Ya hemos hablado anteriormente de la Newsletter como forma de email marketing para que la empresas puedan informar de modo recurrente y directo mediante la creación de bases de datos con los nombres de sus clientes con el fin de poder enviarles información regularmente sobre las novedades que acontecen a la marca.
Sin embargo, en muchos casos no se es consciente de todas las responsabilidades legales que conlleva el uso de aplicaciones de email marketing.
En España resulta, además, tenemos una de las legislaciones más restrictivas y complicadas que existen en todo el mundo en lo que se refiere al email marketing.
Es por ello que a algunas empresas les surgen muchas dudas a la hora de enfrentarse legalmente a comunicaciones electrónicas y a la utilización de herramientas para enviar Newsletters, promociones, información, boletines y en general cualquier tipo de comunicación con estrategia de marketing que se realice vía correo electrónico.
Sin embargo, todo esto es más sencillo de lo que parece. A continuación os explicaremos un poco qué leyes y entidades hay que tener en cuenta y os daremos algunos consejos para que todo esto os resulte mucho más fácil.
Comencemos por repasar cuáles son las leyes que nos afectan ante una campaña de email marketing. En concreto en España hay dos, la LOPD y la LSSI.
- La LOPD es la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal: Es la ley que trata de velar por la protección de los datos de carácter personal, es decir, si yo facilito mi nombre y número de teléfono a una empresa para contratar un servicio, esta ley obliga a esta empresa a proteger mis datos y le prohíbe comercializarlos.
- La LSSI se trata de Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico: Es una ley extensa y compleja, pero a título práctico, la LSSI es la Ley que regula las comunicaciones electrónicas y trata de evitar abusos y proteger a los consumidores.
Aparte de leyes, hay entidades que hemos de conocer, como la AEPD o Agencia Española de Protección de Datos, que se encarga de velar por el cumplimiento de estas dos leyes.
Así pues, si nos embarcamos en el uso de aplicaciones de email marketing:
¿Qué debemos tener en cuenta? Con respecto a la LOPD:
- La adecuación: Si manejamos bases de datos, debemos estar adecuados a la Ley. Esto quiere decir que tenemos la obligación de comunicar a la AEP que disponemos de esos datos de carácter personal.
- La ubicación: Si utilizamos una plataforma de email marketing estamos depositando todos los datos de carácter personal que utilizaremos en una máquina propiedad de la empresa que ha creado la plataforma y esto puede ser peligroso si desconocemos su ubicación real, ya que la LOPD exige que esta empresa cumpla con las medidas de seguridad exigidas por la ley y estas medidas de seguridad no las cumplen todos los países. Así que ojo a la hora de contratar, hay que asegurarnos bien donde estarán ubicados los datos físicamente.
- El Encargado: No sólo es importante tener en cuenta donde se alojarán los datos sino quien está detrás de ellos. La empresa donde depositaremos los datos para realizar campañas de email marketing, de forma obligatoria y tipificado por la LOPD, pasará a ser Encargado de Tratamiento de Datos.
¿Qué debemos tener en cuenta? Con respecto a la LSSI:
Una cosa es proteger los datos de carácter personal (LOPD) y otra muy distinta es comunicarse de forma electrónica con nuestros “datos” (LSSI). Por esto es muy importante tener en cuenta que no sólo vale con proteger nuestros datos sino que tenemos que tener cuidado con la forma en la que nos comunicamos con ellos.
Lo más importante es el Permiso: No puedes enviar un email sin tener permiso expreso del destinatario para ello.
Lógicamente y para no ser tan estricto existe una excepción a esto, que el destinatario haya mantenido una relación comercial previa con el cliente y que el email que vamos a enviar sea sobre productos o servicios afines a los que contratamos o preguntamos en su momento. Es decir, la empresa solo podrá contactar contigo por email para informarte de ofertas comerciales similares a la relación comercial que mantuviste con ellos.
Esperamos que estos consejos os animen y os sirvan a emplear la tan práctica y funcional técnica del email marketing correctamente evitando los problemas legales.
