El workflow o flujo de trabajo se define como la automatización de los procesos de trabajo que implementa una empresa en su día a día, es decir, es el conjunto de actividades que se llevan a cabo en un orden determinado para alcanzar un objetivo. Pero ¿para qué sirve, qué tipos hay y cómo implementarlo en tu empresa o negocio? Hoy te lo contamos todo, ¡muy atento!
¿Qué tipos de workflow existen?
- Workflow Ad Hoc. En este tipo de workflow las reglas pueden ser creadas o modificadas durante el proceso de trabajo.
- Workflow de Producción. En este flujo de trabajo las normas tienen menor flexibilidad que el anterior, ya que es un sistema más limitado. Aquí tu empresa sigue una dirección preestablecida, enfocándose en unas acciones fijas que ya son conocidas por todos los empleados. En este caso, no hay mucho margen para los cambios.
- Workflow Administrativo. Este sistema es el intermedio entre los otros dos. Este método se suele aplicar en las tareas que no tienen una estructura definida. Se centra en aquellas que son previsibles y repetitivas imponiendo reglas fáciles de comprender y aceptar.
¿Para qué sirve un workflow?
El workflow sirve principalmente para guiar a todos los miembros de la empresa a hacer las tareas de la mejor manera posible, a ordenar toda la información del mismo modo, a jerarquizar los procesos y a trabajar de forma coordinada. Esto evita cometer errores, ya que todos tus trabajadores conocen el objetivo y siguen las mismas reglas para ponerlo en marcha. Además sus ventajas son:
- Mejor comunicación interna. Al tener todos claro los objetivos e implementar unas reglas a seguir, la comunicación es más ágil, sencilla y segura.
- Trabajo más transparente. Dentro de tu empresa tus trabajadores tendrán claro cuáles son sus responsabilidades y la manera de proceder. De esta forma es más fácil verificar y seguir el estado de cada proceso.
- Mayor productividad. Al tener las etapas bien definidas, a tus trabajadores focalizados en sus responsabilidades, el proceso se vuelve ágil, lo que provoca una mejor productividad.
- Reducción de costes. Eliminas pasos innecesarios, mejoras la comunicación y aumentas la productividad de la empresa, por lo que creas ahorro en tiempo y recursos humanos.
Recuerda siempre que el objetivo de tu empresa es ser más productivo porque actualmente existe una alta competencia en el mercado. Por ello, el flujo de trabajo mejora la planificación de tareas, ayuda a la mejor toma de decisiones y acelera los procesos de información y comunicación de tu equipo. Al tener a todos tus trabajadores coordinados en una misma tarea o proyecto facilita la coordinación entre estos.
¿Cómo crear un Workflow para tu empresa?
El método de creación de un workflow o flujo de trabajo es bastante sencillo. Tan solo debes seguir los pasos que te vamos a contar ahora:
- Definir los objetivos. Lo primero que tienes que hacer, como en cualquier estrategia dentro del marketing digital, es definir y establecer bien el objetivo que quieres alcanzar. Una vez que lo tengas claro es hora de enfocar tus estrategias y herramientas para alcanzar tu meta.
- Diseñar. Es momento de poner en marcha el cómo vas a implementar el workflow en tu negocio. Te recomendamos hacerlo a través de un esquema o dibujo donde queden reflejados los pasos que vas a seguir, la ruta y las posibles variaciones. Al tener este apoyo visual es más fácil tener la idea clara y además presentarla de manera fácil a tus trabajadores, de forma que el flujo de trabajo quede bien definido para todos. Igualmente, es importante que abordes todos los escenarios posibles, que tengas claro todas las áreas y procesos, para que no haya fisuras y pueda fallar el proceso.
- Implementar. En esta fase es hora de poner a prueba lo diseñado en los dos pasos anteriores. Te recomendamos que primero hagas pruebas antes de implementarlas, para posibles correcciones. Así evitarás errores que podrían dañar y ralentizar el proceso. No te frustres, al principio es todo cuestión de prueba-error, por eso es bueno hacer pruebas antes.
- Medir los resultados. Lo que no se mide no se puede mejorar. Esta frase se escucha mucho dentro del mundo del marketing digital y no es casualidad. Existen una gran cantidad de herramientas que permiten medir las acciones que estás realizando y comprobar si funcionan o no. No te preocupes si los resultados no son los esperados, revisa la fase de diseño, piensa cuales son los posibles fallos y modifícalos. Después, impleméntalo y mide los resultados de nuevo. Revisa, cambia y prueba las veces que necesites hasta que encuentres la fórmula ideal para tu negocio.
En conclusión, el workflow es una herramienta perfecta para hacer que tu empresa siga creciendo en el panorama actual y no se quede atrás. Por lo tanto, ahora es tu turno, si quieres que tu negocio sea lo más productivo posible incorpora la metodología del workflow para mejorar la producción, reducir los errores, mejorar la comunicación y ahorrar tiempo. ¡Esperamos que hayas disfrutado de esta lectura!
