El concepto de fichar en el trabajo es algo que existe desde hace décadas y que todo el mundo ha escuchado alguna vez. Sin embargo, en ocasiones no queda claro en qué consiste exactamente y cómo hay que hacerlo de forma correcta. Quédate para saber qué dice la ley sobre fichar en el trabajo.
Ley de fichar en el trabajo
En mayo de 2019 se modificó en España la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Esta modificación determinó la obligatoriedad de fichar en el trabajo mediante la reforma del artículo 24 del Estatuto de los Trabajadores y según lo previsto en el Real Decreto-Ley del 8 de marzo de 2019, concretamente en el artículo 10.
En otras palabras, se estableció que toda empresa debe registrar la hora de llegada y salida de sus trabajadores. Esto se aplica independientemente de factores como el tamaño de la empresa, la presencialidad o no del empleo, o el tipo de jornada del trabajador. De lo contrario, la empresa se enfrenta a multas que ascienden hasta los 6.250 euros por trabajador.
Por lo tanto, la organización debe ofrecer a los empleados un método de fichaje y adoptar un método de archivado. El registro de las horas trabajadas debe estar disponible por un periodo mínimo de cuatro años para permitir la inspección del Instituto Nacional de Seguridad y Salud del Trabajo o para los propios trabajadores que deben poder acceder a la información siempre que deseen.
En definitiva, es obligatorio fichar en el trabajo y llevar un registro completo de la jornada laboral de los trabajadores.
Excepciones para fichar en el trabajo
Desde 2019, es obligatorio fichar en el trabajo, pero existen algunas excepciones. Se trata de casos muy específicos, pero hay que mencionarlos. Por un lado, no están obligados a fichar aquellos que trabajen bajo una relación laboral de carácter especial, como deportistas, artistas o altos directivos.
Tampoco están obligadas las personas cuyas relaciones laborales se encuentren reguladas fuera del estatuto de los trabajadores, como puede ser el caso de los empleados del hogar. Además, también quedan exentos de registrar su horario los autónomos.
Sistemas para fichar en el trabajo
La ley no establece un método único para fichar en el trabajo, así que cada empresa tiene cierta libertad para escoger cómo fichar.
Por un lado, existen métodos tradicionales en los que los trabajadores firman la entrada y salida de forma manual en una hoja. Este tipo de sistemas cumplen sirven para cumplir con la obligatoriedad, pero ofrecen recursos limitados.
Por otro lado, se han desarrollado en los últimos años modelos tecnológicos como los fichajes electrónicos con códigos de barras, controles biométricos o incluso herramientas digitales. Muchos de estos modelos se incorporan en softwares de gestión como Dayfice.
Este tipo de sistemas son cada vez más usados en el mundo empresarial ya que forma parte de la digitalización, por lo que es importante implementar un modelo tecnológico para seguir siendo competitivos.
7 características de los sistemas de fichaje en el trabajo
Independientemente del modelo de fichaje en el trabajo que emplee una empresa, existen ciertas características comunes en cualquier sistema tecnológico para fichar en el trabajo.
1. Personalizado
Toda empresa tiene sus particularidades y características específicas. Por lo tanto, cada organización necesita funciones concretas en su modelo de fichaje.
Cada empresa es un mundo y por lo tanto los sistemas de fichaje deben ser personalizables para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, como políticas de horas de trabajo y reglas de asistencia.
2. Automatizado
Algo a priori tan simple como un sistema de registro horario puede facilitar la gestión de la empresa al permitir la automatización de sus labores. Una buena parte de estos sistemas digitales realizan un cálculo automático de las horas trabajadas de cada empleado, incluyendo horas extras, descansos y tiempo no trabajado.
3. Accesible
El sistema de fichaje debe ser de fácil acceso tanto para los empleados como para la empresa. Cada trabajador debe poder acceder al sistema de la forma más ágil posible cada día para registrar su horario laboral. Por otro lado, la empresa necesita tener acceso al registro para realizar algunas gestiones.
Muchos sistemas de fichaje en línea o basados en la nube permiten el acceso desde cualquier ubicación, lo que facilita la gestión del registro horario de los empleados que trabajan tanto dentro como fuera de la oficina.
4. Detallado y preciso
Tener un control preciso y detallado del registro horario es, además de beneficioso para la empresa, obligatorio para cumplir con la ley de fichar en el trabajo.
Gracias a los sistemas de fichaje, las empresas pueden disponer de información detallada sobre la asistencia, como registros de llegadas tardías, salidas tempranas o ausencias. Cada día se dan unas circunstancias concretas dentro de una empresa, y tener un registro detallado de cada excepción es fundamental.
5. Integrado con las nóminas
Otra de las características de este tipo de sistemas es que son compatibles con las nóminas. Suelen integrarse con softwares de nómina, lo que facilita la generación de nóminas precisas y la gestión de los aspectos financieros de la remuneración de los empleados. De esta forma, el cálculo de los salarios se realiza de forma directa, automatizada y sin errores.
6. Seguro
El sistema de registro debe ser fiable y exacto en la captura de datos para asegurar la transparencia durante las verificaciones. Además, debe garantizar que únicamente el trabajador adecuado pueda realizar las acciones de fichaje, evitando posibles fraudes o falsificaciones.
La seguridad de los datos es una preocupación importante, por lo que estos sistemas suelen contar con medidas de seguridad para proteger la información de los empleados.
7. Cumplimiento normativo
La séptima característica es que ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones laborales y las leyes de horas de trabajo, lo que es especialmente importante para el pago de horas extras y el seguimiento de las pausas obligatorias. Asimismo, los registros deben ser accesibles para las revisiones durante al menos cuarto años, y un sistema de registro facilita su administración.
¿Por qué es beneficioso fichar en el trabajo?
Ya has visto que, desde la modificación de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, fichar en el trabajo es obligatorio. Llevar un registro horario es importante, esencialmente para cumplir con la normativa vigente. Sin embargo, la importancia de fichar en el trabajo no solo reside en el cumplimiento legislativo.
Una de las mayores ventajas es que mejora la relación entre empresa y empleados al permitir una mayor transparencia. Además, para la empresa resulta beneficioso al facilitar el cálculo de nóminas y al aumentar el rendimiento de los empleados gracias a poder medir la productividad de cada trabajador.
Por su parte, es ventajosa para los trabajadores ya que gracias a estos sistemas quedan registradas las largas jornadas de trabajo, los horarios irregulares o incluso las presiones de tiempo.
En resumen, la ley establece de manera clara y obligatoria que el fichaje en el trabajo es un requisito para todas las empresas en España desde la modificación de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en mayo de 2019. Este mandato se aplica sin importar el tamaño, sector o naturaleza de la empresa, y su incumplimiento puede conllevar multas significativas para las empresas.
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