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El desarrollo de back office se ha convertido en un tema habitual en las empresas, pero ¿qué es exactamente? ¿Para qué sirve? Aprovechamos la evolución tecnológica que estamos viviendo para compartir contigo qué es el back office y cómo puede ayudar a tu empresa. En Occam podemos desarrollar el tuyo propio. Ni siquiera necesitas ser un gurú de la programación porque creamos una interfaz muy fácil de usar.
¿Te dicen back office y piensas ‘tierra trágame’? Podemos ayudarte.
Back office: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?
Es un sitio web de acceso privado en el que puedes administrar tus aplicaciones desde cualquier lugar o dispositivo. Con él puedes actualizar la información, gestionar usuarios, enviar notificaciones, ver estadísticas, configurar tus mensajes para el cliente, etc.
Úsalo para:
- Analizar y hacer seguimiento de la contabilidad.
- Hacer todas las funciones relacionadas con recursos humanos, organización de la plantilla y gestión de personal.
- Clasificar documentos de carácter interno que son vitales par la empresa.
- Actualizar tus bases de datos.
- Hacer seguimiento de la información enviada a tus clientes potenciales.
- Gestionar abonos, cargos, cobros, impagos y facturación.
- Hacer seguimiento de los pedidos.
- Editar, gestionar y supervisar los emails en las campañas de email marketing.
- Supervisar el cumplimiento de la normativa.
Puedes desarrollar directamente las tareas del back office o, si lo prefieres, echar mano de otras empresas o entidades externas a través de la subcontratación o externalización.
¿Qué podemos hacer por ti?
Transformar el back office no es una decisión que se tome a la ligera. Se hace cuando existen indicios que alertan su cambio. Por ejemplo: inviertes demasiado tiempo en responder a tus clientes, existe una notable falta de enfoque en tus tareas principales, hay falta de optimización en los procesos, tienes demasiados costes administrativos, se invierte muchísimo tiempo en la gestión de los distintos departamentos de la compañía, etc.
Si estás viviendo alguna de estas situaciones, la transformación digital de tus tareas administrativas te está llamando. En Occam analizamos tus necesidades y las de tus clientes, diseñamos y creamos experiencias de usuario únicas y te ayudamos a identificar todo el potencial de tus dispositivos y sistemas. Este proceso no tiene por qué ser complicado ni suponer un esfuerzo extra para ti. Al contrario, trabajamos con una interfaz fácil de usar para facilitar tus tareas lo máximo posible.
Desarrollamos el back office de tu empresa
A partir de ahora podrás iniciar sesión rápidamente, observar estadísticas de las compañías, enviar notificaciones de forma rápida y tomar decisiones eficaces en base a datos.
Vamos a poner el ejemplo de una empresa que necesita crear su back office propio para gestionar facturas, clientes y otros actores a través de un software de gestión de reservas online. Queremos facilitar su acceso e interacción en el sistema y el back office tendrá que ser accesible desde el navegador web.
- Objetivo. De cara a la web, se quieren trabajar acciones para los usuarios y las facturas. Desde el punto de vista colaborativo, quiere fomentarse la comunicación interna a través de chats, emails u otros canales.
- Interventores. Administradores (gestionan partners, facturas, clientes, etc.), colaboradores (pueden hacer las mismas tareas que el administrador, pero necesitan su aprobación), clientes (interactúan sobre todo con los administradores para aceptar o rechazar facturas), partners (pueden gestionar clientes, facturas, etc., y, a diferencia de los colaboradores, pueden ofrecer un servicio de atención al cliente).
- Análisis y diseño. Se construye un boceto en base a los datos recogidos del análisis, y se crea el diseño en función de la interfaz o interfaces seleccionadas. Para su implementación también debe elegirse un software de desarrollo. En este punto se diseñan todas las pantallas para los distintos perfiles, el diagrama de clases y el modelo de entidad referente al back office.
- Implementación, pruebas y test. Evaluamos el resultado y tenemos en cuenta que estamos ante un software que, en ocasiones puntuales, tendrá que soportar peticiones simultáneas de usuarios. Se analiza la respuesta del sistema.
Este es solo el ejemplo de una empresa que necesita gestionar la facturación de una forma mucho más directa y automatizada, así como evitar el acceso y manipulación de la base de datos.
Otras razones para invertir en el back office
La facturación no es la única causa por la que las empresas apuestan por el desarrollo de su propio back office. En otras ocasiones, buscan actualizarlo para responder de forma más eficiente a las expectativas del cliente, tanto en la agilidad de los procesos como en la personalización de sus productos y servicios. Con este objetivo, muchas de ellas están potenciando su apuesta por el Big Data y Analytics,
Quieren transformar la tecnología para estar a la altura de las expectativas de los clientes y adaptar sus canales digitales a las nuevas demandas. Es el caso de Santa Lucía, donde su CIO, Edmundo Pico, señala: “Estamos trabajando también para agilizar nuestros procesos de back office. Hemos impulsado una serie de iniciativas dirigidas de forma conjunta entre Negocio e IT, con un objetivo claro de innovación para lograr esta transformación de manera ágil”.
Usos de la Inteligencia Artificial (IA) en el back office
Cada vez son más las compañías que invierten en el desarrollo de un back office optimizado con Inteligencia Artificial. Está irrumpiendo en oficinas de todo tipo de negocios, desde la Banca y los servicios de inversión (para analizar fraudes en datos transaccionales), hasta los Seguros (chatbots), proveedores de Servicios de salud (para diagnósticos asistidos por ordenador y herramientas de optimización de procesos), Comercio Minorista (para segmentar mercados, analizar fraudes, etc.) y Recursos Naturales (para diagnósticos asistidos y chatbots).
Las Fábricas también están implantando este tipo de tecnología para aplicarla, sobre todo, en robótica inteligente y optimización de procesos. El Sector Público también está aplicando la IA en sus procesos.
El back office es el lugar en el que se realizan los procesos más importantes de la empresa para ofrecer valor a sus consumidores. ¡Cuídalo! Y si tienes dudas, péganos un toque. En Occam queremos escucharte.
