Hoy en día, las herramientas digitales para mejorar la usabilidad de las labores internas han transformado por completo las formas tradicionales del sector administrativo y la gestión de los RRHH de una empresa.
La implementación de la firma digital ha agilizado y mejorado las formas de cerrar contratos, aceptar condiciones o llegar a acuerdos tanto dentro de una empresa como con sus clientes.
Contar con soluciones como la firma digital no es una opción, es prácticamente una obligación positiva para evitar retrasos en todos estos tipos de formalizaciones. Además, la seguridad que respalda su uso incita aún más a que las empresas se animen a contar con este tipo de herramientas.
Reducir tiempos de espera con la ayuda de softwares y tecnologías referentes al uso y aplicación de la firma digital en los contratos está a un solo clic. Conoce aquí las prácticas más positivas de su incorporación a las herramientas de tu empresa. ¡Vamos!
La firma digital de contratos con software
El proceso de firma de contratos es el paso final para la formalización de la relación entre empleador y empleado. Firmar un contrato implica una serie de papeles y obligaciones que se estipulan y deben ser cumplidos por ambas partes, incluyendo en este los aspectos legales, la remuneración, la duración del contrato y todo aquello referente a la relación laboral que se estipula.
Aplicar en este proceso un software como es la firma digital agiliza y mejora todo este procedimiento, ya que te aseguras de que ambas partes, al plasmar su firma digital, muestren su consentimiento con lo estipulado en el documento, además de que ahorras en papel y tiempos de espera al no tener que acudir presencialmente a firmar el documento con papel y boli.
En otras palabras, la firma digital es la firma electrónica más avanzada y segura que cumple toda la normativa vigente y ofrece altos niveles de seguridad, protegiendo de este modo la identidad de cada firmante. Además:
- Ofrece mayor control de la gestión del talento obteniendo toda esta información en un software de gestión mucho más centralizado.
- Se ahorran tiempos de gestión pudiendo realizar todo el papeleo incluso desde casa.
- El proceso es mucho más transparente gracias a todos los mecanismos de seguridad que emplean estas herramientas.
- Es mucho más sostenible ya que elimina el papel tangible del procedimiento.
- Aporta mucha más flexibilidad a la hora de formalizar contratos, pudiendo hacerlo desde donde y cuando quieras.
Apostar por la adopción de soluciones digitales como los softwares referentes a la firma digital son una gran ventaja en cuanto al almacenamiento de documentación sensible que incrementa la imagen competitiva de la corporación. En definitiva, utilizar la firma digital para cerrar acuerdos y contratos ha ganado la misma validez que su procedimiento presencial.
4 buenas prácticas para el manejo de la firma digital
Hemos podido observar a lo largo del artículo que emplear la firma digital para formalizar muchos documentos relevantes es muy positivo al ahorrar tiempos y mantener todos tus datos alojados en una nube segura.
Por ello, a continuación, vamos a mostrar algunas de las prácticas que debemos tener en cuenta a la hora de hacerse con nuestra firma digital propia. En primer lugar, debemos conocer que, según el grado de seguridad e identificación que estas tengan, existen 3 tipos de firmas digitales: la simple, avanzada y cualificada.
Dicho esto, coge papel y boli y conoce estas prácticas para un buen uso de la firma digital en tu software:
- Protégete y protege tus datos
El empleo de la firma digital es un mecanismo más para asegurar que tus datos no puedan ser descifrados en la nube, a través de cifrados de información y mecanismos de autentificación. De esta manera, se asegura la integridad de los datos evitando tanto accesos no autorizados como manipulaciones indeseadas.
Es muy necesario elegir un software confiable para tu firma digital, ya que ayudará a que cumplan con los estándares de seguridad y criptografía esenciales para proteger tus datos privados.
Además, al elegir un software de firma digital de confianza aseguras que la herramienta cuente con un buen soporte y actualizaciones constantes para mantener esa seguridad.
- Procura generar claves seguras
Un paso fundamental es utilizar herramientas y métodos seguros para crear claves seguras y sólidas, es muy recomendable evitar esas claves predecibles (ej. Contraseña, 123456, entre otros) o débiles (que no incluyan caracteres especiales, números, combinación de minúsculas y mayúsculas, entre otros).
Una vez tengas esa clave, guárdala de manera segura y protege tus contraseñas para evitar accesos ajenos no autorizados.
Las claves que aseguran tu firma digital son elementos críticos y la primera barrera de seguridad de tus datos. Debes tomar las medidas de seguridad adecuadas para protegerlas y limitar su acceso. Además, existen mecanismos de doble verificación o verificación en dos pasos para las ocasiones en las que se pueda ver comprometida tu clave.
- Renueva tus claves y firmas digitales
Los certificados de firma digital tienen fecha de validez para asegurar que esa seguridad de datos siempre esté actualizada y no se encuentre comprometida o vulnerable.
Debemos tener en cuenta que la actualización constante de estas barreras mantiene aún más seguros tus datos respaldados por la firma, por ello un paso igual de importante que su creación es su renovación. Cambia las contraseñas y renueva este tipo de certificados.
Además, debemos prestar atención al tipo de cifrado y algoritmos de autentificación comunes como los protocolos SSL/TLS, conocidos por servir para cifrar las comunicaciones y garantizar esas barreras de seguridad.
En definitiva, procura mantener seguras tus claves y crea contraseñas que no sean comunes o accesibles por cualquiera. Al haber conocido estas prácticas referentes a la confiabilidad sobre un software de firma digital y los trucos para mantener seguro su acceso, deberás comenzar por la búsqueda de un software de firma digital que beneficie y agilice todos los procesos administrativos y referentes a la contratación dentro de un negocio.
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