el cierre de acuerdos. El objetivo final es convertir las oportunidades en clientes.

El papel del CRM en nuestro pipeline de ventas

El pipeline de ventas define varias etapas del proceso, desde que un cliente potencial entra en el sistema hasta que se convierte en cliente. En concreto, es una estrategia de previsión de ingresos creada por el departamento de ventas. 

Una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) aporta una serie de ventajas al proceso de ventas, como el análisis de los clientes potenciales en cada fase del proceso y la determinación de si un cliente potencial requiere más atención o si llegará a la compra. Estas características también desempeñan un papel importante a la hora de ayudar en la optimización del pipeline comercial.

Dedicar tiempo a su mantenimiento es clave, pero debe hacerse de forma inteligente. Gestionar tu  pipeline de ventas desde un CRM te ahorra tiempo en tareas de gestión de canalizaciones. Así, en lugar de actualizar tu pipeline con leads no cualificados, puedes invertir tu tiempo en un CRM que te ofrezca las herramientas y procesos adecuados para que tengas tiempo suficiente para centrarte en vender bien.

4 maneras de gestionar efectivamente tu pipeline de ventas desde un CRM

• Define claramente los puntos de partida para cada etapa del pipeline

Imagínate el caos que se produciría si cada representante moviera a los clientes potenciales a lo largo del pipeline teniendo en cuenta criterios poco concluyentes.

¿Cuándo pasa exactamente un cliente potencial de una fase a otra? ¿Qué ocurre si tú consideras un factor como cualificación y el resto de tu equipo considera factores diferentes para la misma etapa? ¿No tendrías un pipeline lleno de prospectos potencialmente no cualificados que "parece" saludable?

La mayoría de soluciones CRM ofrecen soporte para pipelines de ventas, con indicadores visuales e informes en cada etapa. El CRM puede asignar clientes a distintas fases del proceso, automatizar determinadas acciones (como el envío de correos electrónicos a los clientes o la programación de llamadas telefónicas a los clientes potenciales que alcanzan una fase específica) y realizar un seguimiento del número de clientes potenciales en cada fase. Los informes visuales generados por el CRM proporcionan información sobre la velocidad del proceso, ya sea si hay clientes que salen del proceso en etapas específicas, o de la probabilidad de cerrar un acuerdo.

• Establece plazos para la permanencia de los clientes en cada fase

Los clientes potenciales que se estancan en una etapa específica son oportunidades perdidas que acumulan polvo en una fase de pipeline. Por lo tanto, si no realizas un seguimiento proactivo una vez a la semana para recordarles el valor de tu producto o servicio, simplemente olvidarán tu existencia, y tu acuerdo permanecerá inamovible en el tiempo y en el pipeline. 

Entonces, ¿cuánto tiempo debe pasar antes de que los tratos empiecen a pudrirse?

Cada proceso es diferente. El número de etapas varía. Los clientes potenciales cambian. Los ciclos de ventas pueden ser más largos o más cortos. Empieza por crear un calendario que se adapte mejor a tu estrategia de pipeline. Un ejemplo puede ser el siguiente:

• Etapa de prospección: 1 semana. Completar la prospección en una semana.
• Fase de cualificación: Esto debería ocurrir simultáneamente con la semana de prospección.
• Contacto inicial: Hay que dedicarle 1-2 semanas con múltiples contactos repartidos en 15 días. 
• Reunión/descubrimiento: La llamada de descubrimiento debe establecerse y llevarse a cabo en un plazo de 10 días desde que el cliente potencial confirma una reunión. Si el cliente potencial no responde en 5 días, haz un seguimiento inmediato, con un intervalo cada vez mayor entre los seguimientos. 
• Demostración/presentación: La presentación debe completarse en un plazo de 10 días desde que el cliente potencial confirme que quiere una. Haz un seguimiento al menos 5 veces, una a mediados y otra al final de la primera semana, y una o dos hacia el final de la segunda semana.
• Tratar las objeciones: Reserva otros 10 días para gestionar las distintas reclamaciones, limar asperezas sobre la información de la oferta, los descuentos, si los hay, etc.
• Cierre de la operación: Aquí el tiempo depende del tamaño de la operación que vayas a cerrar y de las conversaciones que hayas mantenido. Si se trata de una operación pequeña, tres días son suficientes antes del seguimiento posterior, y más de 5 días sin contacto de la otra parte sería una señal de alarma. Mientras tanto, si se trata de un acuerdo de alto valor, no deberías esperar más de 5-7 días después de enviar el presupuesto para hacer el seguimiento.

• Configura automatizaciones de flujos de trabajo en tu CRM

¿Y si no tuvieras que contactar manualmente con todos los clientes potenciales que llegan a través de tus canales de entrada? Utilizando herramientas de automatización o extensiones en tu CRM, puedes ahorrarte todo el tiempo que se tarda en hacer un seguimiento manual de los usuarios que se descargan un libro electrónico o se apuntan a una demostración en tu sitio web.

Del mismo modo, hay bastantes actividades administrativas que podrías automatizar entre tu herramienta de ventas y el CRM, lo que abre tu calendario para "vender" más.

Pero depende del tipo de CRM y de la herramienta de automatización de ventas que utilices. Algunas herramientas son más flexibles que otras para las automatizaciones del flujo de trabajo.

Flujos de trabajo de CRM que podrías automatizar dentro de tu herramienta de automatización de ventas:

• Importa una lista de contactos de LinkedIn como clientes potenciales a tu CRM.
• Crea un cliente potencial dentro de tu CRM cuando un cliente potencial participe en tus campañas salientes.
• Inicia campañas de ventas para clientes potenciales entrantes creados en tu CRM.
• Configura recordatorios para realizar un seguimiento de los prospectos entre las oportunidades para cerrar etapas.
• Recibe notificaciones cuando un cliente potencial se registra para una demostración/entra en el CRM.
• Crea facturas automáticamente cuando un cliente potencial entre en la fase de cierre.

• Aprovecha el lead scoring en tu CRM

El departamento de ventas también obtiene una ventaja significativa al utilizar el CRM para optimizar el pipeline. Un sistema de puntuación de leads o lead scoring visualiza y calcula la calidad de un lead basándose en la información incluida en el CRM. Esta información puede utilizarse para determinar si se está contactando con clientes potenciales de alta calidad en el momento adecuado, y si el equipo de ventas está empleando correctamente la estrategia de lead nurturing para promover una compra. Si los leads de mayor calidad se generan al principio del pipeline de ventas, es posible que los comerciales tengan que ajustar las etapas y llegar antes al cliente.

Si el acercamiento a clientes potenciales de alta calidad se produce demasiado rápido en el pipeline, la estrategia puede parecer demasiado insistente o agresiva. Un CRM complementa los canales de ventas existentes e identifica posibles áreas de mejora a lo largo de cada etapa. El CRM debe utilizarse para crear un pipeline comercial optimizado que conduzca a una mayor calidad de los leads, a que los vendedores cumplan sus objetivos y a un mejor proceso de ventas.

¿Ya sabes cómo gestionar tu pipeline de ventas desde tu CRM? El pipeline de ventas es uno de los elementos más preciados de una empresa, y debes saber cómo cuidarlo de la mejor manera. Ten en cuenta toda la información incluida en este post y empieza tu recorrido hacia un canal de ventas mucho más efectivo y ágil. Para más información, solicita una consultoría gratuita con Occam y resolveremos todas las dudas que tengas.