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¿Qué es el workflow?

El workflow o flujo de trabajo, es la automatización de los procesos de trabajo que lleva a cabo una empresa en su día a día, es decir, es el conjunto de actividades que se llevan a cabo en un orden determinado para alcanzar un objetivo. Las tareas pasan de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía y unas reglas preestablecidas.

Esta técnica consiste en definir de antemano los pasos que se deben de seguir para completar un proyecto o tarea y alcanzar el objetivo pactado. Las reglas impuestas ayudarán a tus empleados a estar coordinados desde el principio hasta el final del proceso.

La competencia en el mercado actual es muy alta, por lo que las empresas necesitan destacar y ser más productivas para hacerse un hueco. Por ello se llevan a cabo distintos procesos y técnicas que consigan este objetivo de manera eficaz.

En este post te contamos que es esto del workflow, qué tipos existen y cómo puede ayudar implantarlo en tu empresa. ¡Continua leyendo para no perderte nada!

¿Para qué sirve el workflow en tu empresa?

El workflow sirve para guiar a todos los miembros de tu empresa a hacer las cosas del mismo modo y de la mejor manera posible, a ordenar toda la información de la empresa, jerarquizar los procesos y a trabajar de manera coordinada. Esto conlleva a evitar menos errores, ya que todos tus trabajadores conocen el objetivo y siguen las mismas reglas para llevarlo a cabo.

La metodología del workflow suele usar aplicaciones de software para hacer posible esta automatización de los procesos. Esto ayudará a tu empresa a eliminar costes de tiempo y de recursos, eliminar errores, alcanzar de forma más rápida la meta y sustituir las tareas manuales.

Automatizar los procesos de tu negocio no significa tener que usar herramientas tecnológicas para ello, pero aunque no es estrictamente necesario, muchas de las actividades que deben llevarse a cabo tienen que ser a través de ciertas plataformas.

El objetivo de tu empresa es ser más productivo, porque como te hemos mencionado, hay mucha competencia. El flujo de trabajo mejora la planificación de tareas, ayuda a la mejor toma de decisiones y acelera los procesos de información y comunicación de tu equipo. Al tener a todos tus trabajadores coordinados en una misma tarea o proyecto facilita la coordinación entre estos.

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Tipos de workflow

Repasamos, el workflow es la automatización de las tareas de tu empresa, siguiendo un orden y jerarquía establecidos con anterioridad. Tiene como fin principal mejorar la comunicación entre todas las áreas de tu negocio, y al tener ese movimiento lógico de las tareas se garantiza el cumplimiento de estas y además, con una mayor eficiencia y rapidez.

Existen tres tipos de workflow que dependerán de la actividad a la que te dediques y el tipo de tareas que quieras organizar. Aquí te compartimos las que existen:

  1. Workflow Ad Hoc. Aquí las reglas pueden ser creadas o modificadas durante el proceso de trabajo. Es decir, durante el proceso de trabajo y según las necesidades que vayan surgiendo, se van modificando el sistema de normas, en este punto no son rígidas.
  2. Workflow de Producción. En este flujo de trabajo las normas tienen menor flexibilidad que la anterior, es un sistema más limitado. Aquí tu empresa sigue una dirección preestablecida, enfocándose en unas acciones fijas que ya son conocidas por todos los empleados. En este caso, no hay mucho margen para los cambios.
  3. Workflow Administrativo. Este sistema es el intermedio entre los otros dos. Este método se suele aplicar en las tareas que no tiene una estructura definida. Se centra en aquellas que son previsibles y repetitivas imponiendo reglas fáciles de comprender y aceptar.

Ventajas de implantar el workflow en tu empresa

A lo largo de este artículo te hemos contado que es un workflow y que tipos existen, ahora te mostramos los beneficios de automatizar los flujos de trabajo para tu marca.

  1. Mejor comunicación interna. Al tener todos claro los objetivos e implementar unas reglas a seguir, la comunicación es más ágil, sencilla y segura.
  2. Trabajo más transparente. Dentro de tu empresa tus trabajadores tendrán claro cuáles son sus responsabilidades y la manera de proceder. De esta forma es más fácil verificar y seguir el estado de cada proceso.
  3. Mayor productividad. Al tener las etapas bien definidas, a tus trabajadores focalizados en sus responsabilidades, el proceso se vuelve ágil, lo que provoca una mejor productividad.
  4. Evitar errores. Siguiendo los pasos y tener los flujos de trabajo hace que la probabilidad de cometer errores graves sea menor.
  5. Reducción de costes. Eliminas pasos innecesarios, mejoras la comunicación y aumentas la productividad, por lo que creas ahorro en tiempo y recursos humanos.

En conclusión, un flujo de trabajo es un sistema que pretende automatizar los procesos de trabajo dentro del ámbito laboral. El workflow es una herramienta perfecta para hacer que tu empresa siga creciendo en panorama actual y no se quede atrás.

Te recomendamos que midas los resultados cuando implementes esta metodología en tu empresa, porque como bien sabes, todo lo que no se mide no se puede mejorar. Existen muchas herramientas para que lo puedas hacer, y saber si tus acciones funcionan o necesitas hacer cambios.

Ahora es tu turno, si quieres que tu negocio sea lo más productivo posible incorpora la metodología del workflow para mejorar la producción, reducir los errores, mejorar la comunicación y ahorrar tiempo.

¡Esperamos que hayas disfrutado de esta lectura!

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