La legislación española obliga a todas las empresas a implementar un canal de denuncias. Puede parecer algo complejo, pero es una herramienta que ofrece múltiples beneficios a la organización. Por esta razón, es algo que en los últimos tiempos está ganando mucho protagonismo. Continúa leyendo para saber en qué consiste el canal de denuncias para una empresa.
¿Qué es un canal de denuncias en una empresa?
Un canal de denuncias en una empresa es un sistema de comunicación interna que facilita la gestión de informes o denuncias sobre posibles conductas irregulares dentro de la organización. Este mecanismo permite a empleados y personas vinculadas a la empresa comunicar de manera confidencial y, en algunos casos, anónima, cualquier comportamiento que viole las normas de la empresa.
La función principal del canal de denuncias es detectar y abordar actividades ilegales o éticamente cuestionables, promoviendo así la transparencia y la integridad. Es una herramienta clave en los programas de cumplimiento normativo y prevención de delitos.
El canal de denuncias protege a los informantes, especialmente a aquellos dentro de la organización, mediante la posibilidad de realizar denuncias de forma anónima. Además, el canal de denuncias suele estar vinculado al Comité de Cumplimiento, garantizando así una gestión eficaz de las denuncias desde la confidencialidad y la investigación adecuada
En resumen, el propósito es agilizar la detección y respuesta a indicios de corrupción, fraudes, discriminación, abusos, o cualquier conducta ilegal. El canal de denuncias es esencial dentro de la gestión de los Recursos Humanos y, por lo tanto, es fundamental para el funcionamiento de la empresa.
¿Qué empresas están obligadas a implementar un canal de denuncias?
En España, la obligatoriedad de implementar un canal de denuncias está regulada por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que aborda la protección de las personas que informan sobre infracciones. Según esta ley, diversas entidades y empresas están obligadas a contar con un canal de denuncias.
Están obligadas a implementar un canal de denuncias las empresas de 50 o más trabajadores, las entidades del sector público, empresas que operen en el mercado financiero, empresas con un volumen de negocio anual de 10 millones de euros o más, y partidos políticos y sindicatos.
En resumen, la obligatoriedad del canal de denuncias abarca una amplia gama de organizaciones y entidades en función de su tamaño, sector y actividad.
8 características de un canal de denuncias
Dependiendo de las necesidades de la empresa, el canal de denuncias puede tener ciertas funciones específicas. Sin embargo, hay una serie de características que debe tener cualquier canal de denuncias.
1. Legalmente conforme
La conformidad legal es una característica clave en la efectividad de un canal de denuncias. Dado que las leyes de protección de datos y denunciantes varían constantemente, es esencial que el canal esté alineado con las normativas de forma actualizada.
La supervisión del cumplimiento puede ser desafiante debido a estas variaciones, lo que destaca la importancia de seleccionar un servicio de línea de denuncias que integre el cumplimiento normativo. De esta forma la empresa se asegura de que el equipo de investigación pueda investigar casos de manera efectiva.
2. Seguro
Una característica esencial en los canales de denuncia se trata de la seguridad debido a la sensibilidad de los datos que maneja. Dada la estricta regulación global de datos, el sistema debe salvaguardar toda información sensible, asegurando la protección de las identidades.
La seguridad es un requisito constante en todas las fases, desde el almacenamiento de datos hasta las aplicaciones del sistema, pasando por la gestión de archivos y la eliminación de asuntos. Garantizar la seguridad en cada aspecto del canal fortalece la confianza en el proceso y por consiguiente el bienestar laboral.
3. Confidencial
La confidencialidad en un canal de denuncias se centra en resguardar la identidad del informante. El diseño del sistema debe evitar el acceso no autorizado y asegurar que la información permanezca confidencial.
La protección de la identidad del denunciante y de cualquier persona implicada en el reporte es fundamental para fomentar un ambiente de confianza. Un canal que garantiza la confidencialidad promueve la participación, ya que los denunciantes se sienten más seguros.
4. Fácil de usar
Otra característica del canal de denuncias en una empresa es que debe ser fácil de usar. La elección de una línea de denuncias debe centrarse en facilitar la presentación de informes, permitiendo el uso de diversos dispositivos para eliminar barreras.
La empresa debe asegurarse de que los usuarios comprendan el proceso y se sientan cómodos al presentar informes. De lo contrario, los trabajadores pueden verse limitados a la hora de presentar denuncias.
5. Integrable con otros sistemas
La integración de canales es muy importante en un sistema de denuncias empresarial. La consolidación de diversos canales de información garantiza una gestión eficiente de los informes. La empresa debe esforzarse por integrar fluidamente estos canales, permitiendo una comunicación coherente y una evaluación sistemática de los informes.
Dentro de una misma empresa pueden implementarse muchos sistemas que favorecen la comunicación y la gestión de recursos humanos. Una organización debe ser capaz de integrar el canal de denuncias con sistemas especializados como Dayfice que facilitan la labor de RRHH.
En definitiva, un enfoque integral en la integración de canales promueve la eficacia del sistema de denuncias, contribuyendo a un ambiente laboral ético y responsivo.
6. Contar con un responsable
Establecer un responsable del canal de denuncias es una característica sencilla pero esencial. Esta figura se encargará de gestionar y supervisar el funcionamiento del sistema, asegurando una respuesta adecuada a cada denuncia.
Este individuo actúa como punto focal para la recepción, evaluación y seguimiento de las denuncias. Su presencia proporciona una estructura organizativa sólida para resolver los posibles problemas de la empresa.
7. Revisión constante
La revisión del funcionamiento del canal de denuncias es otra característica de esta herramienta. Este proceso asegura la adaptación a cambios. La posibilidad de solicitar auditorías externas favorece la transparencia y la integridad del sistema, identificando y corrigiendo posibles errores.
En resumen, revisar regularmente el canal de denuncias garantiza la conformidad con las normativas, y la eficiencia del sistema.
8. Respuesta rápida
Otra característica clave del canal de denuncias en una empresa es la respuesta rápida a los informes. La empresa se compromete a proporcionar una respuesta dentro de los tres meses posteriores a la denuncia o al vencimiento del plazo de siete días después de la presentación de la denuncia.
En casos de especial complejidad que requieran una extensión, el plazo puede ampliarse hasta un máximo de tres meses adicionales. Esta política garantiza una acción oportuna y efectiva frente a las denuncias, demostrando el compromiso de la empresa. La claridad en los plazos establece expectativas y refuerza la confianza en el proceso de denuncias.
En conclusión, el canal de denuncias en una empresa es una herramienta esencial para detectar y abordar conductas irregulares, promoviendo la transparencia y la integridad. Su correcto funcionamiento contribuye a la gestión eficiente de los recursos humanos.
Si quieres implementar un canal de denuncias en tu empresa, pero no tienes claro cómo hacerlo, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que te ayuden en el proceso.
