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Gestión del tiempo para un departamento de marketing: Scrum

Gestionar el tiempo en marketing puede resultar una tarea complicada dadas todas las cosas que hay que hacer habitualmente. No obstante, con el método Scrum se puede trabajar el doble en la mitad de tiempo ya que, como dicen sus creadores, Jeff y JJ Sutherland, es una forma de gestionar un equipo el cual se sincroniza y esfuerza sobre un objetivo. Asimismo, este método ha sido ampliamente probado por Google, Amazon, Toyota y Organizaciones gubernamentales americanas y ratifican sus virtudes y buenos resultados.

¿Cómo hacer Scrum Marketing?

El Scrum Marketing es una metodología de trabajo sumamente versátil que tiene como uno de sus principales fines entregar valor a los clientes cuanto antes, sin necesidad de haber terminado del todo el proyecto. 

Igualmente, se basa en tres pilares fundamentales: la transparencia de su funcionamiento, la inspección dentro de la compañía y la adaptación de los integrantes del equipo.

Gestión del tiempo para un departamento de marketing: Scrum

¿Qué herramientas existen en la metodología Scrum?

  • Product Backlog. Esta herramienta es un inventario que contiene cualquier tipo de trabajo que haya que hacer en el producto: requerimientos, casos de uso, tareas y dependencias. Es la principal fuente de información sobre el producto en Scrum, una lista, en cualquier formato, que contiene todos los requerimientos que necesitamos implementar en el producto. Esta lista es el resultado del trabajo del Product Owner con el cliente, que es el dueño del producto, y refleja el estado real del trabajo pendiente de implementar en el producto, así como el ya realizado. 

El Product Backlog debe ser gestionado en exclusiva por el Product Owner, siendo su principal función la de priorizar aquellos elementos que tienen más valor en cada etapa y detallarlos para que el equipo de desarrollo sea capaz de valorarlos y ejecutarlos. Del mismo modo, un Product Backlog contiene distintos elementos: las funcionalidades, las historias de usuario, las tareas técnicas y el trabajo de investigación.

  • Sprint Backlog. Denominamos Sprint Backlog a la lista de elementos en los que trabajar durante la etapa llamada Sprint. Estos elementos normalmente se componen de tareas técnicas más pequeñas que permiten conseguir un incremento de software terminado. De la misma manera, este artefacto es un elemento para visualizar el trabajo a realizar durante cada Sprint y está gestionado por el equipo de desarrollo. Su propósito es mantener la transparencia dentro del desarrollo, actualizándolo durante toda la iteración.

La lista de objetivos a completar en la iteración también se puede gestionar mediante un tablón de tareas denominado Scrum Taskboard. Al lado de cada objetivo se ponen las tareas necesarias para completarlo, en forma de post-its, y se van moviendo hacia la derecha para cambiarlas de estado (pendientes de iniciar, en progreso, hechas). Para cada miembro del equipo se puede utilizar adhesivos de colores más pequeños sobre cada tarea, de manera que se pueda ver en qué tareas está trabajando cada cual.

  • Incremento. Si el método Scrum tuviera que ser reducido a una sola cosa, sería a entregar una pieza de software terminado en cada Sprint. Un Incremento es el resultado del Sprint, es la suma de todas las tareas, casos de uso, historias de usuario y cualquier elemento que se haya desarrollado durante el Sprint y que será puesto a disposición del usuario final en forma de software, aportando un valor de negocio al producto que se está desarrollando.

¿Qué otras herramientas menos importantes existen en Scrum?

  • Definition of Done (DoD): La DoD es un documento que define qué se considera hecho en un equipo Scrum. La idea es establecer una serie de criterios comunes para especificar cuándo un ítem está completamente terminado.
  • Definition of Ready (DoR): El DoR es un documento que define cuándo un requerimiento (historia de usuario o similar) se considera listo para que el equipo de desarrollo pueda entenderlo, valorarlo e incluirlo en un Sprint Planning con idea de acometerlo en un Sprint.
  • Burndown Chart: El Burndown Chart es un gráfico de trabajo pendiente a lo largo del tiempo que muestra la velocidad a la que se están completando los objetivos, requisitos, o historias de usuarios. Permite extrapolar si el equipo podrá completar el trabajo en el tiempo estimado.

Gestión del tiempo para un departamento de marketing: Scrum

4 formas de mejorar la gestión del tiempo en marketing

Al margen del método Scrum también existen formas de ganar tiempo y organizarse mejor en marketing o en inbound marketing. Algunas de ellas son:

  1. Plantear primero las preguntas complicadas. Si te quedas atascado en las minucias del día a día, no podrás fijarte en cómo encajan todas las piezas en la estrategia global y cómo intervienen al final. Acabarás por malgastar el tiempo en tareas y proyectos infructuosos en lugar de en el trabajo que realmente cuenta para la consecución del objetivo principal. 
  2. Reevalúa la utilidad de tus reuniones. Determina qué reuniones son necesarias y cuáles no lo son. Además, debes restringir el número de participantes, únicamente selecciona a aquellos que tengan algo que aportar realmente.  
  3. Aprovecha los datos y los análisis. Si no utilizas los datos estadísticos y los análisis que tienes a mano, estás haciendo elecciones sin fundamento que implican invertir tiempo en las tareas o iniciativas equivocadas. Por ello, aprovechar los datos disponibles os permitirá a ti y a tu equipo concentraros en los siguientes pasos que realmente aportan algo a los resultados finales. Además, acabas con las tareas superfluas y sin fundamento. 
  4. Agiliza tu tecnología. La tecnología es de gran ayuda para los ejecutivos de marketing actuales, especialmente las herramientas para productividad y gestión de proyectos. 

Esperamos que con la metodología Scrum y con todas las herramientas que te hemos aportado hoy agilices tus tareas y repartas el tiempo de una forma mucho más eficaz.

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