Actualmente, la dinámica laboral experimenta cambios constantes. Muchas empresas buscan alcanzar la flexibilidad horaria y reducir las horas extras. Para ello, es fundamental tener un control efectivo de las jornadas laborales para lograr estos objetivos.
En el pasado, métodos convencionales como el marcaje de tarjetas, firmar listas de llegadas o anunciarse eran comunes para monitorizar la asistencia de los empleados. Sin embargo, en la era actual, las nuevas tecnologías han propiciado avances significativos en este aspecto, proporcionando herramientas más eficientes para el control empresarial.
Te presentamos aquí las razones cruciales que hay que considerar para la implementación de un sistema de control de asistencia:
¿Qué es el control de asistencia?
El control de asistencia laboral es esencial para la gestión diaria de las actividades laborales. Cada jornada laboral comienza de manera uniforme, ya sea al presentarse en la oficina o al conectarse al espacio de trabajo remoto de forma online. Este momento marca el inicio de la interacción con los colegas y el entorno laboral.
Sin embargo, la uniformidad en las jornadas laborales es escasa, ya que diversos factores pueden influir en la asistencia y el horario de los empleados. Algunas personas pueden llegar unos minutos antes del inicio oficial, mientras que otras podrían presentar retrasos ocasionales. Además, situaciones como enfermedades, ausencias no programadas o la necesidad de retirarse antes del horario establecido son eventos comunes.
Es en este contexto que cobra importancia el control de asistencia laboral, que implica el registro y monitoreo de todas estas eventualidades. La asistencia, definida como la acción o estado de estar presente en el lugar de trabajo según las políticas de la empresa, contrasta con el concepto de absentismo laboral.
No obstante, la aplicación del control de asistencia no es tan simple como registrar la presencia o ausencia de un empleado. En la mayoría de las empresas, se establecen criterios específicos, como la obligatoriedad de estar presente dentro de un periodo determinado durante un número fijo de horas para considerar que el empleado está efectivamente presente.
Consideremos un ejemplo práctico para ilustrar esta complejidad. Mientras que el horario habitual de un trabajador en una fábrica puede comenzar por la madrugada, un empleado de atención al cliente en un centro comercial sigue un horario completamente diferente.
Estas variaciones en los horarios se determinan por una serie de factores, como la legislación vigente, los convenios colectivos de trabajo, la industria o nicho específico, el calendario laboral del país o región, el tipo de rol desempeñado y los acuerdos establecidos en los contratos laborales. La adaptabilidad a estos parámetros es esencial para garantizar un control de asistencia efectivo y alineado con las necesidades y regulaciones específicas de cada empresa.
Los 3 tipos de control horario
Existen varios tipos de fichaje que se pueden implementar dentro de la empresa para controlar la asistencia laboral, te presentamos aquí los más importantes:
-
Reconocimiento con huella digital
La primera de estas metodologías, el reconocimiento con huella digital, fue en su momento la principal alternativa al sistema tradicional de fichaje con tarjetas. Sin embargo, en la actualidad, ha quedado en gran medida en desuso. Esto se debe no solo a los elevados costos asociados con su instalación y mantenimiento, sino también a su poca adaptabilidad a las restricciones que impuso la pandemia de COVID-19, las cuales se han convertido en nuevas normas y prácticas.
-
Hojas de cálculo
En ocasiones, especialmente en pequeñas y medianas empresas o negocios familiares, se recurre a hojas de cálculo, ya sea en formato físico o digital, para registrar la entrada y salida de los empleados. Este método, aunque común, presenta desafíos, ya que está propenso a errores humanos y, lamentablemente, puede facilitar la adulteración de la información recopilada.
Además, en el contexto actual, marcado por el teletrabajo y el trabajo híbrido, fichar mediante una hoja de cálculo puede no ser la opción más práctica, dado que estas modalidades suelen requerir un uso más intensivo de dispositivos móviles.
-
Aplicaciones móviles y software
En este sentido, una solución más eficaz sería contar con una aplicación o software diseñado específicamente para el registro de entradas y salidas de los trabajadores. Este tipo de sistema no solo permite llevar un control del tiempo según la jornada laboral, sino también categorizar el tiempo dedicado a proyectos específicos.
Las aplicaciones de fichaje móvil, además, pueden incorporar funciones de reconocimiento facial, proporcionando comodidad, facilidad de uso y un considerable ahorro de tiempo en la gestión de estos registros.
La importancia de llevar un control de asistencia
La importancia de llevar a cabo un control de asistencia laboral va más allá de los requisitos legales establecidos en la Ley. Aunque el marco legal lo exige, existen varias razones adicionales que favorecen su implementación:
-
Reducción y análisis de faltas
El control de asistencia permite identificar patrones de ausencia en los colaboradores. Analizar estos comportamientos es esencial para comprender las razones detrás de estas ausencias, que pueden incluir problemas personales, clima laboral adverso o falta de motivación.
-
Mejor control para auditorías
Al estar alineado con la Ley del Trabajo, contar con un sistema que rastree el porcentaje de ausencias simplifica el cumplimiento de esas regulaciones. Esto no solo garantiza el cumplimiento legal, sino también un manejo eficiente de auditorías internas y externas.
-
Mejora de la productividad e implementación de incentivos
Conocer el comportamiento de los empleados facilita la creación de procesos que reduzcan el porcentaje de errores, al entender el funcionamiento de la plantilla. Contar con un registro actualizado del personal disponible en todo momento es esencial. Además, permite la implementación de incentivos para aquellos colaboradores que mantengan un bajo número de ausencias, fomentando así la productividad y la asistencia regular.
-
Ahorro de tiempo y dinero
La implementación de una aplicación de control de asistencia, con la capacidad de reconocimiento facial en milésimas de segundo, significa un ahorro significativo de tiempo. Esto permite a los trabajadores utilizar su tiempo de manera más eficiente y elimina errores humanos que podrían impactar negativamente en la gestión de gastos.
-
Reducción del absentismo laboral
El absentismo laboral es un desafío frecuente en las empresas, y para abordarlo eficazmente, es crucial comprender la situación de la plantilla. Un software de control de asistencia permite identificar áreas o equipos con mayor incidencia de ausencias, determinar patrones de faltas y corregir cualquier problema identificado. Esta información estratégica contribuye a mejorar la gestión de recursos humanos y a mantener la productividad.
Conclusión
En resumen, la implementación de un sistema de control de asistencia no solo cumple con requisitos legales, sino que también se traduce en eficiencia operativa, ahorro de recursos y una gestión más efectiva de la asistencia laboral.
Si tú buscas implementar la herramienta perfecta para perfeccionar el control del horario en tu empresa, visita Dayfice para averiguar todos los beneficios que te puede ofrecer su implementación.
