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Protección de datos en la firma digital de contratos, cómo cumplir la ley

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Conforme avanza la historia avanza la tecnología. Con las novedades que estamos viviendo de la mano de la digitalización se evidencian nuevos hábitos, es por esto por lo que cada vez es más común realizar trámites administrativos de manera remota. Es decir, mediante el uso de la firma digital

El empleo de la firma digital en la formalización de contratos, por ejemplo, cada vez está siendo más común. Es considerada una herramienta cómoda y fácil de usar, además está garantizada de seguridad y regulada dentro de su marco jurídico correspondiente. 

En la actualidad surgen muchas preguntas acerca de la firma digital y la protección de datos, un tema muy sonado recientemente, ya que con las últimas legislaciones y normativas se ha visto reforzada la ley de protección de datos de cara a la huella digital que dejamos los seres humanos cada vez que navegamos en internet. 

En el artículo que vas a leer te explicaremos todo lo que debes saber sobre la estrecha relación entre la firma digital y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). ¡Comenzamos!

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La ley de protección de datos y su relación con la firma digital

Para ir comprendiendo poco a poco todos estos conceptos debemos comenzar por conocer qué es la ley de protección de datos. 

La conocida ley de protección de datos es una norma impulsada en 2018 por el Gobierno de España incluida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), establecida en al año 2016 en Europa que sustituye a la LOPD que era la que estaba vigente con anterioridad a nivel europeo. 

Esta ley aparece y está enfocada principalmente en el uso diario de las empresas de los datos personales de clientes y miembros del equipo, tales como DNI, número de teléfono, entre otros. En definitiva, la ley de protección de datos es una manera de asegurar nuestra información más personal de cara al uso comercial que se le pueda dar, por ello aquí entra en escena el uso de la firma digital que proporcionará aún más seguridad a este tipo de procedimientos. 

Debemos tener claro ya aquí que la firma digital, como hemos mencionado en anteriores artículos del blog, es totalmente válida para emplearla en la formalización de documentos y cuenta con todas las garantías jurídicas. 

Teniendo en cuenta que el proceso de formalización de contratos es el paso final para cerrar cualquier acuerdo administrativo entre empleador y empleado, utilizar en este paso la firma digital es una manera de mejorar y agilizar los procesos en lo referente a la contratación y toda la bienvenida del nuevo talento a la empresa. 

En resumen, la firma digital es la firma electrónica más avanzada y segura que cumple toda la normativa vigente y ofrece altos niveles de seguridad, protegiendo de este modo la identidad de cada firmante. Además: 

  • Al formalizar contratos mediante los mecanismos de la firma digital se ahorran tiempos de gestión pudiendo realizar todo el papeleo incluso desde casa. 
  • Ahora el proceso es mucho más transparente gracias a todos los mecanismos de seguridad que emplean estas herramientas.
  • Es mucho más sostenible ya que elimina el papel tangible del procedimiento.
  • Ofrece mayor control de la gestión del talento obteniendo toda esta información en un software de gestión mucho más centralizado.
  • Aporta mucha más flexibilidad a la hora de formalizar contratos, pudiendo hacerlo desde donde y cuando quieras. 

Todos estos aspectos referentes a la seguridad evidencian la estrecha relación que guarda el empleo de la firma digital y la ley de protección de datos vigente en España, que salvaguarda los datos y la integridad de todos los sujetos firmantes. Por ello, a continuación, vamos a exponer en parte la legislación que se debe cumplir para que la validez de la firma electrónica vaya en sintonía con la ley de protección de datos. 

 

Normativa y seguridad de la ley de protección de datos en el empleo de la firma digital

En primer lugar, debemos tener en cuenta que para cumplir con la ley de protección de datos la organización debe tener el consentimiento del usuario en el momento que este introduce cualquier dato en nuestra web o formulario. 

De esta forma, el consentimiento es la aprobación por parte del cliente para poder gestionar cualquier dato referente a su persona, por ello el empleo de la firma digital sería la metodología de consentimiento más eficaz ya que muchos datos se reflejan en el momento de la firma del contrato. 

En cuanto a su marco jurídico, la firma digital está regulada a nivel europeo por el Reglamento eIDAS que establece los tipos de firmas electrónicas existentes, sus características y marcos de actuación. Dentro de este reglamento se distinguen tres tipos:

  • Firma digital simple:  tiene un menor nivel de fiabilidad porque no se identifica al usuario.
  • Firma digital avanzada: mayor nivel de fiabilidad que la anterior ya que si se identifica al firmante.
  • Firma digital reconocida: la más aceptada jurídicamente ya que con esta se garantiza la identidad y la autenticidad del documento, e impide que este sea modificado tras haber sido firmado.

Si nos centramos en España, nos encontramos que la firma digital está regulada en la Ley 6/2020, cuyo objetivo es evitar que existan vacíos normativos e incompatibilidades con el Reglamento eIDAS.

De manera resumida, la formalización de documentos con la firma digital debe tener en cuenta una serie de normas expuestas en estas leyes ya mencionadas, tales como:

  • Se debe garantizar la seguridad de todos los datos personales durante todo el proceso de la firma digital y también salvaguardar los datos que ya quedan alojados en la empresa de manera segura. 
  • Emplear herramientas o aplicaciones que logren encriptar datos y establecer protocolos seguros que se adecúen a la normativa vigente en cuanto a la protección de datos de todos los sujetos implicados en la formalización y en la empresa. Estos protocolos deben ayudar a la empresa a evitar accesos no autorizados, posibles alteraciones y divulgaciones no deseadas. 
  • Establecer políticas y procedimientos internos para asegurar que sólo los sujetos autorizados pueden acceder a los datos personales y mantener un control del acceso y las actividades relacionadas con la firma digital.
  • El consentimiento, es decir, ya hemos mencionado antes que el consentimiento es el primer paso para que la empresa pueda gestionar cualquier dato referente a la persona. Antes de comenzar a recopilar y procesar información personal, los usuarios deben recibir una alerta clara y completa de cómo se utilizará su información personal en la web, quién tendrá acceso y cuánto tiempo estará en la base de datos.
  • Además del consentimiento deberán tener un apartado donde puedan retirar la opción de que usen sus datos con fines comerciales o los que sean en cualquier momento.

En definitiva, es fundamental consultar con profesionales legales especializados en protección de datos para asegurarte de que tu implementación de firmas digitales cumple con todas las leyes aplicables.

Además, al evidenciar la validez de las firmas digitales en los contratos y documentos legales y su estrecha relación con los mecanismos de seguridad impuestos por la ley de protección de datos del país, tu empresa ya tiene las bases para comenzar a contar con estas herramientas que, sin duda, van a agilizar mucho algunos de los procesos de la empresa. 

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