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El Diagrama de Gantt: para qué sirve y cómo puedes hacer uno

Índice

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra todas las tareas programadas de un equipo, compañía, etc. 

Este gráfico se ideó y popularizó a principios del siglo XX como un medio de representación gráfica de procesos interdependientes. Aunque su primer ideólogo fuera Karon Adamiecki, quien ya trabajó esta idea a finales del siglo XIX, el diagrama toma su nombre de Henry Gantt, quien modificó las ideas de Adamiecki y expandió el modelo por occidente. 

Diagrama de Gantt - YouTube

 Fuente:Lepatru007

En qué consiste el diagrama de Gantt

Como decíamos, se trata de una representación lineal de las tareas y proyectos de una compañía. Hasta aquí podríamos casi hablar de una línea temporal como las que se utilizan para datar los períodos históricos pero, la particularidad de este diagrama es que muestra de manera simultánea todas las tareas, hasta las que se llevan a cabo simultáneamente. 

Se trata de la transcripción de una tabla o de un eje de abscisas y coordenadas a un gráfico. Es decir, contamos con dos variables, una dependiente y una independiente que se ordenan en en filas y columnas o en eje X y eje Y. La variable independiente es el tiempo, que se coloca en la parte superior de la tabla (dando lugar a las columnas) o en el eje X del gráfico. Por otro lado, se encuentran las tareas que se reparten en el tiempo (y dependen de él). Estas se colocan en la parte izquierda de la tabla (dando lugar a las filas) o, en su defecto, en el eje Y. 

Imaginemos una tabla con días y tareas, cada tarea colorearía las casillas de los días que va a llevarse a cabo. De esta forma, cuando hayamos completado todas las tareas, obtendremos una visualización global de qué proyectos comienzan antes, cuáles son sus plazos finales y qué tareas se realizarán al mismo tiempo. 

Diagrama de Gantt: 11 increíbles ejemplos y plantillas editables

Fuente: Vennpage

El diagrama muestra: 

  • Fecha de inicio de una tarea: se verá en la parte superior de la tabla (o inferior del gráfico) y se sabrá que supone el inicio de una tarea porque previamente a esa fecha el espacio estará en blanco. 
  • Fecha de finalización: supone el fin de la tarea porque es el último recuadro o punto del eje en contar con barra de la tarea. A partir de ese punto, el espacio estará en blanco. 
  • Quién está encargado de ello. En función de con qué programa o herramienta creemos el diagrama, colocaremos en un lugar u otro el nombre del equipo o persona encargada de la tarea. De esta forma podremos encontrarla y contactar con esa persona rápidamente al mismo tiempo que se evitan solapamientos. 
  • Qué subtareas deben completarse dentro del proyecto: Las tareas o proyectos no consisten de una sola acción, sino de varias. Es decir, dentro del proyecto de plantar un árbol, lo primero es conseguir las semillas, luego cavar el hueco, plantarlas, y regar. Cada una de estas etapas supondrá un corte en el eje que representa la tarea de plantar un árbol. Así veremos que las subtareas no se solapen y que el orden sea correcto pero, al mismo tiempo, podemos observar que si la tarea inferior es marcar cada plantación con su nombre, esto no podrá hacerse ni al mismo tiempo que se plantan los árboles, ni antes, tan solo después. Es de este modo que se aprecia si alguna de las labores está descuadrada o es imposible llevarse a cabo. 
  • Fechas de inicio y fin de esas tareas: Al igual que las tareas, las subtareas están acotadas por las fechas de inicio y fin que se ven en el corte de los ejes de las tareas. 
  • Solapamientos: Hay tareas en las que no existen impedimentos si se solapan porque son independientes la una de la otra. De hecho, esta es una de las mayores ventajas de este diagrama respecto a otros. 

Hay que tener en cuenta, no obstante, que es una organización general, las actividades no aparecen detalladas ni profundizadas, tan solo nombradas y ordenadas. El resultado es que puedes apreciar qué tareas comienzan antes, cuáles llevarán más tiempo, cuáles son más colaborativas, qué tareas se dan al mismo tiempo. Los plazos temporales que aparecen en el diagrama responden tanto a cuánto tiempo se cree que durará la tarea como la fecha límite para la que debe estar terminada. 

Ventajas del diagrama de Gantt: 

  • Organización: Permite organizar las tareas y proyectos de tu empresa teniendo a todo el equipo en cuenta. Se puede observar en qué fase del proyecto se encuentra cada equipo en cada momento y, en función de las modificaciones temporales que hicieran falta, comprobar qué equipos son más eficientes. Visualizando todas las tareas en conjunto, la compañía se asegura que todo lo necesario para llevar a cabo un proyecto esté listo antes de su fecha límite.  
  • Previsión: El diagrama de Gantt no deja de ser una forma de estar preparado para las próximas acciones que tenga que llevar a cabo la empresa 
  • Flexibilidad: Los proyectos pueden sufrir cambios durante el proceso pero, gracias a la vista general que ofrece el diagrama de Gantt, se puede reorganizar la tarea o tareas necesarias de forma que no interfieran con otras, se sigan respetando los plazos, etc. 
  • Posibilidad de cambio: Poder visualizar todas las tareas en conjunto y que su visualización sea en un programa editable permite a la empresa poder mover las fechas de las tareas 
  • Visión conjunto: Con visión de conjunto nos referimos a la posibilidad de observar todas las tareas y proyectos que está desarrollando una compañía y que hará en un futuro; pero también al beneficio que aporta que este diagrama sea de acceso abieto a todos los trabajadores. 

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