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Workflow o flujo de trabajo: qué es y en qué ayuda a mi empresa

La competencia en el mercado actual es muy alta, por lo que las empresas necesitan destacar y ser más productivas para hacerse un hueco. Por ello, se llevan a cabo distintos procesos y técnicas que consigan este objetivo de manera eficaz.

En este post te contamos qué es esto del workflow, qué tipos existen y cómo puede ayudar implantarlo en tu empresa. ¡Continúa leyendo para saber más!

¿Qué es el workflow o flujo de trabajo?

El workflow o flujo de trabajo, es la automatización de los procesos de trabajo que implementa una empresa en su día a día, es decir, es el conjunto de actividades que se llevan a cabo en un orden determinado para alcanzar un objetivo. Las tareas pasan de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía y unas reglas preestablecidas.

Esta técnica consiste en definir de antemano los pasos que se tienen que seguir para completar un proyecto o tarea y alcanzar el objetivo definido previamente. Las reglas impuestas ayudarán a tus empleados a estar coordinados desde el principio hasta el final del proceso.

Los flujos de trabajo tienen como objetivo principal mejorar la comunicación entre las diferentes áreas de tu empresa, y al tener un movimiento lógico de las tareas, no sólo se garantiza el cumplimiento de estas, también se realiza con una mayor eficiencia y rapidez.

Existen tres tipos de workflow que dependerán de la actividad a la que te dediques y el tipo de tareas que quieras organizar:

  1. Workflow Ad Hoc. Aquí las reglas pueden ser creadas o modificadas durante el proceso de trabajo. Es decir, durante el proceso de trabajo y según las necesidades que vayan surgiendo, se van modificando el sistema de normas, en este punto no son rígidas.
  2. Workflow de Producción. En este flujo de trabajo las normas tienen menor flexibilidad que la anterior, es un sistema más limitado. Aquí tu empresa sigue una dirección preestablecida, enfocándose en unas acciones fijas que ya son conocidas por todos los empleados. En este caso, no hay mucho margen para los cambios.
  3. Workflow Administrativo. Este sistema es el intermedio entre los otros dos. Este método se suele aplicar en las tareas que no tiene una estructura definida. Se centra en aquellas que son previsibles y repetitivas imponiendo reglas fáciles de comprender y aceptar.

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¿Para qué sirve el workflow?

El workflow sirve para guiar a todos los miembros de tu empresa a hacer las tareas de la mejor manera posible, a ordenar toda la información del mismo modo, jerarquizar los procesos y a trabajar de forma coordinada. Esto evita cometer errores, ya que todos tus trabajadores conocen el objetivo y siguen las mismas reglas para ponerlo en marcha.

La metodología del workflow suele usar aplicaciones de software para hacer posible esta automatización de los procesos. Esto ayudará a tu empresa a eliminar costes de tiempo y de recursos, eliminar errores, alcanzar de forma más rápida la meta y sustituir las tareas manuales.

Automatizar los procesos de tu negocio no significa tener que usar herramientas tecnológicas para ello, pero aunque no es estrictamente necesario, muchas de las actividades que deben llevarse a cabo tienen que ser a través de ciertas plataformas.

El objetivo de tu empresa es ser más productivo, porque actualmente existe una alta competencia en el mercado. El flujo de trabajo mejora la planificación de tareas, ayuda a la mejor toma de decisiones y acelera los procesos de información y comunicación de tu equipo. Al tener a todos tus trabajadores coordinados en una misma tarea o proyecto facilita la coordinación entre estos.

¿Cómo ayuda el workflow a tu empresa?

El flujo de trabajo vuelve más competitiva a tu empresa frente a las otras del sector, porque reduces costes, mejoras la planificación de los proyectos, agilizas la toma de decisiones, optimizas la comunicación entre todos los departamentos y trabajadores, y además, automatizas los procesos.

Como te hemos mencionado anteriormente, implementar el workflow en tu empresa te garantiza transparencia en los procesos de organización, lo que lleva a una mejor comunicación entre los trabajadores y por tanto, más eficiencia.

Te va a ayudar a tener una empresa más productiva, lo que es importante a día de hoy a causa de un mercado altamente competitivo. La toma de decisiones será rápida, ya que seguimos unas reglas preestablecidas. Gracias al software todo queda monitoreado y por tanto podemos consultar los datos, analizarlos y mejorarlos.

No solo aporta una mejora en las comunicaciones de tu empresa, sino que un sistema de workflows te hará fácil las tareas de hojas de cálculo, bases de daros, listados, etc, ya no necesitarás hacer este trabajo de manera manual. La automatización de tareas te hará ahorrar tiempo, porque los trabajadores saben qué hacer y de qué manera ejecutar sus tareas, sin perder el tiempo en gestiones manuales, y así te aseguras la eficiencia y la calidad de su trabajo.

En conclusión, un flujo de trabajo es un sistema que pretende automatizar los procesos de trabajo dentro del ámbito laboral. El workflow es la herramienta perfecta para hacer que tu empresa siga creciendo.

Te recomendamos que midas los resultados cuando implementes esta metodología en tu empresa, porque como bien sabes, todo lo que no se mide no se puede mejorar.

Si quieres que tu empresa este actualizada y sea innovadora, implementar esta estrategia de workflows es de gran ayuda. Ahora es tu turno de poner en marcha esta herramienta para tu negocio.

¡Esperamos que hayas disfrutado de esta lectura!

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